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Loi Macron et dématérialisation : de la contrainte à l’opportunité

Le projet de loi, dite « Macron » visant à libérer les activités contraintes, stimuler les innovations et l’investissement, développer l’emploi, fait … 516 pages (hors amendements).
Le gouvernement a introduit à ce projet de loi un amendement concernant la dématérialisation de la facturation fournisseurs. « Le Gouvernement est autorisé à prendre par ordonnance toute mesure

relevant du domaine de la loi afin de permettre le développement de la facturation électronique dans les relations entre les entreprises en facilitant l’acceptation des factures transmises par voie électronique, de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées. »
Il s’appuie sur des études selon lesquelles les services comptables consacrent 30% de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs. La dématérialisation pourrait diminuer le temps de traitement de 50 à 75% et constituer une économie de l’ordre de 30%. Par ailleurs, une ordonnance de juin 2014 impose, progressivement aux titulaires de marché publics de passer à la facturation électronique.
La loi Macron imposerait donc l’obligation à l’ensemble des entreprises, quelques soient leurs fournisseurs d’accepter de recevoir des factures électroniques selon le calendrier suivant, et donc d’avoir la capacité de les comptabiliser sous un format dématérialisé :

Au 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises ;
– Au 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
– Au 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises ;
– Au 1er janvier 2020 pour les microentreprises.

Il est important de noter qu’il ne s’agit que d’une obligation d’accepter la facturation électronique pour les clients. En dehors des marchés publics, rien n’impose donc aux entreprises (fournisseurs) d’émettre des factures électroniques.

Transformer une contrainte en opportunité

Ce projet de loi permet à l’ensemble des sociétés de prévoir la dématérialisation de la facturation (à un horizon plus ou moins lointain).
Les investissements liés à la dématérialisation peuvent être relativement importants. Mais au-delà de l’investissement financier, il s’agit bien de revoir en profondeur l’organisation et les process de l’entreprise, et donc d’impacter sur la performance globale de celle-ci.
Si ce type de projet touche en premier lieu les départements :

– Comptables
– Administration des ventes
– Achats

Les opérationnels (et notamment approbateurs de paiement, ordonnateurs) sont également impactés, dans l’hypothèse où le process va au-delà de la « simple » comptabilisation d’une facture.
Aller au-delà des obligations légales permettra d’engager un processus d’amélioration de la productivité, de l’efficience et de la fidélisation des collaborateurs (parce que l’on enrichit leur travail), et ce dans les départements/services, de manière étendue.
Il s’agit donc de saisir l’opportunité de réviser, adapter les process suivants afin de supprimer une partie des tâches à plus faible valeur ajoutée dans l’entreprise :

– Emission de factures clients et comptabilisation de chiffre d’affaires
– Recouvrement des impayés
– Réception de factures fournisseurs et comptabilisation des charges
– Approbation des paiements, règlements de factures et gestion des litiges fournisseurs
– Gestion des documents
– Contrôle interne et audit externe (CAC)

L’application de cette loi peut être étendue, pour permettre aux entreprises de maximiser leurs performances, en favorisant les tâches rémunératrices, sources de marge, au détriment de traitements administratifs chronophages dont la valeur ajoutée est contestable.

Qu’est-ce qu’une facture électronique

Pour qu’une facture électronique soit acceptée d’un point de vue comptable et fiscal, elle doit répondre aux exigences d’authenticité et d’intégrité. Elle doit donc répondre aux critères suivants

– La facture ne doit pas être modifiable,
– La piste d’audit doit être fiable (facture, livraison de biens ou prestation de services)
– Le fichier de transmission doit être structuré (EDI, XML, progiciel de gestion intégré).

Quel que soit le format privilégié par l’entreprise, celle-ci doit s’assurer que la pièce comptable est conservée dans son format d’origine.

Choisir une solution technique en fonction de ses ambitions, et de son organisation

La solution technique doit répondre aux besoins de l’entreprise, et à son organisation. Il est notamment impératif de déterminer

– la manière dont le bon à payer va être demandé et émis : les donneurs d’ordre, ordonnanceurs sont ils sur sites, quels sont les contrôles effectués par les opérationnels
– la manière dont le service comptabilité est organisé ou doit s’organiser pour fonctionner : existence de pôle fournisseur dédié
– les systèmes d’information auxquels la comptabilité est interfacée : système d’achat, système logistique.

Par ailleurs, si la taille de l’entreprise est déterminante, sa capacité à imposer des formats d’envoi des factures à ses fournisseurs l’est davantage. La mise en œuvre d’un processus de saisie automatisée des factures (EDI notamment) va engendrer un changement d’organisation du service comptable essentiellement, et le gain de productivité sera réellement effectif si au moins 80% des charges rentrent dans ce process ; l’existence d’un process dégradé étant source d’improductivité.

Evaluer le retour sur investissement (ROI) des projets

Le calcul du ROI doit être réalisé avec précaution, en tenant compte du gain de valeur ajoutée des services concernés, au-delà des économies sur le compte de résultat :

– gain de productivité au département comptable
– gain de productivité des donneurs d’ordre dans la validation du « bon à payer »

Ces gains de productivité pourraient effectivement correspondre à des gains sur la masse salariale. Cependant, il est bien évident que

– les donneurs d’ordre ne sont pas dédiés à 100% sur la validation de facture
– les comptables vont pouvoir développer les éléments de contrôle interne, analyse des charges qui sont des tâches à plus forte valeur ajoutées, mais pas toujours maîtrisées dans le cadre de départements comptables focalisés sur la production pure.

Enfin la dématérialisation des factures, si elle entre dans un projet plus global lié aux engagements de l’entreprise va fortement impactée sur la sécurisation du processus d’achat et de paiement, la visibilité de l’information (factures facilement consultables par ceux qui en ont besoin), traçabilité de l’information (de la commande au « bon à payer »).

La formalisation des procédures est le dernier avantage, permettant de conserver dans l’entreprise un savoir-faire qui, s’il n’est pas rédigé, se délite, voire disparaît avec le départ des collaborateurs.

Source : https://www.epo-conseil.fr/

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