RP Avis expert
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Aoû

Ce qui fait la différence entre un service de facture électronique et un PDF par e-mail…

Passer à la facture électronique en envoyant des PDF par e-mail est une mauvaise réponse à une bonne question.

C'est une économie de bouts de chandelle qui ne génère aucune réelle économie ou gain de productivité.
Le recours à un service de facture électronique, pour dématérialiser ses factures client, est une solution pertinente qui assure des gains et un ROI réel rapide.

Tout le monde le sait : il est désormais possible d’envoyer une facture PDF sans que ce PDF doive se conformer à quelle que règle que ce soit. Et ceux qui ne le savaient pas… le savent maintenant en lisant ceci !

Petit nuance tout de même… ma facture PDF, lorsque qu’il ne s’agit pas d’un PDF certifié par une signature électronique, doit être liée de manière claire, fiable et univoque à une prestation ou une livraison à un client (ce qui s’appelle « la piste d’audit »).

Autre nuance… il ne serait plus nécessaire d’avoir l’accord préalable du récepteur pour lui envoyer une facture PDF. Le paiement vaudrait acceptation. Oui… bon, pour qu’il paye il faut tout de même qu’il reçoive et accepte ce qu’on lui a envoyé… Bref, demander son accord demeure une bonne pratique.


Ceci établi, ce n’est pas pour autant que la solution est d’envoyer ses factures PDF en masse par e-mail.

Il est pertinent de recourir à un service de facture électronique qui va apporter plusieurs avantages significatifs.
En voici 4...

  • Automatisation et intégration au processus de facturation.
Produire un PDF à partir d'un outil de facturation est facile.L'envoyer automatiquement à un destinataire référencé dans l'outil l'est également.
Par contre si je veux plusieurs destinataires, si je dois gérer l'impression pour certains et l'envoi électronique pour d'autres... on entre dans la difficilté. Pour une facture parci-parlà... oui. Mais pour un envoi en masse de plusieurs centaines de factures cela devient vite une usine à gaz.
Il faut maintenir dans mon outil les contacts chez mon client... et les bons, pas juste les interlocuteurs commerciaux, les contacts comptables et financiers. Une belle partie de plaisir en perspective...
Et comment je fais lorsque les factures de mon client doivent être dispatchées à des agences différentes et aussi, par groupes d'agences, à des centres payeurs ou directions régionales ?
Un service de dématérialisation de factures clients (comme Qweeby) apporte des fonctionnalités pratiques simples pour intégrer la facture électronique au processus de facturation. Simple et efficace pour réellement améliorer la productivité.
Il gérera plusieurs destinataires pour chaque client, avec des tris par codes agences ou centres payeurs...
Il permettra au client de désigner autant de récepteurs qu'il le souhaite, directement dans son espace de réception, et de gérer lui même les destinataires (c'est logique, il connaît son organisation mieux que son fournisseur...).

  • Fiabilité et traçabilité des envois
Mon outil de facturation émet des PDF par e-mail... et ensuite...
Qui s'occupe de les vérifier qu'ils arrivent bien, qu'ils ne se perdent pas en route, qu'ils ne restent pas en attente dans une boite mail... ? Qui les trace, génére des relances lorsque le client n'a pas consulté la facture, s'occupe d'identifier les bounces (mails perdus) ? Qui fait le nécessaire pour passer à travers les filtres de contrôle des serveurs et filtres anti-spam ?
L'éditeur de mon outil de facturation... ?
Nous savons tous qu'un e-mail parti n'est pas pour autant arrivé. Même si on met une demande d'accusé réception...
Et puis, j'envoie 100 factures par email chaque jour en leur mettant des accusés, cela me prépare une belle partie de plaisir pour ensuite raccrocher les wagons et relier les accusés réception aux mails émis pour identifier les mails non remis.
Même si le mail est arrivé... il peut se perdre dans la masse de ce que reçoit mon destinataire...
Et ce n'est pas parce que l'accusé n'arrive pas que le mail n'est pas, lui, arrivé...
Eh oui, le protocole smtp (transmission des e-mails) n'a pas la fiabilité de la Poste !
Un service de facture électronique (comme Qweeby) apporte quatre services très pratiques : 1- l'attention à la délivrabilité des e-mail pour assurer la bonne fin de la transmission 2- le suivi continu des envois pour assurer leur bonne transmission au destinataire et intervenir dès que nécessaire, 3- la visibilité en temps réel sur la récupération des factures (on dit bien la facture, pas le mail...) par les destinataires et 4- des relances automatiques et alertes pour les factures non récupérées par les destinataires avant leur échéance (et selon le mode de paiement).

  • Confort d’utilisation
J'ai envoyé ma facture en PDF par e-mail... et mon client ne l'a pas reçue, l'a perdue ou m'indique que le destinataire n'est pas le bon. Je fais quoi : je renvoie. Une fois, deux fois...On peut jouer longtemps...
Très productif !
Jusqu'à ce que mon client, exaspéré, me dise : on revient au papier !
C'est comme cela, on le sait, chez Qweeby, nous avons plusieurs clients qui on arrêté le PDF par e-mail pour passer avec nous justement à cause de ce type de problème qui désespérait leur équipe ADV.
Un service de dématérialisation va transmettre de manière tracée la facture, il va la mettre en ligne dans un espace sécurisé pour le client, il va générer des récapitulatifs (des factures reçues par jour, semaine ou mois), il va mettre les factures sous des formats exploitables (écritures comptables prêtes à intégrer dans l'outil de comptabilité)...
Le récepteur y prend goût et l'émetteur apprécie de ne plus devoir renvoyer de duplicatas (normal, le client sait que toutes ses factures de l'année sont en ligne dans son espace sécurisé !). Et il peut même désigner plusieurs collaborateurs pour y accéder avec des droits adaptés.

  • Respect des cahiers des charges des destinataires
"Messieurs, mesdames mes clients, je passe à la facture électronique".
"Bonne idée...voici notre cahier des charges ; merci de livrer vos factures via notre prestataire..."
Euh ...?
Généralement les premiers clients heureux de cette nouvelle sont des donneurs d'ordres qui vont vite faire la moue devant mes PDF envoyés par e-mail... Ils vont vite indiquer que les factures électroniques sont attendues sous un format donné et doivent passer par un prestataire donné qui s'occupe de traiter leurs flux entrants...
Le PDF par e-mail entre mal dans cette case... Mauvaise pioche...
Un service de facture électronique va assurer l’interopérabilité avec ces plateformes de réception. Il gère les embranchements techniques et convertit mes factures PDF en flux conformes aux cahiers des charges.
Ouf, on peut déployer auprès des clients...

Bilan :
- envoi du PDF par e-mail : 0
- recours à un service de dématérialisation des factures client : 4

Moralité : envoyer un PDF par mail c’est très économique mais cela peut générer de nombreuses difficultés pratiques qui obèrent les avantages. Recourir à un service de dématérialisation des factures client coûte quelques centimes par facture, par contre cela présente des avantages qui garantissent un réel retour sur investissement, une bonne acceptation par les clients destinataires et des gains de productivité réels rapides.

source : www.qweeby.com

 

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