RP marché de la démat
img_revue_de_presse_apateam_2

6 clés pour piloter votre projet de dématérialisation des processus documentaires

Passage incontournable de toute transformation digitale, la dématérialisation des processus documentaires est un chantier vaste.

C’est aussi un moyen pour adresser des enjeux plus stratégiques et de nombreux écueils ralentissent les effets bénéfiques de cette dématérialisation.

Les analystes de MARKESS reviennent sur 6 actions qui permettent d’accélérer la dématérialisation des processus documentaires.

1. Répondre à des besoins métiers

Si l’automatisation arrive en tête des défis à relever, l’enjeu est aussi, pour plus d’un décideur sur 2, d’améliorer la performance métier. Au-delà du document, c’est donc bien le processus métier qui est au cœur des enjeux et qu’il faut optimiser.

2. Digitaliser de bout en bout

30% des décideurs interrogés considèrent l’automatisation partielle de leurs processus de gestion documentaire comme un FREIN majeur.

Une vision trop morcelée de la dématérialisation et le recours à des solutions multiples déployées en silos créent des ruptures de dématérialisation dans la chaîne de gestion documentaire. Ces ruptures réduisent sensiblement les bénéfices de la dématérialisation.

3. Impliquer l’utilisateur final

Le développement des usages mobiles est indéniablement un moyen pour donner la main aux utilisateurs finaux, les impliquer davantage dans la gestion des processus documentaires, et ouvrir les processus aux acteurs externes, notamment aux clients, entraînant ainsi une gestion collaborative et interactive des documents.

Pour 1 décideur sur 5 interrogés par MARKESS en 2017, donner une dimension mobile à la gestion des documents est donc un véritable challenge à relever à court terme.

4. Sécuriser les processus

Renforcer la sécurité des informations et la traçabilité des flux est un enjeu majeur à relever d’ici 2018.

La signature électronique et les systèmes d’authentification de documents entrants sont les solutions de confiance envisagées par les décideurs interrogés.

5. S’affranchir de contraintes techniques

Plus d’un tiers des décideurs rencontrent des difficultés à :

  • Gérer une multiplicité de solutions non connectées les unes aux autres
  • Traiter des volumes de documents (et donc de données) conséquent
  • Intégrer les solutions de gestion documentaire aux environnements métier

Pour adresser ces enjeux, les services à la demande et hébergés dans le cloud sont plébiscités par plus d’un décideur sur 2. La dimension « cloud » des solutions de gestion des processus documentaires offre aux directions métiers la possibilité de gagner ​en agilité et ​en autonomie tout en s’affranchissant de certaines contraintes techniques.

6. Accompagner le changement

57% des décideurs identifient la forte culture papier et la peur du changement comme principal écueil à la dématérialisation des processus documentaires.

L’accompagnement au changement est une étape incontournable de la dématérialisation des processus documentaires. Un bon accompagnement suppose de :

  • Sensibiliser les différents acteurs aux enjeux et bénéfices de la dématérialisation.
  • Informer sur les enjeux légaux et réglementaires en fréquente évolution (cf RGPD par exemple)
  • Recruter de nouveaux profils pour s’entourer en interne des ressources et compétences adéquates
  • Considérer la dématérialisation d’un point de vue métier et non pas documentaire pour lui donner un statut plus stratégique et allouer les budgets nécessaires à ces projets.

Sources – études Markess :

  • Digitalisation des processus documentaires : enjeux et tendances 2020 (entretiens avec 60 décideurs métiers et informatique – 2017)
  • La gestion des processus documentaires à l’ère du digital (entretiens avec 120 décideurs métiers et informatiques – 2016)
  • Gestion des documents contractuels à l’heure du digital : nouvelles approches, enjeux et tendances clés (entretiens avec 66 décideurs métiers et informatiques – 2016)
  • Processus documentaires & digital : perspectives à 2018 (entretiens avec 33 prestataires de solutions du marché – 2016)

 

 

source: https://www.global-partner.fr/dematerialisation/6-cles-pour-piloter-votre-projet-de-dematerialisation-des-processus-documentaires/