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Délais de paiement et facture éléctronique: quelle rélation ?

Achats dans le secteur public : la facture électronique, simplifiée par Qweeby Publié le 10/02/2016 par la rédaction Qweeby a mis en oeuvre une interconnexion avec le portail Chorus Factures pour permettre à ses clients fournisseurs des administrations de se conformer dès maintenant à l'obligation de facturer l'Etat et les administrations avec des factures électroniques à partir du 1er janvier 2017.

Retrouvez cet article sur : www.decision-achats.fr - "Achats dans le secteur public : la facture électronique, simplifiée par Qweeby"

La facture électronique serait une solution pour lutter contre les dépassements de délais de paiement. L’argument est devenu récurrent. Il apparaît à tous comme l’argument massue pour inciter à passer à la dématérialisation. Par contre il est rarement expliqué, comme si cela était évident.

Est-ce si évident ? Qu’en est-il réellement ?

Comment la facture électronique peut-elle raisonnablement aider à réduire les délais de paiement ?

Délais de paiement et facture électronique : un raccourci moutonnier, souvent erroné

(trop) Souvent des arguments sont diffusés par reprises en cascades et copier-coller moutonniers. Il suffit que l’argument soit beau et donne le sentiment de justesse, d’évidence, pour qu’on le répète à l’envie sans le challenger. Surtout si cet argument concerne un sujet à la mode (les délais de paiement) auprès d’une audience large et sensibilisée.

L’argument qui fait de la facture électronique une solution miracle pour réduire les délais de paiement est dans ce cas. Cet argument est apparu puis s’est diffusé largement, porté par de nombreux experts qui seraient pour la plupart bien en peine d’établir précisément la relation entre entre facture électronique et réduction des délais de paiement.

Lorsqu’une tentative d’explication est amorcée, c’est pour expliquer que comme la facture électronique arrive plus vite que la facture papier, elle sera payée plus rapidement car on gagne sur le délai de transmission. C’est un peu court… car on oublie que le client paie en général par rapport à une date d’échéance ou une date de livraison, qui ne sont impactée ni l’une ni l’autre par le mode de transmission.

L’argument est-il donc faux ou abusif ? La relation Facture électronique – délai de paiement est-elle fondée ?

Un impact sur les délais de paiement, sous certaines conditions

La relation entre le recours à la facture électronique et le délai de paiement est valide dans certains cas. Laisser imaginer que l’envoi d’une facture au format PDF par e-mail va permettre de réduire le délai de paiement est inconscient et stupide. Par contre, l’émission d’une facture dématérialisée via une solution de facturation électronique qui apportera une traçabilité détaillée et un suivi précis de la transmission, contribue indubitablement à la réduction des délais de paiement.

En effet, l’envoi d’une facture PDF par e-mail ne fournit aucune information ni sécurité de plus que l’envoi papier. On pourrait même dire qu’il en fournit moins car les risques d’incident de transmission sont plus élevés dans la voie e-mail que dans la voie postale. Aucune preuve ou commencement de preuve… et l’e-mail perdu ne revient pas à son émetteur comme c’est le cas des NPAI (ou PND) postaux. Bref, aucune différence entre les deux modes d’envoi sur le plan des délais de paiement.

L’émetteur peut éventuellement se targuer d’avoir une date d’envoi dans son système e-mail, mais que vaut cette information ? Est-elle opposable au client ? Moins qu’un cachet de la poste apposée par le « tiers » intermédiaire qu’est La Poste. Dans ce cas, la relation est fausse : l’affirmer est clairement un mensonge. Si le client dit ne pas avoir reçu la facture, comment affirmer qu’il l’a bien reçu tout de même ?

Par contre, l’émission de la facture électronique via un dispositif qui va enregistrer l’action d’envoi et traquer l’action de consultation par le destinataire contribue à limiter les dépassements. En effet, il sera possible à l’émetteur de savoir précisément que la facture est transmise. Mieux, que le destinataire a pris connaissance de la facture.

L’émetteur peut alors identifier en amont de l’échéance les factures non reçues et/ou non récupérées, et donc intervenir (les renvoyer, contacter le client…) sans devoir attendre de constater après l’échéance que les factures n’ont pas été payées car non reçues. De plus, cette traçabilité, couplée éventuellement à un horodatage, confère à la facture électronique une forme de valeur opposable, un peu comme si les factures étaient transmises en courrier suivi ou LRAR.

Si de surcroît la facture est intégrée en réception dans une solution de gestion des factures fournisseurs, son traitement est optimisé pour respecter les délais et aboutir à un paiement à temps. Le tout avec des retours d’information vers le fournisseur qui sait où en est le traitement de sa facture : bon à payer, litige, paiement…

Comme toujours les arguments martelés en masse ne sont pas pour autant les meilleurs. Affirmer que la facture électronique est « la » solution pour lutter contre les retards de paiement est même dangereux  car cela peut générer de nombreuses déceptions et déconvenues.

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source: Qweeby

 

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