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Service de dématérialisation de facture: comment s'y retrouver ?

Achats dans le secteur public : la facture électronique, simplifiée par Qweeby Publié le 10/02/2016 par la rédaction Qweeby a mis en oeuvre une interconnexion avec le portail Chorus Factures pour permettre à ses clients fournisseurs des administrations de se conformer dès maintenant à l'obligation de facturer l'Etat et les administrations avec des factures électroniques à partir du 1er janvier 2017.

Retrouvez cet article sur : www.decision-achats.fr - "Achats dans le secteur public : la facture électronique, simplifiée par Qweeby"

Achats dans le secteur public : la facture électronique, simplifiée par Qweeby Publié le 10/02/2016 par la rédaction Qweeby a mis en oeuvre une interconnexion avec le portail Chorus Factures pour permettre à ses clients fournisseurs des administrations de se conformer dès maintenant à l'obligation de facturer l'Etat et les administrations avec des factures électroniques à partir du 1er janvier 2017.

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Un service de dématérialisation de facture doit proposer des fonctionnalités spécifiques. En effet, la facture est avant tout un flux entre deux partenaires commerciaux. Traiter ce flux appelle des spécificités qui font que tous les outils de dématérialisation, aussi perfectionnés soient-ils, ne sont pas forcément pour autant un bon service de dématérialisation de facture.

Un service de dématérialisation de facture traite du flux

Une facture est avant tout un document que s’échangent deux partenaires commerciaux. Ce document doit aller jusqu’au client destinataire, le « facturé à » ou le « payé par » pour atteindre son but : permettre le paiement du service ou du produit à l’émetteur de la facture.

Les solutions qui stockent les documents, dont les factures, se concentrent principalement sur la conservation du flux. Pour autant sont-elles efficaces pour transmettre de manière fiable et tracée la facture à son destinataire ? Une GED sera idéale pour organiser des documents et piloter efficacement les accès au sein d’une organisation. Dès que cela devient ouvert sur d’autres organisations, comme les clients, les choses commencent à se compliquer.

Conserver n’est pas transmettre

Quelle est la différence entre une enveloppe et une boite à archive ? Elle est évident… Si les deux peuvent gérer les factures, leur rôle n’est pas le même. La transmission d’une facture électronique est une affaire de flux : il faut toucher le destinataire. Dans l’univers du B2B cela ne se limite pas à la simple publication d’un PDF sur une interface inerte.

Le destinataire a besoin de pouvoir exploiter le document facture pour le gérer dans ses outils. Lui envoyer un PDF image le laisse généralement indifférent. Au contraire, il attend plus : des données exploitables, pouvoir récupérer la facture reçue dans son outil de gestion des factures fournisseurs…

Un service de dématérialisation de factures va assurer cette transmission du flux de données en respectant l’attente du récepteur.

La transmission interopérable : le coeur d’un service de dématérialisation de factures

Les récepteurs ont des besoins de gestion. La plupart sont équipés ou s’équipent de solutions de dématérialisation des factures fournisseur. Ces outils les aident à gérer les flux entrants. Bien sur ils peuvent scanner les factures papier et les gérer à la main… Ou bien ils peuvent apprécier de recevoir les factures de leurs fournisseurs directement dans leur outil.

Face à la diversité des outils et des pratiques, la transmission devient rapidement complexe. Le PDF par e-mail atteint ses limites lorsqu’il faut assurer l’interopérabilité des flux. Se conformer aux exigences d’un format (EDI, XML, UBL…) et d’un protocole (AS2, X400…). Tout ceci est le coeur de la prestation d’un service de dématérialisation de facture.

Par exemple, les fournisseurs des administrations seront tenus d’émettre leurs factures sous forme dématérialisée via le portail Chorus. Un service de dématérialisation proposera la connexion directe avec ce portail.

N’oublions pas l’aspect fiscal…

Une facture est un document à valeur fiscale. Des règles spécifiques s’appliquent à son traitement pour s’assurer que la facture électronique aura la même valeur qu’une facture papier. Un service de facture électronique se conforme à ses règles pour assurer à ses utilisateur de ne pas avoir de mauvaise surprise…

Florilèges de spécificités pour un bon service de dématérialisation de factures

Un service de dématérialisation de factures va souvent au delà de la simple transmission interopérable. Comme il se focalise sur l’objet facture il va apporter aux utilisateurs, tant côté émetteur que récepteur, des fonctionnalités utiles : recherche des factures, envoi de duplicatas, traçabilité détaillée, alertes, rappels et relances automatiques

Plus particulièrement, un service de dématérialisation de factures va se focaliser sur la fiabilité des transmissions. Cela passe par l’utilisation de protocoles de transmission sécurisés et avec acquitement, qui permettent de s’assurer de la bonne fin du flux. Ou, plus simplement, pour l’émission de notifications, le service veillera à garantir le respect des règles de délivrabilité pour éviter que ces notifications tombent en spam.

Les différences entre des outils de conservation de documents (archivage, GED, coffres forts électroniques), et un service de dématérialisation de facture sont nombreux. Elles tiennent simplement au fait que le rôle premier d’une facture est d’arriver dans les mains de son destinataire afin d’être payée. Le reste, bien qu’important, est secondaire.

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source: Qweeby

 

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