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4 idées fausses sur la dématérialisation fiscale des factures

La dématérialisation fiscale des factures est sujette à idée fausse…. chassons ces idées !

Emettre une facture électronique, c’est transmettre à son client une facture sous forme électronique. Ceci sous forme EDI ou PDF ou hybride (PDF avec données d’intégration). Beaucoup d’idées fausses circulent autour de cela. En donnant une image de complexité inutile et fausse, elles brouillent la compréhension par les entreprises du potentiel et des économies possibles. Parfois, certaines offres vont plus loin que la facture électronique, et laissent à croire que…

 

La facture électronique impose d’externaliser le traitement des factures papier restantes : FAUX

Est-ce que le recours aux e-mails impose de ne plus envoyer de courriers papier ? Non, bien sûr…
Il est possible de passer à la facture électronique pour quelques clients tout en continuant d’envoyer,soi-même, des factures papier aux clients qui n’ont pas encore accepté ou qui refusent la facture dématérialisée.
Lorsqu’il est imposé d’externaliser le traitement des envois courrier auprès de l’opérateur de facture électronique, c’est généralement parce que ce dernier a comme coeur de métier  le traitement de courrier industriel. La facture électronique est un prétexte pour capter des flux à imprimer pour faire tourner ses unités de production

Il faut choisir entre EDI et PDF, l’un et l’autre s’excluant : FAUX

L’EDI et le PDF ne sont pas exclusifs l’un de l’autre. Le déterminant est les récepteur. Un récepteur EDI ne reçoit que de l’EDI et un récepteur PDF ne reçoit que du PDF. Les récepteurs EDI sont généralement des grands comptes, les récepteurs PDF sont des entreprises de toutes tailles.
Opter pour une seule solution EDI limite le déploiement aux seuls clients qui peuvent le recevoir. Idem pour le PDF.
Bref, face à un parc client « standard » B2B il est nécessaire de pouvoir faire les deux. Cela permet de toucher tous les clients sans être contraint.
Seule une solution qui gère indifféremment les deux formats permettra de déployer la facture électronique à tous ses clients sans devoir gérer 2 outils différents côte-à-côte dont la mise en oeuvre, la maintenance, le fonctionnement… seront générateurs de coûts importants.

Le processus de facturation va être impacté dans son intégralité par la mise en oeuvre : FAUX

Il faut dinstinguer la facture électronique sortante de la dématérialisation des factures fournisseurs.
Dans le cas de la dématérialisation des factures fournisseurs, le processus est profondément impacté.
  

Par contre, le passage à la facture électronique impacte uniquement et modérément l’êxtrémité du processus de facturation client. Les opérations de génération de la facture, de suivi des envois… ne sont pas impactées. Elles sont même améliorées et facilitées par la dématérialisation des factures clients puisque le suivi est infiniment plus simple avec des flux électroniques (tracés) qu’avec des courriers non tracés.
Avec certains outils, mettre en oeuvre la facture client électronique est aussi simple que d’installer une nouvelle imprimante. Pas besoin de toucher à l’outil de facturation, le dispositif de dématérialisation se charge de tout : identification automatique des destinataires et modes de transmission, tri impression – électronique, intégration des CGV en PDF, gestion des fonds de page « papier à en-tête »

L’archivage doit être mis en oeuvre avec l’acteur de la dématérialisation : FAUX

Est-ce qu’il viendrait à l’esprit de confier à La Poste la conservation des courriers qu’elle achemine ?
Pourquoi alors faire faudrait-il faire ainsi avec les factures électroniques ?
 

Trois raisons justifient de confier l’archivage à un acteur distinct de l’opérateur de traitement de la facture électronique :

  • la transmission mobilise des compétences et des moyens qui sont totalement différents de ceux requis par la conservation;
  • La transmission est dans l’instant, la conservation est dans la durée… on peut changer d’opérateur de transmission et souhaiter avoir toujours accès aux factures, même si les relations ont mal tourné ;
  • la conservation des actifs numériques est un sujet stratégique de l’entreprise, qui dépasse les seules factures client. Tant qu’à faire autant avoir un dispositif homogène de conservation pérenne et intègre pour l’ensemble des actifs… et non pas un par sujet voire par opérateur et/ou par période.

Ces idées fausses sur la facture électronique doivent être chassées !
Peut être correspondent elles à certaines offres de certains acteurs, mais elle ne correspondent pas à la réalité des textes ou des impératifs pratiques.

Eh oui, la facture électronique est une rupture qui ne peut être abordée avec les oeillères d’acteurs qui ont autre chose à vendre que la facture électronique ou qui cherchent à protéger un business historique menacé par la facture électronique.

source : www.qweeby.com

 

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