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La dématérialisation des factures et des documents RH des entreprises

La numérisation est une étape essentielle dans l’évolution d’une entreprise du XXIe siècle. Cette mesure peut être vue comme un changement substantiel dans la manière de collaborer au sein de l’équipe, avec les fournisseurs et les autres partenaires. Il est nécessaire d’acquérir de nouvelles habitudes et compétences, qui en échange pourraient donner naissance à des projets inédits.

 

Depuis décembre 2016, le Code Civil affirme que les copies fiables peuvent remplacer légalement les originaux. Cette décision laisse la voie ouverte au développement des nouvelles stratégies de sauvegarder les données et à la dématérialisation des archives des entreprises et des institutions. De plus, il est possible de déchiqueter les anciennes factures si vous ne voulez plus vous soucier de leur stockage.

Les avantages de la transformation numérique

La dématérialisation permet aux entreprises de gagner de l’espace physique, ainsi que du temps précieux pour leurs équipes. Ce ne sera plus nécessaire d’imprimer les bulletins de salaire et d’attendre que les papiers signés soient envoyés par le courrier. Avec un système informatique efficace, tous les documents pourront être centralisés, ce qui évite que quelqu’un égare un rapport important dans un tiroir. D’autant plus que beaucoup de documents imprimés devront être scannés pour les introduire dans les logiciels de gestion comptable.

La protection des données personnelles

La dématérialisation doit se faire selon les normes. Certaines sociétés se sont spécialisées dans ce domaine et leur personnel connaît ces réglementations. Les prestataires de sous-traitance peuvent prendre en charge toutes les étapes de ce processus, y compris la maintenance et la destruction d’anciens supports. Tout comme pour les archives en papier, les entreprises se posent la question de la sécurité de leur information dans le Cloud, surtout parce que cela implique des concepts plus difficiles à saisir. Ces difficultés peuvent être résolues par l’investissement dans les logiciels adaptés ou le recours à des professionnels dans la gestion des données. Il est également possible que ces professionnels vous conseillent dans la transition du support papier au support numérique.

En collaboration avec Socia3, l’ISTA 49 propose une gamme diversifiée de prestations administratives et de gestion des ressources humaines. Vous avez la possibilité d’externaliser en toute sécurité la gestion de vos documents et d’autres fonctions du secteur tertiaire. Vous bénéficiez de prestations de haute qualité, tout en réduisant votre cotisation Agefiph. Travailler avec une entreprise adaptée vous donne également la possibilité d’assumer un rôle important dans la société, car vous aiderez à l’intégration des personnes en situation de handicap.

source: http://www.creation-entreprise.fr/la-dematerialisation-des-factures-et-des-documents-rh-des-entreprises/