RP marché de la démat
img_revue_de_presse_apateam_2

Objectif zéro papier : Dimo Software digitalise les justificatifs de frais professionnels

Pour accompagner les entreprises dans la gestion des notes de frais, l’éditeur de logiciels européen Dimo Software propose son SBT Notilus. Une solution plus qu’intéressante, à l’heure où le gouvernement multiplie les mesures pour atteindre l’objectif « zéro papier » dans l’administration, à l’horizon 2020. 

Le traitement des notes de frais intègre peu à peu les solutions globales de gestion de voyage. On l’a vu récemment avec Concur qui vient tout juste de présenter ExpenseIT, solution de gestion des notes de frais. Aujourd’hui, c’est au tour de Dimo Software de proposer son expertise aux professionnels. De quoi réjouir les salariés, mais surtout les travel managers, lassés de devoir gérer une tâche chronophage.

« Vingt minutes et 53 euros » : d’après une étude de HRS et de la fondation GBTA, c’est le temps passé et le coût du traitement d’une note de frais. Ainsi, comme en 2012 avec les factures, la dématérialisation des notes de frais est accueillie à bras ouverts en entreprise.

Ce que dit la loi

Pour rappel, depuis janvier 2012, les entreprises peuvent dématérialiser les factures. C’est-à-dire les émettre au format électronique, mais également les réceptionner et les conserver. C’est même une obligation depuis 2017 pour tous les fournisseurs du secteur public qui devront progressivement s’y conformer avant le 1er janvier 2020.

En parallèle, la loi « pour la croissance et l’activité » publiée en 2015 oblige toutes les entreprises à accepter les factures au format électronique. L’arrêté du 22 mars 2017 autorise quant à lui les entreprises à numériser les factures établies sur support papier afin de les conserver sous format numérique.

L’ensemble de ces mises à jour légales vise à dynamiser les processus de dématérialisation initiés par l’État et à réduire les coûts d’archivage. Bien qu’elle soit un excellent levier de productivité, comme en 2012, la transition vers les solutions digitales soulève plusieurs problématiques d’ordre légal.

Un cadre juridique rigoureux

Afin d’être considérée comme une copie fiable, la numérisation des factures papier doit respecter certaines conditions : l’identification de la copie, l’intégrité de la copie ainsi que ses conditions de conservation. Cet article en dit plus sur les règles à suivre pour éditer une facture électronique valable.

Pour ce qui est des notes de frais digitales, il n’existe pas encore de cadre légal qui définit la norme en France. Pour faciliter la recherche et la consultation, l’URSSAF accepte les modèles digitaux de notes de frais, mais les entreprises sont encore tenues de conserver les originaux papiers.

L’arrêté du 22 mars 2017 concerne uniquement les factures, qui au sens légal, comportent plusieurs mentions obligatoires (identité acheteur, numéro de facture, etc.), des informations rarement présentes sur les notes de frais. Alors, quelle solution pour les travel managers ?

Notilus facilite la gestion des voyages d’affaires

En plus de faciliter la gestion des déplacements professionnels et le suivi des notes de frais, le logiciel Notilus, déjà homologué par le gouvernement espagnol, se positionne en tête de lice dans la course au « zéro papier ». En France, la Métropole Européenne de Lille et les Aéroports de Paris utilisent déjà la solution. Pour parvenir à une dématérialisation totale,  Notilus devrait être prochainement complété par une solution d’archivage électronique en accord avec les préconisations du Parlement et du Conseil européen. Une mise à jour qui sera disponible dès la publication de nouveaux décrets concernant la dématérialisation des notes de frais. La législation semble donc être le dernier obstacle pour parvenir à l’objectif « zéro papier ».

 

 

source: http://www.tom.travel/2017/10/31/objectif-zero-papier-dimo-software-digitalise-les-justificatifs-de-frais-professionnels/