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Achats dans le secteur public : la facture électronique, simplifiée par Qweeby Publié le 10/02/2016 par la rédaction Qweeby a mis en oeuvre une interconnexion avec le portail Chorus Factures pour permettre à ses clients fournisseurs des administrations de se conformer dès maintenant à l'obligation de facturer l'Etat et les administrations avec des factures électroniques à partir du 1er janvier 2017.

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Chorus Facture, premiers retours d’expérience et conseils utiles

Les pilotes menés cet été, puis les premiers démarrages Chorus Facture à l’automne, permettent de constater que la mise en oeuvre de la dématérialisation des factures à destination de l’Etat et des administration avance à un bon rythme. Saluons au passage le travail des équipes de l’AIFE qui mènent efficacement ce projet.

Quelques leçons tirées des premières expériences :

Les données : SIRET administration, code service et numéro d’engagement.

Les données ! Encore et toujours les données…

Les factures destinées à passer par la plateforme Chorus Portail Pro doivent porter plusieurs données obligatoires (cliquer ici pour voir le décret). Si la plupart de ces données sont présentes sur la majorité des factures, il en est d’autres qui ne le sont pas : le SIRET de l’entité facturée, le code service (selon les entités) et le numéro d’engagement. Or ces données obligatoires sont déterminantes pour l’intégration des factures sur Chorus. Le démarrage Chorus Facture est donc contraint par l’intégration de ces données à la facturation, soit d’une part leur intégration « effective » (ajouter les données aux modèles de données et, le cas échéant, aux masques de factures) et d’autre part la connaissance de ces informations.

Vous pourre retrouver l'ensemble de ces éléments dans la solution DATA-UPDATE.Fr

Le premier enseignement top prioritaire pour les fournisseurs concernés par Chorus Facture est donc d’assurer la disponibilité des informations. Priorité absolue : collecter ces informations, les gérer dans les outils et assurer leur maintenance. Chantier significatif qu’il vaut mieux prendre à l’avance que de devoir gérer dans l’urgence.

Le suivi des premiers flux

Inévitablement comme tout démarrage de facture électronique, le démarrage de la dématérialisation de factures avec Chorus impose une attention forte des équipes métier sur les premiers flux. Même si tout est bordé « techniquement » et si de nombreux tests ont été effectués, les factures des premiers temps doivent être au coeur de l’attention, notamment pour anticiper les conséquences potentielles des incidents sur la trésorerie de l’entreprise émettrice. En effet, il vaut mieux détecter un problème dans la transmission, quel que soit son niveau dans le processus de dématérialisation, dès sa survenance et décider en conséquence ; que découvrir 4 ou 5 semaines après le démarrage, que quelques factures sont bloquées et présentent le risque d’être payées en retard. L’avantage de la dématérialisation est justement la traçabilité, autant en profiter pour anticiper les potentiels incidents liés au démarrage.

Le deuxième enseignement pour les fournisseurs concernés par Chorus Facture est d’assurer de la disponibilité de leurs équipes métier pour suivre le traitement conforme des factures concernées, et veiller à mobiliser leur attention sur les flux lors du démarrage afin d’identifier toutes les dérives possibles.

Intégrer les jalons clés du chemin critique

Rien d’extraordinaire encore ici. Quelques points de passage sont impératifs dans le démarrage Chorus Facture. Et ils peuvent imposer des délais. Les aborder les uns après les autres en les découvrant risque inévitablement de générer des retards. Les anticiper pour engager les actions dans le bon ordre et le bon timing, aide à respecter les planning et faire du projet un succès plutôt facile.

Bien entendu, aborder le sujet avec un opérateur spécialiste de la facture électronique et rompu à Chorus Facture aide… surtout que cet opérateur disposera d’office d’informations privilégiées, aura déjà mis en oeuvre des pré-requis (connexion technique, accès aux environnements de test…) et bénéficiera d’une expérience utile.

Le troisième enseignement pour les fournisseurs concernés par Chorus Facture est de confier leur projet à des opérateurs qui connaissent Chorus Facture et maîtrisent les jalons clés du déroulement du démarrage.

Sinon, ceci mis à part, les démarrages Chorus se passent vite et bien grâce à un dispositif bien organisé et conçu pour l’industrialisation.

 

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source: Qweeby