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Solution d’archivage des factures hybrides, premier pas vers « tout numérique »

Les factures papier ne seront probablement pas détrônées d’ici la fin de cette décennie. Les entreprises françaises ont

donc tout intérêt à rechercher des solutions hybrides pour bénéficier des avantages immédiats de la numérisation et de l’extraction des données .
dématérialisation-des-factures-sortantes-digipost-et-coffre-fort-électroniquePlus de 2.5 milliards de factures papier sont générées chaque année en France, la moitié adressée aux consommateurs et l’autre moitié aux entreprises.  Alors que l’Etat prépare le passage obligé vers la dématérialisation des factures, se passage est assez structurant en termes de mise en place car il y a des contraintes d’archivage.

Sur le plan pratique,  l’approche hybride de la facturation devrait être soutenu pour que toutes les factures puissent être stockées dans un format accessible aux entreprises. Les dispositions réglementaires en vigueur doivent également être prises en compte puisque conformément à la directive 2001/115/ CE du Conseil de l’UE sur la facturation, les États membres sont désormais tenus de reconnaître la validité des factures électroniques et de permettre la facturation transfrontalière ainsi que le stockage électronique. Les différences de réglementation en matière d’archivage des factures électroniques et des factures papier numérisées soulignent d’autant plus le besoin d’un système de facturation automatisé, capable de traiter les factures numérisées comme les factures électroniques, afin de satisfaire les diverses exigences réglementaires tout en gagnant de l’espace et en rationalisant les processus opérationnels.

Si les données ne sont pas numérisées et qu’elles sont conservées uniquement sur papier, le risque de perte ou de dommage pourrait nuire aux procédures de conformité des entreprises. La majorité des entreprises pratique encore à 82 % l’archivage papier des factures.

Le rythme d’adoption des technologies tend à être surestimé au début, puis sous-estimé par la suite car il existe un décalage important entre la commercialisation et l’essor réel de la technologie. Il en va de même pour la facturation électronique : cette solution est proposée depuis une quinzaine d’années, or elle représente actuellement moins de 10 % du marché global de la facturation. Ce chiffre ne peut qu’augmenter, mais aucune prédiction ne peut être faite sur son adoption totale.

En attendant l’avènement de dématérialisation totale des factures, les entreprises doivent ainsi s’assurer qu’elles disposent d’un système hybride capable de traiter le format électronique et le format papier de manière unifiée, si elles veulent gérer la transition vers tout numérique au fil de l’évolution du marché.

 

 

source: https://popcompta.wordpress.com/2016/05/08/solution-darchivage-des-factures-hybrides-premier-pas-vers-tout-numerique/

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