APARTEAM™ le réseau d’intégrateur en dématérialisation de la solution Qweeby. - Afficher les éléments par tag : aparteam

Quelle notification est concernée
 
Désignation Emetteur   Récepteur         
Administrateur Gestionnaire    Opérateur           Visiteur             
Gestion des utilisateurs Désignation d'un administrateur/récepteur des factures (Nouveau)
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • OUI
Désignation d’un administrateur émetteur
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • OUI
Ajout d'un nouvel utilisateur
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • OUI
Désignation d’un administrateur récepteur des factures (accord formel du client déjà obtenu)
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • OUI
Désignation d’un administrateur récepteur des factures (accord formel du client à obtenir)
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • OUI
Création d’un partenaire
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • OUI
Validation de l'utilisateur récepteur
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • NON
Changement du mot de passe Réinitialisation du mot de passe
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • OUI
Suivi des factures transmises Envoi de facture à la société destinatrice
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • NON
Téléchargement de la facture
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • OUI
Lecture de la notification d'envoi de la facture
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • NON
Demande d'intervention sur la facture
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • NON
Demande de consultation de facture
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • NON
Facture non consultée
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • NON
Envoi d'une nouvelle version de facture
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • NON
Duplicata des factures émises
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • NON
Suivi des devis et propositions commerciales Mise à disposition d'une proposition commerciale
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • NON
Demande d'intervention sur une proposition commerciale
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • NON
Intégration de fichier partenaires / utilisateurs (CSV)   Réussite de l'intégration du CSV
  • OUI
 
  • NON
 
  • NON
 
  • NON
 
  • NON
Validation du fichier CSV à intégrer
  • OUI
 
  • NON
 
  • NON
 
  • NON
 
  • NON
Erreur d'intégration du CSV
  • OUI
 
  • NON
 
  • NON
 
  • NON
 
  • NON
Signature Signature
  • OUI
  • NON
  • NON
  • NON
  • NON

 

 


 
Sur la plateforme QWEEBY Quel type de messages?   Que puis-je lui renvoyer ?

client émetteur en PDF via QWEEBY

Les 2 parties voient la facture originale dans leurs espaces personnels (Chaque société est identifiée par son numéro d identification TVA intra en europe)

Capacité d'importer l'ecriture comptable au format CSV dans sa comptabilité

 

 

Par une notification via email paramétrable à la journée, la semaine, ou au mois.

Un duplicata personnalisé peut etre renvoyé aux destinataires.

Mais on peut l'envoyer à tout autre destinataire par mail.

 
et son récepteur sur la plateforme QWEEBY

Il a sa facture soit par mail

Soit en se connectant à son espace pour accèder à toutes ses factures.

client émetteur en PDF via QWEEBY

 

Emetteur voit le PDF d'origine ou le GS1 xml

Transmission selon protocole du destinataire (Voir GUM)

Nous pouvons lui envoyer les formats suivants: GS1 Xml, EDI,....

selon les protocoles de transmission AS2 ou Atlas 400

  • Aucun message
Récepteur via opérateur ou embranchement direct Le récepteur ne voit que le fichier dans son système d'information. mais il peut aller sur son espace Qweeby pour voir la facture sous un format visuel avec le logo du fournisseur

Par une notification via email paramétrable à la journée, la semaine, ou au mois.

Aucun message retour pour le recepteur, seul les systèmes discutent entre eux.

  • Si l'émetteur renvoi le message, le premier est remplacé sans conservation d'historique chez le recepteur
 

client émetteur en PDF via QWEEBY

Récepteur en EDI

il ne voit que la restitution en clair du message EDI  Idem EDI avec embranchement
 

Lors de l'export des données dans un format CSV vous avez besoin de paramétrer les journaux.

Vous le réalisez dans le menu

/MON COMPTE/PROFIL SOCIETE

 et cliquez sur l’icône "paramétrage des journaux"  

 

Puis vous modifiez:

- les comptes de ventes,

- les libellés de ventes ,

- les comptes clients,

- les libellés clients,

- les comptes émetteurs de TVA et leurs libellés.

Vous ne devez le faire qu'à l'ouverture d'un nouveau fournisseur

 
 

le journal des ventes:

Code 70 dans le plan comptable

Compte client 411..... rajouter un numéro de client derrière pour les différencier.

libellé client: Récupérer les intitulés de votre comptabilité par copier coller

compte_émetteur_tva: le compte de TVA collectée

 Idem pour le journal des achats

2013 Octobre 18

Ce qui change avec ces nouvelles dispositions

Dans son esprit, le sens de l’article 289 du CGI ne change pas. Autrement dit, pour chaque facture émise ou reçue, chacun se doit d’assurer l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et sa lisibilité.
En pratique, depuis les modifications législatives du 29 décembre 2012 et les différents décrets d’application (2013-346 et 2013-350), l’émetteur et le récepteur disposent de trois voies qui s’appliquent à compter du 1er janvier 2013 :

    La voie 1 qui relève de la mise en place d’une piste d’audit permanente, fiable et documentée. Cette piste d’audit induit la mise en œuvre de contrôles permanents et documentés sur l’ensemble de la documentation qui concourt à l’établissement de la facture, de la commande à la livraison etc...

Ce nouveau dispositif propose un changement important puisqu’il s’impose à toutes les factures, sous une forme « Papier » ou « Electronique » (art 289 VII-1°) dès lors que la facture n’est pas sécurisée au moyen d’une signature électronique (suivant l’art 289 VII-2°), ou sous une forme EDI (suivant l’art 289 VII-3°).

    La voie 2 qui s’applique à la facture électronique sécurisée par une signature électronique qualifiée et un dispositif de création de signature sécurisée.

Ce texte fait référence aux dispositions de 2003 permettant d’envoyer une facture électronique PDF scellée au moyen d’une signature électronique, (article 17 de la loi de finance rectificative n° 2002-1576).
Ce nouveau texte précise, que pour être recevable et s’affranchir de la piste d’audit (voir la voie 1), les certificats utilisés seront qualifiés RGS 2 ou 3*(Référentiel Général de Sécurité, 2 ou 3 étoiles).
En outre, il introduit le certificat de Personne Morale et permet le scellement de factures en volume.
Enfin, ce texte ouvre la possibilité de mandater un tiers pour l’établissement des factures émises dans le cadre d’un mandat tacite. Cette dernière disposition pourrait être susceptible de faciliter le déploiement vers les PME qui souhaiteraient faire appel à un tiers pour la dématérialisation fiscale de leurs factures.

    La voie 3 concerne les factures électroniques échangées sous forme EDI (fichier structuré complet). Ce texte reste inchangé par rapport à celui défini en 2003, comprenant la liste récapitulative et le fichier des partenaires. Il doit être accompagné d’un accord interchange.


Quelques informations complémentaires concernant la voie 1 « Piste d’audit »

    La voie 1 (piste d’audit fiable, relevant du CGI 289 VII-1°) s’applique dès lors que le formalisme des voies 2 et 3 (CGI 289VII-2 et 3, décrit ci-dessus) n’est pas respecté.
    La voie 1 s’applique aussi pour les factures papier. En conséquence, les textes ne font pas de distinction entre une facture papier et une facture PDF simple (sans signature électronique).
    >C’est à l’entreprise de définir le niveau de contrôle qu'elle doit mettre en place (article 50). Sa conformité sera jugée a posteriori lors d’un contrôle fiscal éventuel.

« Il appartient à chaque assujetti de déterminer, en fonction de sa propre organisation, l'ampleur et les moyens des contrôles qu'il doit mettre en place pour garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues ».

    Le niveau de contrôle sera plus ou moins exigeant en fonction de la taille de l’entreprise, de la nature de l’activité etc. (article 50).

« La taille de l'entreprise, la nature de son activité, ses systèmes d'informations, la volumétrie des factures qu'elle émet et qu'elle reçoit sont des paramètres à prendre en compte pour déterminer le niveau adéquat des contrôles. D'autres paramètres peuvent également être pris en considération ». « Les contrôles mis en place par une très petite entreprise ou une moyenne entreprise seront naturellement différents de ceux mis en place par une grande entreprise ».

    >La capacité à montrer le lien entre l’ensemble des pièces justificatives et la prestation sous-jacente donnant lieu à facturation, permettra de juger de la qualité et de la recevabilité de la piste d’audit mise en place (article 120 à 150).
    Les contrôles mis en place doivent être documentés, c’est-à-dire décrit de façon très précise et explicite dans un document à présenter à l’administration fiscale en cas de contrôle.
    Enfin, le périmètre de la piste d’audit est plus large que le chemin de révision.


Textes antérieurs à la transposition de la Directive 2010

La facture électronique ou numérique existe en France sous une première forme (EDI) depuis 1990 et en Europe depuis la Directive 2001/115 du 20 décembre 2001. Le 7 juillet 2003, la France transpose la directive pour permettre une nouvelle facture électronique dont la transmission est sécurisée au moyen d’une signature électronique. Le 11 janvier 2007, la DGI crée la facture hybride, mi- électronique, mi- papier.
Article 289-V du Code général des impôts autorise la facture transmise par voie électronique, sécurisée au moyen d'une signature électronique.
En décembre 2001, le Conseil européen adopte la directive 2001/115/CE en vue de simplifier, moderniser et harmoniser les conditions imposées à la facturation en matière de TVA dont la détermination, jusqu’à cette date, était laissée à chaque état membre. Cette directive permet aux opérateurs de transmettre leurs factures par voie électronique selon deux procédés différemment sécurisés :

    L'échange de données informatisées (EDI), tel que défini depuis 1990,
    La signature électronique

Le 30 décembre 2002, l’article 17 de la loi de finance rectificative n° 2002-1576 transpose la directive européenne en droit français et modifie ainsi les règles de facturation prévues à l'article 289 du code général des impôts, à compter du 1er juillet 2003. Ce dispositif permet aux entreprises d'envoyer leur factures au format PDF scellé au moyen d'une signature électronique.

Instruction du 7/08/2003 détaille les conditions d’utilisation de la facture EDI et de la facture avec une signature électronique.

Le décret n° 2003-659 du 18 juillet 2003 (modifiant l'annexe III du CGI) présente les nouvelles modalités d’application de la loi en matière d’émission, de conservation et de restitution des factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d'une signature électronique.
Selon l'article 1 du décret "Les factures émises dans les conditions visées au premier alinéa du V de l'article 289 du code général des impôts tiennent lieu de factures d'origine lorsque l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique". Le décret définit la signature électronique de la manière suivante : "La signature électronique est une donnée sous forme électronique qui est jointe ou liée logiquement à d'autres données électroniques et qui sert de méthode d'authentification du signataire et de l'origine des informations. " Suivant le décret, la signature électronique doit satisfaire aux exigences suivantes :

    Être propre au signataire,
    Permettre d'identifier le signataire
    Etre créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif
    Garantir le lien avec les factures auxquelles elle s'attache, de telle sorte que toute modification ultérieure de ces factures soit détectable


Article L102 B du livre des procédures fiscales organise les modalités d’archivage électronique de la facture avec signature électronique

Introduction du 11/01/2007 : Ce dernier texte rend possible la facture hybride, archivée au format électronique par son émetteur et envoyée sur support papier au client.
Ce texte a pour objectif de faciliter la dématérialisation aux entreprises dans deux contextes

    Les entreprises émettrices de factures électroniques, dont les clients ne peuvent ou ne souhaitent pas recevoir leurs factures par voie électronique,
    Les entreprises qui produisent leur factures de façon électronique et les envoient sous une forme papier, sans en conserver l'original au format papier.

Désormais, l'archivage électronique et l'envoi sous une forme papier est devient possible. L'administration fiscale, interprète la notion de « double original », et abandonne le critère de stricte identité de forme des deux documents. Cependant , la constitution des ces 2 documents de forme différente pour une même facture et son archivage, est décrite dans cette instruction. En ce qui concerne le « double électronique » de l'original papier, la notion de « reproduction fidèle et durable » pour sa valeur probante, induit 3 éléments :

    Un procédé auditable,
    Une signature électronique,
    Un archivage probatoire.

Atalogic

  • Travailler avec APARTEAM et plus particuliérement Arnaud Mazard, c'est avoir accès à des logiciels en contact direct avec la vie des entreprises : les entreprises ont des problématiques de gestion, les produits diffusés par APARTEAM mettent des solutions simples et opérationnelles en face. 

  • APARTEAM démultiplie la visibilité de petits éditeurs à travers la force de son réseau de partenaires.

  • Cette force est largement soutenue par la réactivité et l'enthousiasme que met Arnaud Mazard à entretenir la relation avec ses partenaires.

  • Mais travailler avec APARTEAM c'est aussi avoir l'assurance de l'engagement d'une qualité de produit, de réponse et d'engagement de la part des éditeurs : ces produits sont sélectionnés et suivis pour les entreprises soucieuses de la mise en oeuvre de logiciels utiles et performants, et de la maîtrise financière de leur poste informatique.

 

atalogic ATALOGIC est partenaire intégrateur des solutions APARTEAM. 

Global green IT

 

"Pourquoi Soluceo, Virtagreen et Global-Green-It ont choisi de travailler avec Aparteam ?

 

4 raisons essentielles :

 

1. Le choix stratégiques des produits (La dématérialisation des factures qui est un axe important de développement pour notre entreprise, car nos clients recherchent des solutions réduisant les coûts dans cette période de tension économique, il en est de même pour les solutions CadPlan, CheckLan)
QWEEBY est une entrée incontestable dans de nombreux services, CadPlan est un outil très haut de gamme par rapport à ses concurrents

 

2. La vision d’Arnaud et sa capacité à faire du business au-delà de la sympathie que je lui porte.

 

3. Le réel rôle d’interface entre éditeurs et intégrateurs (conseil, déplacement, accompagnement, webinar…)

 

4. Toute la partie GoToMarket (Marketing amont et marketing de suivi…)

 

Philippe Tercq, PDG de Soluceo, Virtuagreen et global-Green-IT

Il y a une dizaine d’années, le bureauticien AJCopieurs prend le virage du numérique et se spécialise dans la commercialisation, la mise en place et la maintenance de périphériques connectés. La société  revendique une expertise dans la gestion du document électronique et l’usage des multifonctions, scanners et fax dans un environnement professionnel. Elle s’appuie également sur une filiale PAJinformatique dont l’activité, purement informatique, complète son savoir-faire dans les projets IT.

Basé dans l’Indre et Loire, AJCopieurs entretient des relations de proximité avec ses clients. L’entreprise emploie 14 personnes et appartient au réseau Hexapage, dont la particularité est de fédérer des membres indépendants pour les faire bénéficier d’une représentation nationale et d’une mutualisation en termes d’achat et de formation dans le monde de la bureautique. Au travers de ses commissions, le groupe Hexapage balaye régulièrement les projets touchant le marché global du document. Elles ont identifié Qweeby comme un acteur porteur d’une réelle valeur ajoutée dans le monde de la dématérialisation.

Imprégné des enjeux du document numérique, AJCopieurs n’a eu aucun mal à adopter la solution de factures électroniques de Qweeby. Pourtant, Jean-Luc Seyvet, directeur d’AJCopieurs, avoue qu’au sein du groupe Hexapage son entreprise n’était pas la plus impliquée dans les projets de dématérialisation. Toutefois, il perçoit rapidement une opportunité économique d’enrichir ses activités en développant avec Qweeby un partenariat qui lui permettra de proposer à ses clients l’offre de factures électroniques. Mais il s’agit d’abord de tester et d’éprouver cette offre en la déployant à l’échelle d’AJCopieurs. Une phase qui devrait se conclure rapidement, le spécialiste des solutions numériques professionnelles ayant d’ores et déjà amorcé l’envoi de ses factures à une poignée de clients via la plateforme de Qweeby.
En 2014, précise Jean-Luc Seyvet, l’objectif est de convaincre la totalité de nos clients de   l’importance de recevoir leurs factures au format électronique. Cela représente par an une volumétrie de près de 5000 factures qui vont suivre les process préconisés par Qweeby. Jean-Luc Seyvet s’engage toutefois à poursuivre la facturation au format papier pour ses clients qui ne seraient pas encore près à franchir le pas .

Pour AJCopieurs le point le plus délicat du projet n’est pas d’ordre technique car les processus mis en place par Qweeby garantissent une économie de coût, une efficacité, une sureté et une conformité facilement évaluables. La difficulté est plutôt de convaincre les récepteurs des factures qu’ils ont tout intérêt à franchir le pas, d’autant que le service est pour eux totalement gratuit. Il faut bien sûr, envisager des opérations de relance et de sensibilisation mais surtout trouver les mots nécessaires pour persuader les clients, estime Jean-Luc Seyvet. Le dirigeant d’AJCopieurs est en outre convaincu que la législation va se faire de plus en plus contraignante et, qu’avec l’obligation de dématérialiser, la nécessité de transparence va s’imposer à toutes les entreprises. A ce titre, la solution de Qweeby remplit parfaitement son rôle.

http://www.ajcopieurs.com/facturation.html

Etape 1


 

 

aparteam menu logiciel envoi

  • Mes factures : pour suivre les factures clients émises et consulter les factures fournisseurs reçues
  • Mes partenaires : pour gérer les fournisseurs et clients avec lesquels sont échangés des factures dématérialisées fiscalement
  • Mon compte : pour gérer les données de l’entreprise et des utilisateurs.

 

Les écrans de Qweeby NET partagent plusieurs fonctionnalités :

  • Les informations (factures, partenaires) sont affichées par ordre d’ancienneté (les plus récentes en haut de liste).
  • Un clic sur l’en-tête des colonnes permet de classer l’ensemble des informations par ordre croissant ou décroissant (par exemple, sur l’affichage des factures, un clic sur l’en-tête de la colonne « montant TTC » classe les factures par ordre croissant de montant, un autre clic sur ce même en-tête les classe par ordre décroissant). Vous pouvez aussi effectuer une recherche par saisie dans la zone clavier.
  • La largeur des colonnes des tableaux peut être modifiée.

Les modifications dans l’affichage ne sont pas mémorisées.

Etape 2

Descriptif des menus

 

  • en haut factures reçues non consultées
  • Au milieu facture émises non consultées par l'utilisateur.
  • En bas factures en anomalies (soit doublon, destinataire inconnu ou destinataire qui n a pas encore validé son mail d'acceptation de la dématérialisation)

  • Votre nom et prénom
  • La société que vous souhaitez consulter les factures
  • Si vous avez plusieurs sociétés, vous avez un menu déroulant à droite de la raison sociale

  • Francais
  • Anglais
  • Espagnol
  • Italien
  • Nous pouvons concevoir toutes autres langues
Lorsque vous souhaitez quitter la plateforme, utilisez l'icone avec la porte .
aparteam nfremetteur3

  • Factures "RECUES", provenant de vos fournisseurs
  • Factures "EMISES" envoyées vers vos clients
  • Factures "A TRAITER" , factures ayant une anomalie signifiée dans ACTION

Etape 3

les principes de bases de la recherche mutli critères

  • Sélectionner le critère de recherche, dans l'exemple nous allons prendre la raison sociale de l'émetteur.
  • Je clique dans la cellule avec une loupe.
  • Je mets la premiere lettre de la raison sociale et toutes les raisons sociales commencant par se critère vont apparaitre.

 

aparteam plateforme facture selection

 

aparteam plateforme facture selection02

 

Je valide mon choix.

Seule les pièces de cette société seront concernées

aparteam plateforme facture selection03

Etape 4

les services que réalisent la plateforme

Traitement et routage:

  • Récupération des flux émis par le logiciel d'envoi
  • Ouverture de la capsule cryptée ssl256 bits
  • Identification automatisée du destinataire et du protocole de transmission
  • Analyse des données et mise au format structuré attendu par le destinataire ou son opérateur
  • Routage du flux par la voie sécurisée convenue avec les parties réceptrices
  • Dépot dans l'archivage probatoire de l'émetteur (si option soucrite)
  • Déclenchement de services complémentaires (transmission à un prestataire éditique...)
  • Insertion des données des flux sur la plateforme sécurisée de suivi

 

Suivi et consultation:

  • Notification des flux
  • Consultation sécurisée par les émetteurs et les récepteurs
  • Manipulations et explitation des flux
  • Tracabilité détaillée des flux traités
  • Gestion des anomalies détectées
  • Gestion multi profil des users avec filtre sur les types de flux
  • Gestion des partenaires émetteurs et récepteurs avec fonctionnalité de recueil d'accord avec controle de l'adresse mail
  • Gestion de la langue par user

Attention la plateforme est accessible en A.P.I (à partir du pack SUCCESS plus) vous avez un cout d'activation et un cout à l'utilisation (quantifié au 1000 hits , une requete d'une facture selon le développement de l'équipe web peut se faire en 2 ou 5 hits...)


Page 2 sur 2