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Dématérialisation fiscale des factures : le PDF ne s’oppose pas à l'E.D.I

Il est fréquent de voir opposer la dématérialisation fiscale des factures clients en PDF à la dématérialisation en mode EDI.

Cette opposition est une erreur. Au mieux elle sert les intérêts d’opérateurs de dématérialisation fiscale dont l’offre est incomplète, au pire elle traduit une incompréhension profonde du besoin des entreprises qui émettent des factures.
Le PDF et l’EDI sont deux composants complémentaires de la dématérialisation fiscale des factures. Il est impossible, pour ne pas dire stupide, de penser la dématérialisation des factures client avec l’un ou l’autre seulement. La seule et unique voie pour réussir la dématérialisation fiscale de factures clients est de les articuler de manière complémentaire…
Le PDF est pratique… mais inadapté pour certains clients qui voudront de l’EDI

Emettre un PDF est facile. Tous les outils de facturation savent le faire. Cependant tous les clients ne veulent pas recevoir une image PDF inerte. Idéalement il faut utiliser un outil qui convertit le PDF en flux de données exploitables par le destinataire. Le récepteur trouve alors un intérêt effectif à la dématérialisation. Pour autant, acceptera t-il de recevoir des factures dématérialisées en mode PDF signé ? Pas forcément car la réception de PDF signés comporte un certain nombre d’obligations (article 96 F de l’annexe III du CGI).

De même, certains clients souhaitent recevoir les factures de leurs fournisseurs sous une seule forme. Cela leur évite de gérer de la diversité ou de compléter un outil déjà en place par un autre outil pour recevoir des flux sous une autre forme. Ils peuvent ainsi privilégier l’EDI car déjà opérationnel chez eux. Et refuser l’option du PDF signé…

 
L’EDI est une solution formidable, mais elle ne s’adresse pas à tous les clients

A l’inverse, l’EDI malgré tous ses avantages coûte relativement cher à mettre en oeuvre et à maintenir. Il n’est donc pas à la portée de toutes les entreprises. Or comme l’EDI requiert que les deux parties (émetteur ET récepteur) pratiquent l’EDI… La capacité des clients à recevoir de l’EDI est donc déterminante pour se lancer dans l’émission de flux de factures électroniques en EDI.

Il est rare que l’intégralité d’un parc client soit EDI ou PDF. Cela peut arriver pour des fournisseurs dont l’activité est concentrée sur un secteur mature en EDI (distribution, automobile…). Et encore… Dans de nombreux cas les clients font le même constat : il n’ont pas 100 % de leurs fournisseurs capables de faire de l’EDI. La segmentation entre ces deux options technique est donc inadaptée et restrictive de la stratégie de déploiement de la dématérialisation fiscale des factures (client / fournisseur).

 
PDF et EDI sont des options techniques, pas des stratégies de dématérialisation fiscale des factures clients

Il ressort des explications ci dessus que nous sommes face à des options techniques. Or des options techniques ne font pas une stratégie… Au contraire c’est la stratégie qui détermine la combinaison d’options techniques mobilisées. Choisir l’option EDI ou PDF d’emblée sans analyser les caractéristiques de son parc client, actuel et futur, revient à commettre une erreur grave. Un peu comme se doter d’un moyen de paiement sans regarder les moyens acceptés par les commerçants chez qui on fait usuellement ses emplettes… A coup sur, cela facilitera l’échec du projet de dématérialisation fiscale des factures.

Le PDF et l’EDI se complètent dans la stratégie de dématérialisation fiscale de factures clients. Il faut articuler ces deux solutions techniques pour réussir son projet, c’est à dire pour déployer largement la dématérialisation fiscale des factures à un nombre important de clients. C’est à cette condition que l’entreprise qui se lance dans la dématérialisation fiscale de ses factures en tirera rapidement toutes les économies que la facture électronique peut lui apporter.
Pourquoi beaucoup d’opérateurs font du PDF ou de l’EDI un point d’entrée ?

En fait, il faut reconnaître que souvent c’est le domaine d’expertise ou de compétence du prestataire qui contraint le choix de l’entreprise qui désire dématérialiser ses factures clients. Peu de solutions sont aptes à jouer de manière homogène sur les deux tableaux pour s’adapter, en totale transparence pour l’utilisateur, aux attentes et contraintes des clients.

Les solutions EDI sont proposées par des spécialistes de l’EDI qui abordent la dématérialisation de la facture dans le cadre du traitement du message EDI facture (INVOIC). Les solutions PDF sont proposées par des acteurs qui abordent la facture comme une image, un papier virtuel : un PDF. Or la facture est un sujet spécifique, qui doit s’aborder spécifiquement comme un flux destiné aux clients de l’entreprise. Les caractéristiques et contraintes des clients sont donc essentielles dans l’opération.

L’idéal est d’utiliser une solution de dématérialisation qui sait articuler ces deux options techniques de manière homogène afin de produire, à partir des mêmes inputs (des factures PDF par exemple), les flux au cas par cas selon les demandes des clients : messages normés EDI, flux PDF ou dérivés (GS1 XML…).

C’est par exemple le cas de Qweeby qui propose la dématérialisation fiscale des factures PDF ou EDI : l’alternative est invisible pour l’émetteur au quotidien, seul le récepteur constate qu’il reçoit exactement ce qu’il souhaite (PDF ou EDI) à chaque fois dans les bons formats et via les protocoles interopérables de référence.

source:www.qweeby.com

 

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