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La dématérialisation pour les nuls

De la production au partage, de la facturation aux RH, le b.a.-ba d’une GED à l’usage de toutes les entreprises

dématerialisation

Avec des gains de productivité, de rentabilité et de réactivité, la dématérialisation ne manque pas d’atouts pour séduire les entreprises en période de disette. Beaucoup plus ergonomiques, les solutions numériques se propagent à l’ensemble du tissu économique. Avec un même objectif : supprimer le papier qui encombre les bureaux. De la facture fournisseur au contrat de travail, en passant par les bons de commande, tous les documents peuvent être numérisés. Cette nouvelle gestion documentaire impacte les différents intervenants qui peuvent désormais travailler en mode collaboratif ou à distance.


Adeline Farge

Achats en ligne, impôts payés sur Internet, factures reçues par e-mail… Les Français s’adonnent chaque jour un peu plus à la dématérialisation dans leur vie quotidienne. Envahies par des papiers qui s’accumulent sur les bureaux et ralenties par des procédures internes complexes, les entreprises se dirigent aussi vers le tout digital. Grâce aux nouvelles technologies, les dossiers des collaborateurs, les factures fournisseurs, les bons de commande ou les appels d’offres sont numérisés.

La dématérialisation consiste à transformer les documents physiques en fichiers numériques, ou à les créer directement sous format numérique pour les intégrer dans un système d’archivage électronique. Censée réduire les coûts d’archivage, favoriser la circulation des documents et améliorer la relation client ou fournisseur, la numérisation est un sujet phare depuis une quinzaine d’années. Selon le livre blanc de la dématérialisation des factures fournisseurs, réalisée par Ey et Dimo Gestion, 82 % des directeurs administratifs et financiers et 66 % des directeurs des systèmes d’information considèrent que la dématérialisation s’inscrit dans les objectifs stratégiques de l’entreprise.

De leur côté, les prestataires proposent des solutions incluant la gestion électronique des documents (GED) pour classer les informations, la signature électronique pour authentifier les factures, et des scanners capables de numériser et d’analyser les documents. “Depuis le début des années 2000, les projets de dématérialisation, poussés par les avancées technologiques, ont investi avec succès la plupart des grandes et moyennes entreprises, générant des gains de productivité significatifs. Une nouvelle étape est en passe d’être franchie, avec l’assouplissement des contraintes sur les échanges de factures électroniques. Cela permettra de lever rapidement les derniers verrous de l’objectif ‘100 % sans papier’ ”, estime Claude Lebrun, associé chez Deloitte

La simplification des outils et l’émergence des solutions dimensionnées aux besoins des PME mettent la dématérialisation à la portée de toutes les entreprises. Au-delà de l’achat de la licence d’un logiciel de gestion électronique de documents, un autre modèle d’acquisition est plébiscité : le SaaS (software as a service, logiciel en tant que service). Dans le cadre de ce marché locatif, les documents de travail sont archivés sur des serveurs privés distants et sécurisés, ou bien sur le cloud public et accessibles via un navigateur Internet.

“La simplification des outils et l’émergence des solutions dimensionnées aux besoins des PME mettent la dématérialisation à la portée de toutes les entreprises”

“Les solutions en mode SaaS dans le cloud facilitent l’accès aux services de dématérialisation. Comme ces plateformes sont mutualisées, les coûts sont plus faibles et l’investissement initial moins lourd. Chaque mois, les entreprises sont facturées à l’usage selon le volume de documents indexés et archivés. La solution intéresse donc les entreprises de toutes tailles”, explique Pierre-Antoine Brunet, directeur marketing chez Orone, éditeur et opérateur de plateformes d’optimisation de processus métiers, de gestion de flux documentaires et de moyens de paiement.
Gains matières et productivité

La tendance législative pousse également les entreprises à se tourner vers la dématérialisation. Depuis le 1er janvier 2004, les factures peuvent, avec l’accord du destinataire, être transmises par voie électronique, si l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu sont garanties par une signature électronique. Selon une étude sur l’usage de la facturation électronique du cabinet Markess, plus de 7 entreprises sur 10 emploient la dématérialisation dans les échanges avec leurs fournisseurs et/ou leurs clients. Les premiers gains de la dématérialisation sont économiques. Entre l’encre, le papier et l’affranchissement, l’impact sur les coûts de traitement est estimé à 50 % en moyenne.

“Entre éditer une facture, la mettre sous pli et l’envoyer par La poste, le coût peut monter à un euro. En face, l’envoi et la réception d’une facture avec nos solutions est de 9 centimes. Vous pouvez aussi la conserver pendant 10 ans. Le retour sur investissement est énorme quand vous traitez 300 factures par mois”, assure Pierre Patuel, cofondateur de DPii Télécom et Services, éditeur de solutions de transmission et de dématérialisation.

Libérée des contraintes d’impression, de mise sous pli et de saisie, la circulation du document est facilitée par la numérisation. Quand une entreprise recevait une facture ou un bon de commande, elle pouvait imprimer ces documents dix fois pour les adresser aux différents valideurs. Désormais, les exemplaires en circulation dans les services sont réduits. Puisqu’ils n’attendent plus d’être acheminés sur les bureaux, les documents dématérialisés sont plus rapidement traités. Grâce aux fonctionnalités de capture intelligente, les processus de saisie manuelle et de validation des factures fournisseurs sont automatisés, avec à la clé des gains de productivité, de fiabilité et de traçabilité. “Lorsque le service comptable recevait une facture, il saisissait les informations dans le système de gestion avant de faire circuler des copies pour obtenir les validations. Avec les absences de chacun, ces opérations prenaient beaucoup de temps.

Aujourd’hui, le logiciel va extraire les informations qui seront directement intégrées dans la comptabilité, et l’image du document va circuler numériquement d’un destinataire à l’autre. Les tâches administratives sont moins chronophages”, explique Jean-Michel Bérard, président du directoire d’Esker, société spécialisée dans l’automatisation des processus documentaires. Philippe Delanghe, directeur marketing d’Itesoft, ajoute : “Saisir et vérifier des éléments de factures 8 heures par jour est pénible. Avec les process automatisés, les comptables ont moins de dossiers à traiter et ils ne sont plus obligés de contrôler toutes les informations manuellement”.

De la facturation aux RH, le business impacté d’un bout à l’autre

En limitant le risque d’erreurs humaines, la dématérialisation permet d’effectuer des transactions plus sécurisées et de raccourcir les délais de paiement. Pour être valable fiscalement, la facture dématérialisée doit offrir des garanties d’intégrité, d’identité et de pérennité, et ce grâce à la signature électronique, l’horodatage et un archivage électronique, dit aussi coffre-fort électronique. “La dématérialisation augmente la sécurité du business. Le logiciel va effectuer le contrôle de la signature et détecter les fraudes. De son côté, l’horodatage va prouver que le document a été soumis avant la date limite. Avec le papier, ce travail de vérification est rarement effectué. Ce n’est que le cachet de la Poste qui fait foi et vous ne savez pas qui a ouvert votre courrier. Avec le numérique, vous pouvez décomposer les phases de l’échange jusqu’à l’ouverture du document”, commente Pascal Colin, président exécutif de la Fédération nationale des tiers de confiance et directeur général d’OpenTrust, éditeur de logiciels et de services de confiance en ligne.

Au niveau du service RH, les nouveaux collaborateurs ont la possibilité de signer à distance un contrat de travail de quelques jours avec la signature électronique. Les salariés peuvent aussi capturer avec leur mobile une facture après un déjeuner d’affaires. Elle sera ensuite directement indexée dans l’outil de gestion des notes de frais. “Beaucoup de tâches administratives étaient gérées sur support papier, elles le sont désormais de manière numérique, ce qui accélère les procédures internes. La dématérialisation rentre dans les mœurs des entreprises qui n’hésitent plus à archiver numériquement toutes les pièces concernant la vie du collaborateur”, note Santiago Ferrer, directeur service conseil à Locarchives, prestataire de solutions de gestion documentaire et de gestion d’archives.

“Au-delà de l’achat de la licence d’un logiciel de gestion électronique de documents, un autre modèle d’acquisition est plébiscité : le SaaS. Dans le cadre de ce marché locatif, les documents de travail sont archivés sur des serveurs distants et sécurisés”

Contrat de travail, bulletin de paie, attestation de congé… Soumises à une prolifération de documents électroniques et à leur coexistence avec des supports papier, les entreprises font appel à l’archivage électronique à valeur probante, qui garantit le classement et la conservation des documents dématérialisés durant le délai légal. “Archiver un document sous format électronique apporte plus de sécurité et de confidentialité que de le classer dans une armoire pouvant être soumises à des altérations. De plus, des kilomètres d’archives papier coûtent très cher”, juge Éric Jamet, directeur marketing et communication de Tessi Documents Services.

La société Novaxel propose un logiciel de GED pour gérer virtuellement le classement des documents numérisés, tout en définissant les personnes autorisées à accéder aux données. Intuitive, l’interface reproduit le schéma de l’armoire, du rayon, du classeur et du dossier. À partir de recherches pré-enregistrées dans le moteur de recherche, les documents numérisés sont retrouvés en trois clics. “Sur la plateforme, les collaborateurs auront le document dématérialisé sous les yeux. Ils identifieront immédiatement le statut du document, pour répondre en temps réel au client. Cette réactivité améliore la qualité de service et la proximité clients”, précise Martine Joulia-Cubizolles, directrice marketing de Novaxel-Groupe Visiativ.

La création de valeur par l’incitation au partage

Dotés de tablette et de smartphone, les collaborateurs “nomades” peuvent se connecter au réseau de l’entreprise et accéder aux documents numérisés, quel que soit l’endroit où ils se trouvent et en temps réel. “Le grand avantage est de pouvoir travailler en mode collaboratif sur un même document. Tout est accessible depuis la tablette, et les dossiers ne sont plus prisonniers d’un lieu. Lorsque le document est dématérialisé dans une armoire numérique, le collaborateur peut travailler de chez lui comme s’il était au bureau”, explique Martine Joulia-Cubizolles. Pierre-Antoine Brunet confirme : “Les réunions physiques sont dématérialisées. Avec les outils de visioconférence, il est possible d’organiser des réunions avec des collaborateurs aux quatre coins du monde. Ces derniers peuvent aussi échanger plus facilement sur les réseaux sociaux dédiés aux entreprises”.

“La dématérialisation favorise le recentrage des activités et la création de valeur. Ce type de projet est avant tout un projet organisationnel qu’il est important d’accompagner”

D’un bout à l’autre de l’entreprise, les méthodes de travail sont impactées. Grâce à la gestion électronique des achats, les services généraux réalisent leurs commandes en ligne, consultent le catalogue des fournisseurs ou communiquent avec leur réseau de prestataires. Un commercial, lui, pourra faire signer un bon de commande à un client sur sa tablette. Avant son retour au bureau, la facture sera envoyée et les produits livrés.

Si elle permet aux entreprises de dégager les collaborateurs des tâches chronophages, l’automatisation sous-entend aussi moins d’intervention humaine. “Face à l’arrivée des nouvelles technologies, les salariés ont peur de perdre leur boulot. La dématérialisation favorise le recentrage des activités et la création de valeur. Ce type de projet est avant tout un projet organisationnel qu’il est important d’accompagner”, prévient Philippe Delanghe. Au-delà de s’équiper de logiciels adaptés à ses besoins, la société doit former et sensibiliser ses collaborateurs à ce nouvel environnement. “Le projet doit être piloté par la direction générale. Les futurs utilisateurs doivent être impliqués en amont, recommande Pierre-Antoine Brunet. Ils ont besoin de comprendre le fonctionnement et les objectifs. Si le collectif n’adhère pas, il sera plus long à mettre en place”. L’informatique est un outil, pas une fin en soi.