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Dématérialisation : les Questions à se Poser avant de Détruire un Original

 

1. Quelle est la règle officielle ?

Depuis le 19 mai dernier, la norme d’archivage numérique NF Z42-026 permet aux entreprises de jeter la version papier de leurs originaux à la poubelle pour ne garder que les « copies conformes » numérisées.

En théorie, factures, documents administratifs et fiscaux divers, contrats commerciaux, courriers et autres peuvent donc partir à la corbeille.

Mais ce pas de géant vers le « zéro papier » – s’il est acté au niveau réglementaire – doit encore passer le cap des tribunaux. Comment les juges interpréteront-ils les cas qui leur seront soumis ? Un dossier s’appuyant sur des documents papier n’aura-t-il pas une valeur psychologique supplémentaire à leurs yeux ? Conserver le papier quelques années de plus, le temps de valider les ­processus juridiques, paraît prudent.

2. Quelle est l’importance du document ?

La réponse à cette question dépend bien sûr de chaque entreprise et de chaque situation. Pour vous guider, l’analyse de risque peut être pertinente : pour un contrat d’un montant très élevé par exemple, il est préférable de conserver à la fois l’original papier et la copie numérique pendant toute la durée de conservation du document, afin de diversifier les risques.

De plus, comme le souligne le point 1, lorsque le document est susceptible d’avoir un enjeu judiciaire il est prudent d’en conserver une version papier.

3. La version numérique remplit-elle les critères de fiabilité ?

Afin de donner une vocation probatoire à une copie numérique, il convient de respecter les points fondamentaux suivants :

  • Définir le contexte de numérisation et notamment la date de création de la copie, l’identité de la personne en charge de numériser, l’identification du document, les réglages du matériel et les tests associés.
  • Garantir l’intégrité de la copie attestée par une empreinte électronique en s’appuyant sur des moyens cryptographiques reconnus.
  • Conserver la copie (et son empreinte) dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu(dans un coffre-fort électronique par exemple).
  • Tracer toutes les opérations notamment en produisant un journal des événements de la chaîne de numérisation.
  • Documenter le processus global de numérisation et de conservation des traces.
  • Mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées en conduisant une analyse des risques, en implémentant des opérations de sauvegarde, en mettant en œuvre des contrôles d’accès physiques et logiciels, en employant des outils de chiffrement des documents et des données…

De plus, si des moyens d’horodatage et/ou de signature conformes au règlement eIDAS (notamment des services qualifiés tels que définis dans ce règlement) sont utilisés, il y aura présomption d’intégrité des copies numériques. Cela signifiant qu’il faudra démontrer la preuve de cette non-intégrité pour s’opposer à une copie fiable.

4. De quelle manière se fera la destruction ?

Les réglementations actuelles imposent à toute entreprise de détruire tous les documents contenants des informations privées ou à caractère confidentiel de telle façon que leur reproduction ou reconstitution soit rendue impossible.

Selon le niveau de sensibilité des informations contenues dans le document il faudra opter pour une broyeuse de bonne qualité et envisager de séparer les chutes de papier dans deux sacs différents pour que personne ne puisse reconstituer vos documents sans trier plusieurs sacs.

 

 

source: https://www.global-partner.fr/dematerialisation-les-questions-a-se-poser-avant-de-detruire-un-original/