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Dématérialisation, ne pas se limiter au cadre légal

Le cadre légal et réglementaire…

La transposition des directives européennes 2001/115/CE puis 2006/112/CE, en droit français ont été réalisées afin de simplifier le recours à la facture électronique. Celles-ci ont notamment introduit la facture électronique signée, ouvrant l’accès à la dématérialisation fiscale à toute entreprise, quels que soient sa taille et le budget qu’elle peut investir.

 

L’Europe poursuit ses démarches en faveur des échanges électroniques. La directive européenne de juillet 2010 reconnaît les avantages de la dématérialisation des factures qui permet de « réduire les coûts, d’accroître la compétitivité des entreprises » (Directive européenne 2010-45 du 13 juillet 2010). Pour cela les règles de la dématérialisation devraient s’assouplir. La directive sera transposée en droit français et entrera en vigueur en janvier 2013. L’alinéa 11 de la directive 2010-45 maintient les règles relatives à l'authenticité et l'intégrité des factures électroniques qui peuvent être garanties par l'échange de données informatisé (EDI) et les signatures électroniques avancées. « Toutefois, étant donné que d'autres technologies existent, les assujettis ne devraient pas être tenus de recourir à l'une ou l'autre technologie particulière de facturation électronique ». On peut ainsi prévoir la possibilité pour l’émetteur de choisir d’autres technologies pour dématérialiser fiscalement ses factures.

Au-delà des dispositions fiscales que doivent respecter émetteur et récepteur, comme ils le font déjà avec la facture papier, les enjeux de la facture électronique client se situent ailleurs. La facture est avant tout un document transactionnel, c'est-à-dire un document qui porte sur des transactions entre les entreprises. Une entreprise émet et reçoit en général beaucoup de factures. Respecter le cadre réglementaire sera généralement facile ; il en va différemment des aspects organisationnels et pratiques. Insérer les factures électroniques et les factures numérisée dans le fonctionnement de l’entreprise n’aura pas le même impact. D’autant que les bénéfices de la facture dématérialisée ne justifient pas une dégradation de la productivité du service qui traite les factures !

Le traitement des factures entrantes ou des factures sortantes sont des processus importants pour l’entreprise. C’est ici que la facture client électronique présente d’importants avantages sur la dématérialisation des factures fournisseurs. Dématérialiser les factures fournisseurs (entrantes) impose de mettre à plat les processus, d’intervenir sur l’organisation et de se doter d’outils spécifiques. En revanche, émettre des factures électroniques, respectueuses du cadre réglementaire, revient simplement à modifier la phase finale du processus. L’étape de matérialisation peut être remplacée (impression, mise sous pli, passage à la machine à affranchir et dépôt à la poste) par une nouvelle opération qui récupère les factures (au format PDF) et assure leur transmission dans le respect des règles fiscales applicables. L’impact organisationnel et pratique est bien moindre. Sauf, à utiliser un outil inadapté qui va imposer des manipulations additionnelles à l’équipe de facturation (ressaisie sur un portail, outil de signature et envoi mail dissocié du processus de facturation…).

La facturation électronique est une source réelle d’économies. Cependant, il faut veiller à limiter les impacts techniques et organisationnels car l’économie demeure modeste et peut être vite absorbée par une dégradation de la performance du processus de facturation client.

Un projet de dématérialisation de facture clients est une occasion de traiter et de remettre en question un poste de coûts souvent négligé car considéré comme immuable.

Les économies permises par la suppression du papier ne sont pas négligeables. Faut-il rappeler que moins de papier a pour conséquence immédiate moins d’impression, moins de consommable, encre, enveloppes, moins de taches sans valeurs ajoutées, mise sous plis, affranchissement, numérisation, archivage encombrant, moins d’émission de CO2… ?

Mais il ne faut pas oublier l'essentiel !

Les factures sont indissociables des transactions commerciales entre les entreprises. Elles ont une valeur fiscale car elles servent au calcul des impôts et des taxes liées à ces transactions, et une valeur légale pour les litiges qui pourraient survenir. C’est pour cela que leur dématérialisation est cadrée par des dispositions réglementaires.

Pour autant, le plus important dans une facture, c’est l’exploitation des données qu’elle contient. Exploitation pour procéder aux contrôles, aux validations et à l’intégration comptable. En effet, qu’est-ce qu’une facture, sinon des données mises sur papier par l’émetteur à partir de son système d’information et transmises au destinataire qui s’empresse… de les saisir dans son propre système d’information. Plus que le support, papier ou PDF, ce qui compte en termes d’exploitation ce sont les données contenues dans le document « facture »

Si la conformité fiscale et légale est indispensable, elle doit être relativisée car le véritable enjeu de la facture électronique est de libérer la donnée de son support papier. Le destinataire dispose de données exploitables qui permettent de supprimer les tâches à faible valeur ajoutée que sont les saisies dans le système d’information ou la numérisation en réception.

Balader un morceau de papier ou un PDF, fut-il conforme aux obligations légales et fiscales, sont finalement deux solutions équivalentes. Dans les deux cas on ne saisit pas l’opportunité fournie par la dématérialisation : rendre exploitable les données contenue dans le document papier ou PDF. Dans ces deux cas on promène des données figées et inexploitables, que seule une opération de saisie ou de LAD rendra exploitables. La véritable facture électronique est celle qui, conforme aux obligations réglementaires, assure la transformation de la facture selon les attentes des destinataires et rend les données exploitables directement par eux, conformément à leurs attentes.

L’émetteur pourrait considérer cette transformation superfétatoire et se limiter à l’envoi de PDF en laissant ses clients récepteurs les traiter à l’arrivée. Ce serait prendre le risque de ne pouvoir répondre à des demandes de certains de ses clients demandeurs de flux exploitables. Cette demande est de plus en plus fréquente car il est plus logique de recevoir des flux directement exploitables que de devoir supporter la complexité opérationnelle et les coûts de la numérisation.

La plupart des grands donneurs d’ordres ont franchi le pas. Ils réduisent le recours à la numérisation en demandant à leurs fournisseurs des factures électroniques conformes à un format spécifique (privé ou standard). La course est enclenchée, et comme toute entreprise possède dans son portefeuille client au moins un ou plusieurs donneurs d’ordres… l’envoi de PDF inexploitables est d’emblée une mauvaise solution, sauf à vouloir arrêter de livrer ces clients.

Et même si on se limite à leur livrer un PDF, signé, les différents clients peuvent demander son envoi via des protocoles techniques distincts : l’un demandera un envoi mail là où un autre souhaitera un envoi FTP ou AS2…

La difficulté majeure est bien visible. Loin du simple respect du cadre légal, il va falloir faire face à la diversité des formats et schémas de livraison des factures électroniques.

Cette responsabilité incombe à l’opérateur de l’émetteur. Il doit maîtriser et maintenir ces connexions pour proposer à son client la plus grande largeur de « bande passante », illustrée par la diversité et la multiplicité des formats pris en charge. L’opérateur idéal saura, à partir de simple PDF, produire l’intégralité des flux d’intégration attendus pas les clients de l’émetteur des factures PDF : du plus petit sans exigence particulière, qui se contentera d’un PDF avec un flux d’intégration basique, aux formats les plus complexes ou spécifiques pour des clients exigeants.

Un dernier point, la mise à disposition des données exploitables en complément du PDF constitue pour le récepteur un bénéfice important (gain de temps, suppression des ressaisies…). Ce bénéfice est de nature à l’inciter à vous donner son accord pour passer à la facture dématérialisée là où l’envoi d’un simple PDF ne l’aurait pas convaincu.

 

 

source:https://www.dmoz.fr/economie/services-aux-entreprises-commerce/dematerialisation-ne-pas-se-limiter-au-cadre-legal/

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