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Facturation électronique, c’est maintenant

La facturation électronique n’est plus réservée aux entreprises innovantes et progressistes. Toutes les entreprises sont concernées et peuvent y trouver un intérêt. Il est pertinent de se lancer sans attendre l’application de l’article 222 de la Loi Macron qui va rendre l’acceptation de la facture électronique (conforme à des règles en cours de définition) obligatoire.

Quelques conseils et recommandations issues de l’expérience de Qweeby, opérateur de facture électronique et dématérialisation fiscale.

La facturation électronique va devenir la règle

De nombreux récepteurs demandent à leurs fournisseurs de basculer en facturation électronique, au premier rang desquels l’Etat et les administrations publiques. La plupart des donneurs d’ordres le demandent, voir l’incluent dans les marchés et contrats. De fil en aiguille la plupart des entreprises sont concernées et doivent se préparer, d’autant que la probabilité d’avoir un client demandeur, voir plusieurs, croit régulièrement.

Même si cela n’est pas une obligation légale, la facture électronique tend à devenir un minimum pour réaliser du business avec certains grands comptes. Le choix n’est pas entre « jamais » et « peut-être », mais il est désormais entre « maintenant » ou « plus tard ».

Accessoirement, une source d’économies est toujours intéressante et mérite d’être considérée.

Facturation électronique, ce n’est pas juste envoyer un PDF !

Pour beaucoup d’entreprises, la dématérialisation des factures consiste en l’envoi d’un PDF par e-mail. Elles n’en voudraient pas pour elles même… et s’étonnent que leurs clients n’acceptent pas. Cherchez l’erreur…

La facture électronique peut partir d’un PDF, c’est simple et facile car toutes les entreprises savent le faire. Mais elle ne peut pas se limiter à cela car l’enjeu de la dématérialisation est ailleurs. Il est dans la suppression des ruptures de charges imposées par le papier et la circulation de données exploitables. Le PDF en tant qu’image n’est finalement qu’une virtualisation du papier. Aucun intérêt.

Par contre, convertir ce PDF en flux de données exploitable est pertinent. Cela permet alors de répondre aux demandes des récepteurs qui veulent pouvoir intégrer le flux dans leurs outils sans passer du temps à manipuler le papier, automatiser le traitement, prendre le risque d’erreurs de saisie et consommer du temps à saisir les informations. Quel que soit le format du destinataire, les enjeux sont toujours la donnée, et l’automatisation.

Bref, la facture électronique peut partir sous forme PDF, mais elle ne doit pas arriver seulement sous cette forme… Certains récepteurs peuvent traiter un PDF, beaucoup ne l’envisagent pas et souhaitent des flux de données (UBL, GS1 XML, EDI…). Il est recommandé à l’émetteur de pouvoir faire un pas dans cette direction

Le cadre fiscal de la facturation électronique

La facture possède une dimension fiscale. Elle sert au calcul de la TVA (collecte / déduction) et de l’IS. Les modalités applicables à la facturation électronique sont donc cadrées par des dispositions fiscales précises : l’article 289-VII du code général des impôts et les éléments d’application publiés au BOFiP du 18 octobre 2013.

Le plus important est de prendre en compte que l’émission de la facture est en partie contrainte par la réception. D’une part parce que le récepteur doit donner son accord à la mise en oeuvre de la facturation électronique, et d’autre part parce que le mode d’envoi doit être compatible avec le mode de réception souhaité. Emettre une facture qui n’est pas reçue, présente peu d’intérêt…

L’émetteur doit s’adapter à toutes les configurations, tout comme la plupart des récepteurs. Bref, il y a un ajustement mutuel. Or tous les récepteurs n’acceptent pas toutes les formes de factures électroniques. L’émetteur doit donc disposer d’un outil lui permettant de gérer les différentes modalités. C’est le rôle des opérateurs de dématérialisation fiscale que d’apporter cette panoplie de modalités, formats et routages.

 

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J’ai découvert la solution QWEEBY chez un prospect et justement, un client devait dématérialiser des factures. Au vu de la simplicité de mise en œuvre, je me suis lancé. Mon contact chez APARTEAM, Arnaud MAZARD m’a rapidement intégré et nous avons démarré ensemble notre premier projet.Il a mis à ma disposition des outils d’aide à la gestion et à la réalisation des solutions. Merci à lui et à toute son équipe pour leur disponibilité et leur professionnalisme.
 

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