RP Avis expert
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01
Oct

Toutes les factures dématérialisées ne sont pas des factures électroniques

Le périmètre de la dématérialisation des factures est large. Il est propice à des confusions ou assimilations. La proximité entre dématérialisation des factures et la facture électronique en est un bon exemple : les deux sujets sont facilement confondus alors qu’ils renvoient à des pratiques, des outils et des intervenants radicalement différents.

 
Dématérialisation des factures, une affaire de récepteur…

Dématérialiser, c’est supprimer la forme matérielle d’un document. Dématérialiser une facture renvoie donc au passage de la forme papier à la forme « immatérielle ». On procède par numérisation ou scan du document papier : la facture matérielle est alors « dupliquée » par son image électronique,  immatérielle. Cela concerne par nature des factures qui ont été émises sous forme papier et qui pour des raisons de traitement sont transférées sur une forme immatérielle. La dématérialisation des factures se pratique ainsi du côté du récepteur : on parle souvent de « dématérialisation des factures fournisseurs ».

 

Les objectifs de la dématérialisation sont de faciliter le traitement de la facture. En supprimant le support papier, la facture est plus facile à faire circuler entre différents services, elle se perd moins facilement et, surtout, elle peut être à plusieurs endroits ou dans plusieurs mains simultanément. La dématérialisation des factures fournisseur permet donc de faciliter le traitement de contrôle de la facture par le client récepteur : il réduit le temps de traitement, limite les risques de pertes, se conforme plus facilement au délai de paiement, maîtrise son encours fournisseur…

Dans des cas de plus en plus fréquents, la dématérialisation des factures fournisseur va au-delà de la simple numérisation des factures. L’image de la facture obtenue par scan est traitée par un dispositif OCR qui extrait les données afin de faciliter leur intégration directe dans les systèmes d’information du récepteur. Bien que l’OCR soit une technologie robuste, la fiabilité de ces traitement demeure limitée ; elle requiert des interventions manuelles pour l’apprentissage et la correction (forte sensibilité à la position du document, la qualité du scan, aux caractères…).

 
Facture électronique, une affaire d’émetteur…

Émettre une facture électronique c’est émettre une facture directement sous forme non matérielle. La facture est émise sous la forme d’un flux électronique qui ne requiert pas de support papier. Les modalités ouvertes pour ce faire sont larges : PDF, PDF signé ou EDI. Elles dépendent des accords entre les parties : en effet, pour que l’émetteur puisse émettre une facture électronique, il est requis que le récepteur soit en état de la recevoir sous cette forme ! L’accord du récepteur pour l’émission d’une facture électronique est d’ailleurs une obligation légale.

L’intérêt pour l’émetteur de générer une facture électronique est réel. Ce mode de facturation lui permet de gagner du temps dans la transmission, de supprimer les coûteuses et inutiles tâches liées au support papier (impression, mise sous pli, envoi postal, classement du double original), de bénéficier d’une traçabilité des transmissions…
 
La facture électronique est un levier de fiabilité et d’optimisation des processus. Elle contribue à la productivité et l’efficience de l’entreprise.

Côté récepteur, recevoir une facture électronique peut présenter des bénéfices réels. Si recevoir un PDF image, signé ou pas, ne présente aucun intérêt pour le client, recevoir un flux de données exploitables directement au lieu d’un bout de papier à manipuler est un réel gain. Surtout si le récepteur s’est engagé dans la dématérialisation : il n’a pas besoin alors de numériser la facture reçue ni de la traiter en OCR pour extraire les données ! Les deux parties y trouvent leur compte.

 
Dématérialisation fiscale des factures : c’est l’affaire des deux parties

Lorsque l’émetteur et le récepteur des factures s’accordent pour s’échanger des flux électroniques, on passe alors en dématérialisation fiscale des factures. Le flux papier disparaît entre ces acteurs car la valeur fiscale et légale est portée par les flux électroniques. Le récepteur n’a plus besoin de numériser les flux entrants, ils sont directement injectés dans ses outils pour faciliter le contrôle et le traitement.

Cette pratique se répand. Cependant elle suppose de respecter quelques règles. Ainsi, les deux parties (émetteur / récepteur) doivent respecter les obligations fiscales de dématérialisation. Il est interdit de conserver sous forme papier un flux émis, ou reçu, électronique. Par ailleurs, des obligations échoient au récepteur qui doit procéder à des contrôles selon le mode fiscal de dématérialisation appliqué (contrôle de la signature du PDF en cas de PDF signé ; respect de la piste d’audit en cas de PDF non signé ; contrôle des mentions obligatoires, restitution en clair et gestion d’une liste récapitulative des échanges en cas d’EDI fiscal…).

 
Quoique…

Le cadre réglementaire français autorise une dématérialisation fiscale partielle. L’émetteur, sous certains conditions, peut dématérialiser fiscalement sont double-original des factures transmises par voie papier à ses clients. Cette possibilité est intéressante pour les facturiers qui peuvent ainsi s’épargner le classement et les manipulations de documents papier.

source:www.qweeby.com

 

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