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GED, des moteurs d'intelligence

De nouveaux dispositifs pour faciliter au cas par cas l’accès à tous les types de documents numériques dans l’entreprise

La dématérialisation au sein des entreprises se fait en plusieurs étapes. Celles-ci peuvent avoir été gérées à des moments différents, par des services différents, et en impliquant des solutions techniques variées, selon les priorités du lieu et de l’instant : gestion documentaire, archivage sécurisé, dématérialisation des processus… Il est en est ainsi depuis une quinzaine d’années mais heureusement, il est aujourd’hui possible de gérer la dématérialisation de façon transversale et cohérente, et de reconnecter les systèmes entre eux.


par Solange Brousse

La numérisation est la toute première étape de la dématérialisation : les fichiers sont transformés en objets numériques et stockés. “Il peut s’agir d’un fichier numérique dès l’origine ou d’un document sur papier que l’on scanne, établit Philippe Delanghe, directeur du marketing pour l’éditeur de logiciel Itesoft Paris. À partir du scan, il faut stocker le document numérique et en extraire les informations pertinentes.” Itesoft a fait de la lecture intelligente des documents son point fort. Sur une facture, par exemple, le logiciel extrait les mentions légales, le nom du fournisseur, le montant… “Auparavant, c’était une personne qui ouvrait la facture, la donnait au service comptabilité, relève Philippe Delanghe. Ces processus deviennent dématérialisés.”

Ces logiciels permettent donc d’acheminer certains fichiers numériques de manière plus ou moins automatique vers les bons espaces de stockage, et de déclencher les processus pertinents. “Grâce au processus intégré, le document est en route vers la bonne personne, souligne Philippe Delanghe. Cela permet aussi de traiter automatiquement certains dossiers et donc de générer des gains de productivité. Si le système est bien paramétré, la majorité des factures peut être traitée sans intervention humaine.”

Aujourd’hui, les logiciels spécialisés ont la capacité de traiter tout type de document, exceptés ceux écrits à la main. Ils utilisent des algorithmes de “machine learning” pour apprendre aux ordinateurs à reconnaître ce qu’on leur envoie. “Si la machine ne reconnaît pas un objet, elle demande ce que c’est, le mémorise, et apprend ainsi grâce à l’expérience”, certifie Philippe Delanghe.

De la lecture intelligente du document au déclenchement d’un processus automatique, il n’y a qu’un pas. Prenons par exemple le cas d’un mail dont l’objet est “demande d’abonnement” et contenant un RIB. “Nous avons paramétré notre système avec la société W4 de modélisation des processus [qu’Itesoft vient de racheter, ndlr] pour que cela déclenche le processus d’abonnement à la société qui le reçoit, répond Philippe Delanghe. À chaque client, nous demandons quels sont ses processus critiques, nous les modélisons puis nous les paramétrons. On évite ainsi des manipulations qui prenaient du temps.”

La lecture de documents et l’extraction des données sont cruciales dans la dématérialisation. Elles servent également à archiver les documents en leur attribuant les bonnes métadonnées, ce qui va favoriser leur classement et leur gestion.

Le classement a vécu

Le marché de la dématérialisation reste divisé en différents métiers. Certains acteurs savent stocker les documents le temps de déclencher les processus. D’autres sont spécialisés dans le classement et l’archivage, ainsi que le contrôle de l’accès à ces documents. Sachant que dans les entreprises, tous les documents peuvent être numérisés : du descriptif produit à la comptabilité, en passant par des plans ou les documents RH.

“L’enjeu de la dématérialisation, de notre point de vue, est de garantir l’accessibilité de ces documents à ceux qui en ont besoin”, décrit Pascal Seï, cofondateur et président d’Ant’inno. “Un secrétariat de projet aura besoin de compte rendu de projets. Un ingénieur devra accéder au rapport de recherche lié à sa mission… L’accessibilité est la principale question.”
Autrefois, un documentaliste ou un archiviste, formé à l’utilisation d’un outil complexe, transmettait les documents sur demande. “Mais depuis dix à quinze ans, les outils de recherche que l’on utilise sur Internet donnent envie à chacun d’accéder aux documents de l’entreprise sans compétence particulière, décrypte Pascal Seï. Nous cherchons donc à développer des outils les plus simples possible sans formation, pour que tout le monde y accède moyennant des droits d’accès.”

Ces outils de GED (gestion électronique de documents) simplifiés s’appuient sur un moteur de recherche qui analyse les contenus des documents. Ant’inno travaille tout particulièrement sur la qualité du moteur de recherche, en particulier sur ses performances en termes d’analyse lexicale et grammaticale. “Nous proposons des outils développés depuis longtemps par le Commissariat à l’énergie atomique avec lequel nous travaillons, déclare Pascal Seï. Plus la réponse à la question posée sera pertinente, moins l’entreprise aura besoin d’organiser le contenu.”
L’approche classique de la gestion documentaire, qui consiste à classer tous les documents, a vécu. Les documents sont trop nombreux, hétérogènes, utilisés par de multiples services et systèmes d’information… “Les factures vont-elles en comptabilité ? Dans le répertoire client ? Plus personne n’a le temps de faire ce tri, assure Pascal Seï. Nous défendons l’idée qu’il faut classer un peu mais pas trop, et s’appuyer sur les qualités du moteur de recherche. C’est le fil directeur de notre démarche.”

Vers l’archivage probatoire

Certains documents doivent, en vertu de la réglementation, être conservés pendant plusieurs années, tout en étant protégé des risques de falsification. L’archivage à valeur probante peut concerner les factures, les bulletins de paie, les documents comptables, les contrats commerciaux ou encore les e-mails. “L’entreprise reçoit des dizaines de milliers de documents par jour : il faut les mettre quelque part dans un format qu’on pourra lire dans des dizaines d’années, dans le respect des contraintes légales”, rappelle Philippe Delanghe.

“Tout est très lié à l’évolution de la réglementation”, explique Éric Dorne, directeur général délégué de Cimail, filiale de l’éditeur de logiciels Numen. “Cette valeur probante s’appuie sur les impératifs de pérennité, d’intégrité, de traçabilité et de confidentialité. Il faut notamment s’assurer qu’il n’y a pas eu de modifications, volontaires ou involontaires, des informations au cours du temps. Les services d’archivage électronique et les coffres-forts numériques répondent à ces problématiques.”

Une notion de confidentialité apparaît avec le coffre-fort numérique (CFN), qui permet une diffusion restreinte de l’information. “C’est un peu comme un coffre-fort individuel, développe Éric Dorne. Ils ont les mêmes caractéristiques que les SAE [systèmes d’archivage électronique, ndlr] d’entreprise en termes de garantie, traçabilité, pérennité des documents placés à l’intérieur. Mais ils peuvent être mis à la seule disposition de chaque salarié d’une entreprise par exemple, ou par une banque à ses clients, etc.”

La conservation des documents est aussi l’activité de Locarchives, qui propose deux niveaux de protection. “Ils font l’objet d’un archivage électronique à valeur probatoire ou d’une prestation de conservation sécurisée”, annonce Séverine Denys, responsable de l’activité archivage électronique chez Locarchives.

Le cloud souverain est de son côté une assurance que la conservation des données confiées par une entreprise se fait bien sur le territoire français. “Ainsi, nous ne sommes pas assujettis aux législations en dehors de la France et de la Communauté européenne, telles que le Patriot Act aux États-Unis, éclaire Séverine Denys. Seul le propriétaire peut y avoir accès, et il a la garantie que ses informations sont en sécurité.”

Le mille-feuilles de la dématérialisation

Les systèmes gérant “l’ensemble” de la dématérialisation sont donc peu nombreux. Les besoins en outils spécialisés, au-delà de la GED, du SAE ou du CFN, sont importants : ERP (progiciel de gestion intégré), logiciel de comptabilité, portail de ressources humaines, mais aussi logiciel vidéo, logiciel de 3D, etc.

“Une fois que le document a vécu au sein du processus, ce qui reste notre cœur de métier, nous nous interfaçons avec des sociétés d’archivage pour l’envoyer dans le SAE”, explique Philippe Delanghe. Aujourd’hui, les outils sont globalement conçus pour communiquer les uns avec les autres.

“Il faut simplement relier les logiciels, explique Pascal Seï. On ne peut pas demander à un outil de GED de remplir la fonction d’un outil de 3D : ils doivent rester spécialisés. En revanche, nous pouvons mettre au point un portail qui va chercher les informations dans différents outils pour obtenir la réponse à une question.”
Ainsi, un système de GED peut se connecter aux autres systèmes et les interroger, tout comme un SAE peut interroger un système de GED … Il existe même des outils dont la vocation accessoire est d’harmoniser la dématérialisation au sein de l’entreprise.

“Nous constatons que dans les entreprises, la dématérialisation est très rarement déployée de manière globale et homogène, explique Séverine Denys. Plusieurs projets de dématérialisation peuvent se succéder et se superposer. Les SI des entreprises deviennent complexes, comportant des systèmes et des processus adjacents. Nous proposons une vision globale pour accompagner le client de manière cohérente.”

Locarchives propose ainsi des prestations de conseil pour les entreprises qui sont au début de leur réflexion de dématérialisation, mais aussi un agrégateur de contenus pour accompagner et rationaliser les systèmes existant déjà dans l’entreprise.

“Nous pourrions collecter la quasi-totalité des flux de documents. Néanmoins, il est très rare qu’un projet unique vise à prendre en charge un périmètre aussi large, nuance Séverine Denys. Nous proposons de capitaliser sur l’existant, d’apporter une expertise et des solutions techniques pour agréger les flux captés dans les différents systèmes, et d’optimiser l’accès et la manipulation des objets électroniques, grâce notamment au moteur de recherche.”

L’entreprise doit se demander, avant de confier la rationalisation de sa dématérialisation, quelles sont ses priorités. Est-ce la confidentialité, comme dans le secteur de la santé par exemple ? Ou est-ce la contrainte légale ? Dois-je avant tout penser à mon coffre-fort numérique ou à l’automatisation des processus ? Des réflexions qui peuvent optimiser l’avenir de l’entreprise dans un monde en plein bouleversement.

 

GED 

source: https://www.lenouveleconomiste.fr/lesdossiers/ged-des-moteurs-dintelligence-28271/