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01
Oct

Dématérialisation ou externalisation du courrier ?

Dématérialisation ou externalisation du courrier, que voulez-vous faire ?

Beaucoup d’opérateurs résument la dématérialisation à l’externalisation du traitement des factures. Ils s’occupent de traiter l’impression et l’envoi de vos factures, qu’ils vous présentent sur une jolie interface web pleine de fonctionnalités de recherche. Ils appellent cela dématérialisation alors qu’il s’agit de l’externalisation en courrier industriel du traitement des factures, couplé à une Gestion Electronique des Documents.

C’est une approche intéressante, mais elle n’a rien à voir avec la dématérialisation des factures clients…

 

Parfois, pour faire bonne mesure, ils prennent en charge l’envoi de courrier virtuels sous forme de PDF image, promenés via des notifications no-reply. Il s’agit ni plus ni moins qu’une prestation de courrier industriel avec des habits neufs. Bien entendu, cela peut répondre à certains besoins, mais il faut bien s’assurer que cela répond aux vôtres. Derrière les démonstrations ludiques et les sites web attractifs pour dé-maturer de vieilles lunes, l’analyse des réalités s’impose pour ne pas choisir trop vite une solution aussi séduisante qu’inadaptée ou datée…


Votre besoin est de faire vite des économies modérées ?

Optez pour l’externalisation de la diffusion de vos factures ! De nombreux prestataires de courrier industriels proposent cette approche. Via une démarche projet plutôt lourde, ils vont récupérer vos flux d’impression, vous proposer de composer les factures PDF et ensuite s’occuper de leur diffusion.

Comme cette activité est mature, même sous ses habit neufs de pseudo dématérialisation, vous pouvez mettre les prestataires en concurrence pour avoir des tarifs attractifs !

Avantage principal vous vous débarrassez du papier, et de toutes ses manipulations liées à la génération de vos factures et à la logistique de leur distribution postale.

En pratique vous ajoutez un intermédiaire entre la Poste et vous. Le gain principal est que la taille et les volumes de cet intermédiaire lui permettent de faire moins cher ce que vous faisiez vous-même déjà avant. L’économie est là, avec le sentiment de simplification qu’apporte l’externalisation de la génération des flux papier. La dématérialisation reste par contre plutôt virtuelle… vous avez simplement dématérialisé le traitement physique de vos factures.


Votre besoin est de faire durablement des économies importantes ?

Optez pour la réelle facture électronique avec un spécialiste de la dématérialisation. Il vous proposera non pas de recourir à ses services de courrier industriel, mais de déployer la distribution dématérialisée de vos factures. La réduction de coûts sera significative car il ne s’agira pas simplement faire moins cher la même chose que vous, mais de faire quelque chose de totalement différent avec une structure de coût totalement différente.

Bien souvent les prestataires pour ces deux actions semblent les mêmes… Il n’en est rien. La facture électronique est un sujet nouveau : par ses caractéristiques, par ce qu’elle permet (traçabilité, exploitabilité des données, fluidité des processus…)… elle est une innovation profonde.

Lors de la recherche de prestataire pour la dématérialisation, vous vous rendrez rapidement compte des différences entre ceux qui dématérialisent les envois postaux et ceux qui pratiquent de la véritable facture électronique. Les uns transposent juste en mode PDF par email leur activité papier, les autres apportent de nombreuses fonctionnalités d’optimisation, de service, de traçabilité, de déploiement…

 
Ce ne sont pas les fabricants de chandelles qui ont inventé l’ampoule à incandescence. Au mieux, un fabricant de chandelles mettra une bougie sous verre et dira que c’est une ampoule… En apparence cela ressemble, en pratique ce n’est pas du tout la même chose ! C’est la même chose pour la dématérialisation : un acteur du courrier industriel peut faire comme s’il faisait de la dématérialisation, mais cela reste… du courrier industriel.

 
Externalisation des envois courrier n’est pas dématérialisation fiscale des factures clients !

Externaliser la diffusion de ses envois de factures n’est qu’une solution intermédiaire qui ne génère pas d’économie durable : une chandelle mise sous verre pour ressembler à une ampoule. Le gain immédiat est intéressant, mais comme cela ne fait que déplacer le coeur du sujet (l’impression) chez un prestataire, les économies durables et réelles ne sont pas au rendez-vous. Cette forme de dématérialisation ne permet pas d’atteindre la plénitude des bénéfices qu’apporte une réelle et véritable démarche de dématérialisation fiscale des factures.

Maintenant, à vous de voir comment vous souhaitez votre dématérialisation, bonne ou mauvaise solution ? : partielle ou pertinente ? Souhaitez-vous passer à la facture électronique ou juste vous débarrasser des impressions ?

source:www.qweeby.com

 

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