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La dématérialisation des signatures dans les centres de formation

Plus ergonomiques, plus écologiques et moins coûteuses, les solutions numériques sont au cœur de l’actualité des entreprises. De la réception de documents à la signature numérique en passant par les factures, la dématérialisation devient un enjeu dans tous les domaines. Les nouvelles solutions présentes sur le marché, comme les tablettes de signature électronique permettent de réunir

sur une interface tous les intervenants qu’ils soient à proximité ou à distance. Le contact se fait de plus en plus facile et rapide grâce à la gestion documentaire qui permet un gain de productivité non négligeable.

De la collecte des signatures à l’archivage des émargements, tous les services sont concernés :

  • Le service financier qui constate les coûts liés à la gestion des feuilles d’émargement.
  • Les services administratifs passent un temps non négligeable à régler les formalités et paperasses, au lieu de suivre les absences des apprenants.
  • Les stagiaires ou apprenants perdent du temps et signent des feuilles d’émargement papier 2 à 5 fois par jour, alors que le cours est projeté sur un tableau numérique …
  • Les formateurs sont retardés par l’appel et la circulation des feuilles d’émargement pendant les cours, avant de devoir la récupérer, la contrôler et la ramener au secrétariat.
  • Le service comptabilité reporte des erreurs dues aux difficultés de gestion du papier.

Les organismes de formation ont besoin d’optimiser l’organisation interne : qu’ils soient des PME ou des grands groupes, privés ou publics, des solutions adaptées existent afin de dématérialiser les documents en centre de formation.

Ces solutions métiers permettent de simplifier les démarches administratives et les contraintes législatives. Le développement récent des offres SaaS permet souplesse et adaptabilité, car il n’y a plus de contraintes géographiques ni temporelles : elles sont accessibles à tout moment et de n’importe où. Leur déploiement est d’autant plus rapide et facile puisqu’il ne nécessite pas d’investissement d’infrastructure et peu de ressources informatiques.

Le point le plus important est que le stockage, la conservation et les vérifications de sécurité ne sont plus à la charge de l’organisme de formation, mais sous la responsabilité du prestataire qui héberge les données sensibles et sécurisées du centre de formation : il doit être agréé, sécurisé et doit également acter comme un tiers de confiance.

Dans le cadre des centres de formation, la gestion du dossier d’un apprenant ou d’un stagiaire prend un temps considérable et coûte en moyenne 45€ par an par étudiant dans le cadre de la formation initiale du secondaire.

La gestion de présences (émargement, suivi, rappels, facturation) représente à elle seule  les 3/4 du temps passé et du coût administratif des apprenants :

  • Edition et distribution des feuilles de présence.
  • Collecte des feuilles d’émargement quotidiennes, problèmes de retour, d’exhaustivité.
  • Vérification de la présence et de la qualité des signatures (distinguer une signature d’une autre et que la qualité soit acceptable pour la constitution d’un justificatif).
  • Stockage des feuilles jusqu’à l’édition des factures.
  • Photocopies, duplicatas ou attestations pour l’envoi aux OPCA et aux entreprises.
  • Rapprochement des attestations de présence avec les factures (sans erreur et avec des justificatifs joints si nécessaire).
  • Rejet possible des dossiers qui entrainent parfois des retards de paiement.
  • Archivage des feuilles de présence pour contrôle DIRECCTE, OPCA, Région ou FSE
  • Perte ou égarement de certains documents par les étudiants, les formateurs, les intervenants externes …

Autant de tâches qui sont significativement simplifiées par la dématérialisation feuilles de présence: le gain de temps peut aller jusqu’à 75% des tâches papiers.

En effet, grâce aux tablettes de signature électronique présentes  à l’entrée des salles de classe. Les informations sont envoyées au système en ligne grâce à une simple connexion internet. Les signatures numériquessont enregistrées élève par élève puis associées aux justificatifs d’absence ou conventions extérieures afin de constituer des dossiers de facturation complets en format PDF pour un envoi sécurisé et simple aux organismes payeurs.

 

source: https://jdsconseil.wordpress.com/2017/01/07/la-dematerialisation-des-signatures-dans-les-centres-de-formation/