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Vinci Energies centralise ses flux de factures et de commandes

À l’horizon 2022, ce ne sont pas moins de trois millions de factures entrantes et sortantes, un million de factures numérisées et plus d’un million de commandes clients et fournisseurs, qui seront traitées avec la même solution à l’échelle mondiale.

Avec ses 1 600 entités autonomes, implantées dans 52 pays, Vinci Énergies, filiale du groupe Vinci, propose des services pour rendre les infrastructures d’énergie, de transport et de communication, les usines ainsi que les bâtiments plus sûrs et performants. La société fonctionne selon un modèle extrêmement décentralisé, qui privilégie un maillage territorial dense et une relation de proximité avec les clients, grâce à une forte autonomie de ses différentes sociétés. Ces dix dernières années, Vinci Énergies a connu une très forte croissance, accélérée par plus d’une centaine d’acquisitions. L’entreprise a ainsi réalisé, en 2016, un chiffre d’affaires de 10,2 milliards d’euros, en hausse de 250 % en 10 ans.

Rationnaliser et optimiser

Ce contexte de décentralisation, accentué par la stratégie de croissance externe du groupe, a eu pour effet de démultiplier les outils informatiques. La DSI prend donc la décision de lancer un grand projet de rationalisation et d’optimisation de ses processus, afin de gagner en efficacité, en productivité et en visibilité, sur l’ensemble de ses sociétés. Ce qui se traduit par la décision, en janvier 2015, de déployer un ERP unique par pays à l’horizon 2020, ainsi qu’une seule plateforme pour centraliser les processus de facturation et de commande clients et fournisseurs, à l’échelle mondiale. « Cette transformation était d’autant plus urgente que la solution que nous utilisions en France pour la dématérialisation d’une partie de nos factures sortantes n’était plus supportée par son éditeur. Et ce dans un contexte où, en tant que fournisseur de l’administration, nous étions dans l’obligation de transmettre nos factures au format électronique sur le portail Chorus Pro dès le premier janvier 2017 », se souvient Dominique Tessaro, DSI de Vinci Énergies.

La priorité pour la DSI et pour les équipes métiers consistait donc à remplacer, dans un délai extrêmement court, cette solution de facturation électronique devenue obsolète. Puis à étendre la dématérialisation aux factures intra-groupe (entre Vinci Énergies et le Groupe Vinci), intra-Vinci Énergies (entre les différentes entités de Vinci Énergies) et fournisseurs. Fin 2016, la DSI mobilise rapidement une équipe projet, constituée de représentants de la DSI, de la direction financière, de la direction des achats et des métiers, épaulée par Mazars et Accenture, afin de sélectionner un éditeur. « Nous recherchions un partenaire pérenne, capable de nous accompagner mondialement et proposant une solution multicanal et multiprotocoles, en émission comme en réception : factures papier scannées et PDF, portail, EDI, etc.», explique Dominique Tessaro. Basware, un spécialiste de la dématérialisation et de l’optimisation des processus financiers des entreprises, est retenu sur les huit compétiteurs, notamment pour l’étendue de la couverture fonctionnelle des solutions proposées, qui allait au-delà des besoins définis dans le cahier des charges, et sa dimension internationale.

Un déploiement progressif

La première phase, qui consistait à remplacer la solution en fin de vie (383 000 factures), démarre en mai 2017, avec une première activation en juillet 2017 pour Chorus Pro et quelques clients en EDI et PDF (mail). En octobre, c’est au tour des flux de factures intra-groupe et intra-Vinci Énergies en France d’être traitées en émission comme en réception. En novembre, la mise en place de la solution  démarre pour 8 pays : Allemagne, Belgique, Pays-Bas, Espagne, Portugal, Maroc, Australie et Nouvelle-Zélande. A la fin de l’année 2017, l’intégralité des possibilités de flux de factures (EDI, PDF, portail, scan) fournisseurs et clients devrait être gérée par la nouvelle plateforme. Au programme de 2018 : la phase de dématérialisation des commandes clients et fournisseurs, et le déploiement progressif d’un système d’automatisation complète du processus d’intégration des factures dans l’ERP unique.

L’objectif de Vinci Énergies est d’étendre progressivement le périmètre fonctionnel et géographique de la solution, afin qu’à l’horizon 2022 trois millions de factures entrantes et sortantes, un million de factures numérisées et plus d’un million de commandes électroniques clients et fournisseurs soient traitées avec la même solution, à l’échelle mondiale. « L’un des enjeux d’un projet d’une telle envergure, dans le contexte de décentralisation qui est le nôtre, est la capacité à prendre en compte les contraintes et les spécificités de chaque partie prenante, clients ou fournisseurs : techniques, planning, sécurité, etc., précise Dominique Tessaro. L’expertise des équipes de Basware est ici essentielle pour nous accompagner sur ces sujets et nous aider à gérer le changement en interne ainsi qu’avec nos clients et fournisseurs. La fiabilité de la plateforme sera également un atout pour faciliter le déploiement de la solution. »

Auteur : Pierre Saire