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Dématérialisation des factures : ce qu’il faut savoir

La dématérialisation des factures concernera toutes les entreprises en 2020.
Cette obligation a pour objectif de diminuer les coûts liés à l’utilisation du papier, de réduire notre empreinte carbone et de rattraper les autres pays européens qui ont pris une certaine avance sur la France.
Aussi pour optimiser et automatiser leurs processus de facturation, les entreprises ont tout intérêt à opter pour la dématérialisation des factures. En plus d’être écologique, elle propose de nombreux avantages mais doit respecter un certain nombre de contraintes légales.

Qu’est que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation de factures consiste à émettre et recevoir une facture au format électronique sans aucun flux papier selon certaines normes reconnues par l’administration fiscale telles que les messages EDI (Echange de Données Informatisées), le format XML ou encore un courrier électronique comportant par exemple un fichier PDF en pièce jointe.

Les obligations légales à respecter

La loi stipule que toute entreprise, tout client recevant une facture par voie électronique doit avoir préalablement signifié son accord. Cette acceptation doit faire l’objet d’un certain formaliste pour servir de preuve. Une simple lettre d’information du fournisseur indiquant la mise en place de la facture électronique n’est pas suffisante.

La facture électronique doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier : l’identité de l’acheteur et du vendeur, la date, le numéro de facture, les détails des produits ou services concernés, les prix H.T., le montant des taxes.

Elle doit également garantir l’authenticité de son origine c’est-à-dire que l’émetteur doit être clairement identifié, sa lisibilité et l’intégrité de son contenu qui ne doit pas être modifiable.

Pour remplir ces obligations, l’administration propose 3 systèmes :

  • La dématérialisation des factures dans des formats non structurés tels que le PDF utilisant la signature électronique qualifiée au moyen d’un certificat numérique normé,
  • La piste d’audit fiable qui consiste à mettre en place des contrôles permanents à chaque étape du traitement de la facture. Ce qui doit garantir le lien entre la facture, l’ensemble des pièces liées et les transactions concernées,
  • L’utilisation d’un message structuré, normalisé et sécurisé, accepté par les deux parties permettant l’automatisation du traitement de la facture par le biais de l’EDI.

Concernant l’archivage, l’arrêté du 22 mars 2017 a changé la donne. Les entreprises qui numérisaient leurs factures devaient conserver les originaux papiers. Aujourd’hui elles n’ont plus l’obligation de garder la facture papier, du moment que la reproduction est identique à l’originale, couleurs comprises et que le format d’archivage est le PDF pour garantir l’intégrité du document, la période de conservation reste inchangée.

Les étapes de la mise en place de la dématérialisation des factures

L’ordonnance du 26 juin 2014 fournit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les entreprises qui émettent des factures à destination de la sphère publique : État, collectivités territoriales et établissements publics :

  • 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques,
  • 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire,
  • 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises,
  • 1er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.

Cette disposition oblige bien entendu les organismes publics à accepter la réception des factures électroniques.

Concernant les relations entre entreprises du secteur privé, elles n’ont pas l’obligation d’émettre des factures électroniques. En revanche, la loi Macron du 6 août 2015 leur impose d’accepter la réception des factures électroniques qui leurs sont transmises. Le calendrier de mise en place de cette obligation est le même que pour les marchés publics.

Le module EDI de SILOG

Le module EDI de SILOG ERP vous permet d’être en conformité avec la loi et d’envoyer vos factures électroniques de manière normalisée et totalement sécurisée à partir du module de facturation. Vous avez ensuite la possibilité de les intégrer dans votre base de données.

A l’aide de ce module, vous pouvez, en plus de la dématérialisation des factures, transmettre à vos clients et fournisseurs, des commandes, bons de livraison, avis d’expédition, états d’inventaires… à l’aide de messages structurés tout en respectant les normes ISO 9735, ODETTE et EDIFACT :

  • DELFOR : Prévisions des besoins de livraisons
  • AVIEXP : Avis d’expédition
  • DESADV : Avis d’expédition
  • DELINS : Livraison prévue / livraison
  • DELJIT : Livraison en Juste à Temps
  • CALDBEL : Livraison en flux tendu
  • KANBAN : Livraison KANBAN
  • INVOIC : Facture pour paiement
  • INVRPT : État d’inventaire
édité par Silog