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Les agents, grands gagnants de la dématérialisation

>Dématérialisation des factures, dématérialisation des échanges, dématérialisation des marchés publics, dématérialisation des bulletins de paie : qui n’a pas entendu parler de dématérialisation ces derniers mois ? La dématérialisation s’impose au secteur public, non pas comme une obligation réglementaire, mais comme une opportunité pour répondre aux nouveaux défis des métiers RH et Finances du secteur public.

Dématérialiser, c’est simplifier, c’est fluidifier, c’est collaborer. La dématérialisation, sous toutes ses formes, est synonyme de performance à tous les étages : elle favorise la collaboration des agents entre eux, elle fluidifie la relation de l’agent avec son employeur public, elle accélère les échanges entre les organismes publics et elle améliore le service rendu aux citoyens. En tout état de cause, les agents du secteur public peuvent être considérés comme les grands gagnants de la dématérialisation. Découvrons pourquoi.

La dématérialisation, un avantage métier

Les services Finances et RH des organismes publics sont soumis à des contraintes toujours plus élevées en termes d’efficacité, de transparence ou de maîtrise des coûts. Répondre à ces contraintes nécessite une organisation collective optimisée et pensée intelligemment. La collaboration, le travail d’équipe et le partage d’informations sont des facteurs clés de succès à maîtriser pour que le service métier évolue positivement. En ce sens, la dématérialisation est un atout. Car elle répond à tous ces nouveaux enjeux. Une pièce dématérialisée (facture, bulletin de paie, contrat, etc.) sera aisément partageable entre les agents, retrouvable en un clic selon les habilitations de chacun, mise à jour en temps réel et tracée selon les actions effectuées, etc. Le gain de temps pour les agents dans la gestion quotidienne est ainsi non négligeable et la performance du service s’en trouve sensiblement améliorée.

Si la dématérialisation des documents est une source de bénéfices, la dématérialisation des processus l’est encore plus. Dématérialiser via des workflow métiers (gestion informatisée de tâches à accomplir par différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus opérationnel) fluidifie la gestion du quotidien. La dématérialisation apporte une flexibilité et une réactivité que les schémas traditionnels ne permettent pas. Absolument tous les processus métiers peuvent être dématérialisés : une demande d’ouverture de poste, une convocation à une formation, la validation d’une facture, etc. La dématérialisation des processus est aussi sécurisante pour toutes les parties prenantes car elle repose sur des circuits de validation paramétrés en fonction des spécificités et des besoins de chaque organisation. En dématérialisant, on peut également inclure différentes règles de confidentialité, domaines d’habilitations, ou mettre en place des alertes automatiques. C’est un écosystème complet qui amène une cohésion d’ensemble, avec des bénéfices concrets pour chaque agent dans ses tâches quotidiennes.

La dématérialisation démultiplie l’accessibilité

Comme vu précédemment, la dématérialisation est un atout pour faciliter la relation entre les agents. Mais ses atouts sont multiples. En effet, la dématérialisation permet aussi de favoriser l’accessibilité des informations personnelles pour les agents et donc d’améliorer la relation et le dialogue entre l’agent et l’employeur public. En déconcentrant les informations du dossier de l’agent (état-civil, coordonnées, etc.) ou des processus entiers comme la demande de congés, l’organisme public met l’agent dans une position active. Avoir un accès direct, facile et rapide, lorsque l’agent le souhaite est un réel motif de satisfaction à prendre en considération.

L’accessibilité, c’est aussi une meilleure prise en compte des demandes des citoyens. Moins de sollicitations pour plus d’informations disponibles en ligne. Dans ce domaine, les portails en ligne des collectivités et les guichets uniques apportent un service plus réactif et qualitatif qui permet aux agents de travailler de façon plus apaisée avec les citoyens.
Les bénéfices de la dématérialisation sont nombreux et ne sont plus à prouver. Tout organisme public qui décide de se lancer dans un projet de dématérialisation, quel qu’il soit, de manière réfléchie et en prenant bien en compte les tenants et les aboutissants, verra se profiler des perspectives prometteuses en termes de performance pour ses métiers et de satisfaction des agents.

 

source: http://www.cegid.com/fr/blog/agents-dematerialisation/