RP marché de la démat
img_revue_de_presse_apateam_2

Les solutions d’archivage ! Obligation de dématérialisation des factures Le temps passe… Préparez-vous

Dans le cadre des marchés publics, l’usage de la facturation électronique connaît une rapide montée en puissance depuis 2012. Elle deviendra progressivement obligatoire d’ici le 1er janvier 2020. L’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures électroniques est élargie aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics à compter du 1er janvier 2017. Une solution technique transitoire mutualisée et gratuite est proposée par l’Etat.

 

La dématérialisation des factures va, ou est déjà selon la taille de l’entreprise, une obligation. Dans tous les cas, elle le deviendra en 2020. Une obligation qui pose deux questions. Comment ou à qui confier l’archivage de ses factures numériques pendant le délai réglementaire de 10 années ? Et comment faciliter cette gestion avec les anciennes factures toujours papier ? Éléments de réponse.
Que ce soit pour des obligations réglementaires ou pour les avantages, désormais bien identifiés, en termes d’optimisation des processus métiers, la bascule vers la facture numérique est devenue incontournable. Se pose alors la question : sur quels critères trouver une solution interne ou externe ?

Amour Love Pagespro118
Plusieurs alternatives sont possibles. Opter pour une solution interne suppose d’avoir une infrastructure ou d’investir dans des solutions adaptées. Pour rappel, sont acceptées par les autorités les factures électroniques transmises en « EDI fiscal », les factures électroniques de type PDF sécurisées via un certificat électronique de niveau RGS (Référentiel Général de Sécurité) et, enfin, les factures électroniques sécurisées via des contrôles établissant une piste d’audit fiable.
Sur le terrain, un contrôle fiscal implique de pouvoir démontrer l’authenticité des fichiers, à savoir qu’ils n’ont pas été modifiés depuis leur émission. Le respect de normes, l’ISO 27001 par exemple qui porte sur la confidentialité des données, est un point positif.
La plateforme de dématérialisation Chorus Factures
L’AIFE a mis en œuvre depuis le 1er janvier 2012 une plateforme de dématérialisation des factures, Chorus Factures. Cette plateforme permet aux fournisseurs de l’Etat de transmettre leurs factures par voie électronique, sans recours au papier. Ils peuvent également suivre l’avancement du traitement de leurs factures. Chorus Factures propose gratuitement trois modes de transmission, adaptés aux besoins et aux capacités des fournisseurs :
•    le dépôt de factures en PDF (signé ou non signé) sur un portail ;
    •    la saisie de factures sur ce même portail ;
    •    la transmission de factures en Echange de données informatisé (EDI), pour les fournisseurs au volume de factures important.

Femme Pagespro118

Le calendrier d’obligation de facturation électronique
L’ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :
•    1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
•    1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
•    1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
•    1er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.

Une solution technique transitoire mutualisée et gratuite
Après  une concertation avec les représentants des entreprises, des établissements publics et des collectivités, l’agence pour l’Informatique financière de l’Etat (AIFE) a proposé le 8 avril 2015 une solution technique mutualisée et gratuite aux entreprises, aux collectivités locales et établissements publics.
Cette solution s’intitule Chorus Portail Pro 2017. Elle permettra le dépôt, la réception, la transmission des factures électroniques et leur suivi, et sera mise gratuitement à la disposition des fournisseurs. Elle remplacera et s’inspirera de l’outil Chorus factures, actuellement utilisé par les fournisseurs de l’Etat.

L’alternative d’un prestataire externe permet de bénéficier de coûts attractifs. De nombreux spécialistes proposent leurs services. Le prix est bien sûr un premier critère. À titre illustratif, CDC Arkineo pratique des tarifs de moins d’un euro par an et par dossier RH. Des prix valables pour des volumes conséquents. Un autre facteur à prendre en compte concerne le respect des normes en vigueur par le prestataire.

Gains de la facturation électronique
La dématérialisation permet des gains mutuels pour les entreprises et les administrations : réduction des coûts (impression et envoi postal), diminution de l’empreinte carbone, suppression des manipulations de documents « papier », diminution des temps de traitement, garantie de remise des documents, fluidité des échanges. La démarche de dématérialisation des factures peut aussi  constituer un avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics), ainsi qu’un élément de communication à ne pas négliger (exemplarité, image et notoriété)

 

 

source: https://pagespro118.wordpress.com/2016/08/19/les-solutions-darchivage-obligation-de-dematerialisation-des-factures-le-temps-passe-preparez-vous/