img_accueil_aparteam_reseau_integrateur_4
img_accueil_aparteam_la_dematerialisation_qweeby_4
img_accueil_aparteam_integrateur_4

Le PDF ne fait pas la facture

La facture électronique n’est pas un courrier comme les autres.

Son passage en mode électronique ne se limite pas au remplacement de l’exemplaire papier par un PDF. Procéder ainsi est une grossière erreur qui peut avoir de lourdes conséquences pratiques.

La facture est un courrier. Le PDF par e-mail ressemble à un courrier sous forme électronique. Donc la facture électronique est l’envoi d’une facture PDF par voie e-mail. Ce syllogisme paraît évident à beaucoup. Nous allons montrer à quel point il est faux, et faire ressortir les conséquences pratiques de cette approche.

La signature électronique du PDF n’a pas le sujet ici. Que le PDF soit signé ou pas, les points que nous allons faire ressortir sont autres : ils touchent au cœur de l’objet Facture qui, dans le B2B, n’est pas un courrier comme les autres. S’il est nécessaire de respecter les dispositions réglementaires, elles ne sont pas le point d’entrée opérationnel du sujet. Que le PDF soit ou pas signé, les points ci-dessous demeurent valables.
L’important, pour une facture, c’est d’arriver et non d’être envoyée

Parmi les rôles de la facture, le plus important est de déclencher le paiement,

par le client, des biens et services que son fournisseur a fourni. Dans le B2C ce point est secondaire puisque le client a déjà payé, ou paye par prélèvement automatique. La facture est une formalité, une information. Dans le B2B il en est autrement : c’est la réception de la facture qui déclenche le règlement par le client. Si ce client ne reçoit pas la facture ou ne l’accepte pas, il n’y aura alors pas de paiement. La transmission de la facture, c’est-à-dire la réception par le destinataire, est clairement un point clé.

Envoyer un PDF, signé ou pas, est juste un bout du chemin. Un tout petit premier pas qui est totalement insuffisant. En effet, la seule certitude, lorsqu’on envoie un e-mail, est qu’on l’a envoyé. Rien ne garantit la bonne réception, rien n’assure qu’il va arriver. Or, dans le B2B, si je veux être payé, ma facture ne doit pas seulement partir, elle doit surtout arriver… et idéalement au bon destinataire.

Nous avons tous des exemples de mails que se perdent, qui sont stoppés par des dispositifs anti-spam ou mail-in-black, ou attendent toujours dans la boite mail d’un mauvais récepteur.

Il est possible de demander un accusé de réception du message. Or cet accusé n’a qu’une valeur informative relative : il confirme la réception là où c’est l’absence de réception qui intéresse. Il faudrait donc comparer la liste des envois avec les accusés que l’on reçoit au fil de l’eau plusieurs jours après l’envoi… une véritable gageure dès que l’on envoie un nombre important de factures clients.

Quand aux dispositifs qui transmettent le PDF en mode « no reply », pas besoin d’aller bien loin pour identifier les conséquences : les retours d’erreurs ou d’acheminement ne seront jamais identifiées : la facture B2B est certaine de se perdre, et l’émetteur d’attendre pendant longtemps son paiement !

A cela s’ajoutent les risques d’erreur de destinataire du mail ou d’égarement entre les récepteurs concernés, car celui qui a passé la commande n’est pas celui qui va valider la facture et son paiement. Il y a aussi le risque de perte du mail ou de la pièce jointe entre la réception et la transcription comptable…

L’émetteur de la facture pourra toujours dire : « je vous l’ai envoyée par e-mail le… » ; le résultat sera le même : pour être payé il faudra la renvoyer… par mail ou par papier… En termes de productivité et de service client, on fait clairement mieux.
La facture n’est pas qu’un courrier : c’est un document transactionnel

L’important dans la facture n’est pas l’image de la facture, mais son contenu.

Le PDF par e-mail prend ce qu’il y a de plus mauvais dans le courrier : le format inexploitable qu’impose le papier. Alors que le passage à l’électronique est l’opportunité de prendre ce qui est réellement intéressant : la donnée.

La facture, surtout dans le B2B, est un document transactionnel. Elle fait référence à une transaction que les parties concernées doivent gérer dans leurs systèmes d’information respectifs. Le support papier introduit une rupture de charge qui était acceptée parce qu’on ne savait pas faire autrement. Reproduire cette rupture de charge en remplaçant le papier par son image virtuelle PDF est stupide.

La facture électronique est l’occasion de supprimer la rupture de charge en supprimant le support pour ne s’intéresser qu’aux données qui pourront circuler sans contraintes de l’émetteur au récepteur.

Les deux points clés sont d’une part de permettre au récepteur d’exploiter les données qu’aura émises l’émetteur de la facture. Et, d’autre part, de faciliter le traitement par le récepteur des flux entrants.

Le récepteur trouve alors un réel bénéfice à recevoir des factures électroniques. Au lieu de n’avoir aucun avantage à accepter recevoir de bêtes PDF qu’il doit imprimer, manipuler et traiter finalement comme le papier, avec la sensation douce-amère que son fournisseur s’est simplifié la vie en reportant sur lui des coûts, il reçoit un flux de données exploitable qui peut s’intégrer dans ses outils sans passer par la manipulation du papier ou la ressaisie. L’accord est plus facile à obtenir du client pour passer en dématérialisation fiscale des factures ; l’émetteur déploie vite et largement.

Aborder la facture électronique en remplaçant le papier par un PDF transmis par e-mail est une mauvaise approche.

Tout comme aborder le sujet par la seule conformité légale. La facture électronique dans le B2B ne se limite pas à copier-coller le papier en remplaçant le papier par un PDF et le courrier par un e-mail. Procéder ainsi est la meilleure route pour ne pas déployer et avoir rapidement des problèmes pratiques qui vont dégrader la productivité des équipes ou impacter la relation client. Des solutions existent pour partir de la facture PDF qui sera livrée au destinataire sous forme exploitable avec toutes les garanties de bonne transmission que mérite une facture client.

source : www.qweeby.com

 

Retour vers le sommaire

 

L'équipe Aparteam à votre Service !

 

Participez à une réunion

Cliquez sur le lien pour rejoindre une réunion avec un collaborateur Aparteam.


Démonstration en ligne

Cliquez sur le lien pour vous inscrire à une session individuelle


Télécharger QWEEBY

Télécharger la dernière version du satellite de Qweeby pour l'envoi de vos documents fiscaux.

Controle à distance

Un membre de l'équipe Aparteam accède à votre poste pour vous aider.


Votre espace facturation

Accédez directement à VOS FACTURES dans votre espace personnel Qweeby

Actualités

Ils nous font confiance, ils nous suivent.

Bien plus que de simple clients, ils sont pour nous de véritable partenaires.

Francoise JANUEL Gérante
Aparteam, c'est une société qui répond à nos attentes et nous donne une entière satisfaction; aussi bien pour leur rapidité, pour leur écoute téléphonique et leur réactivité".
Henri de sousa IC dématérialisation
J’ai découvert la solution QWEEBY chez un prospect et justement, un client devait dématérialiser des factures. Au vu de la simplicité de mise en œuvre, je me suis lancé. Mon contact chez APARTEAM, Arnaud MAZARD m’a rapidement intégré et nous avons démarré ensemble notre premier projet.Il a mis à ma disposition des outils d’aide à la gestion et à la réalisation des solutions. Merci à lui et à toute son équipe pour leur disponibilité et leur professionnalisme.
 

Les factures dématérialisées par Qweeby sont interropérables directement dans les systèmes d'information par

Ils préconisent à leurs fournisseurs de s'équiper de notre solution.

 

 

Developpez votre communication Internet avec notre equipe web developpement.

Aparteam vous propose ses services de web développement (e-mailing, banniére, ...)
img service web aparteam
  • Création de site vitrine
Vous souhaitez modifier votre communication WEB à travers un site de communication institutionnelle ou un site d'E-commerce, contactez nous.
  • Conception d'e-mailing
Vous êtes un membre du réseau et vous souhaitez concevoir le support pour votre campagne d'emailing, contactez nous.
  • Personnalisation des bannières
Vous souhaitez modifier votre charte graphique ou tout simplement concevoir des outils pour développer vos ventes de solutions Aparteam, contactez nous