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La facture éléctronique n'est pas un fichier PDF

Envoyer une facture par mail au format PDF peut sembler une idée intéressante. Cependant la facture n’est pas un courrier comme les autres. Passer d’une facture papier à une facture par mail n’est pas si pertinent car il ne suffit pas de remplacer l’exemplaire papier par un PDF, et la poste par un email.


La facture est un courrier, le courrier se ressemble au mail, la facture papier se remplace par une facture par mail… oui, mais…

Ce syllogisme paraît évident alors qu’il est discutable. Certes les textes autorisent l’envoi d’une facture par mail au format PDF. La signature électronique du PDF n’a pas le sujet ici. Que le PDF soit signé ou pas, les points que nous allons faire ressortir sont autres : ils touchent au cœur de l’objet Facture qui, dans le B2B, n’est pas un courrier comme les autres.


L’important pour une facture n’est pas d’être envoyée mais d’être reçue

S’il est nécessaire de respecter les dispositions réglementaires, elles ne sont pas le point d’entrée du sujet. Que le PDF soit ou pas signé, cela ne change le fait que l’important pour une facture c’est d’arriver et non d’être envoyée. En effet, la facture déclenche le paiement par le client des biens et services que son fournisseur a fourni. Dans le B2C ce point est secondaire puisque le client a déjà payé, ou paye par prélèvement automatique. La facture est une formalité, une information. Dans le B2B c’est la réception de la facture qui déclenche le règlement par le client. Si ce client ne reçoit pas la facture ou ne l’accepte pas, il n’y aura alors pas de paiement.

La transmission de la facture, c’est-à- dire la réception par le destinataire, est clairement un point clé. Envoyer une facture par mail, PDF signé ou pas, est juste un bout du chemin. Un tout petit premier pas qui est totalement insuffisant. En effet, la seule certitude, lorsqu’on envoie un e-mail, est qu’on l’a envoyé. Rien ne garantit la bonne réception, rien n’assure qu’il va arriver. Or, dans le B2B, si je veux être payé, ma facture ne doit pas seulement partir, elle doit surtout arriver… et idéalement au bon destinataire.


L’information clé est l’absence de réception, ce que l’envoi d’une facture par mail ne fournit pas

Il est régulier que des mails que se perdent ou stoppés par des dispositifs antispam ou mail-in-black ou attendent toujours dans la boite mail d’un mauvais récepteur. On peut certes demander un accusé de réception du message. Or cet accusé n’a qu’une valeur informative relative : il confirme la réception là où c’est l’absence de réception qui intéresse. Il faudrait donc comparer la liste des envois avec les accusés que l’on reçoit au fil de l’eau plusieurs jours après l’envoi… une véritable gageure dès que l’on envoie un nombre important de factures clients.

Quand aux dispositifs qui transmettent la facture par mail en mode « no reply », pas besoin d’aller bien loin pour identifier les conséquences : les retours d’erreurs ou d’acheminement ne seront jamais identifiées : la facture B2B est certaine de se perdre, et l’émetteur d’attendre pendant longtemps son paiement ! A cela s’ajoutent les risques d’erreur de destinataire du mail ou d’égarement entre les récepteurs concernés, car celui qui a passé la commande n’est pas celui qui va valider la facture et son paiement. Il y a aussi le risque de perte du mail ou de la pièce jointe entre la réception et la transcription comptable…


Facture par mail, une certitude, le client pourra toujours dire qu’il ne l’a pas reçue

L’émetteur de la facture pourra toujours dire : « je vous l’ai envoyée par e-mail le… » ; le résultat sera le même : pour être payé il faudra la renvoyer… par mail ou par papier… En termes de productivité et de service client, on fait clairement mieux.

La facture n’est pas un simple courrier : c’est un document transactionnel L’important dans la facture n’est pas l’image de la facture, mais son contenu. La facture par mail en PDF prend ce qu’il y a de plus mauvais dans le courrier, alors que le passage à l’électronique est l’opportunité de prendre ce qui est réellement intéressant : la donnée.

La facture, surtout dans le B2B, est un document transactionnel. Elle fait référence à une transaction que les parties concernées doivent gérer dans leurs systèmes d’information respectifs. Le support papier introduit une rupture de charge qui était acceptée parce qu’on ne savait pas faire autrement. Reproduire cette rupture de charge en remplaçant le papier par son image virtuelle PDF est stupide.


La facture par mail, chronique de problèmes annoncés…

La facture électronique est l’occasion de supprimer la rupture de charge en supprimant le support pour ne s’intéresser qu’aux données qui pourront circuler sans contraintes de l’émetteur au récepteur. Les deux points clés sont d’une part de permettre au récepteur d’exploiter les données qu’aura émises l’émetteur de la facture. Et, d’autre part, de faciliter le traitement par le récepteur des flux entrants. Le récepteur trouve alors un réel bénéfice à recevoir des factures électroniques.

Au lieu de n’avoir aucun avantage à accepter recevoir de bêtes factures par mail au format PDF qu’il doit imprimer, manipuler et traiter finalement comme le papier, avec la sensation douce-amère que son fournisseur s’est simplifié la vie en reportant sur lui des coûts, il reçoit un flux de données exploitable qui peut s’intégrer dans ses outils sans passer par la manipulation du papier ou la ressaisie. L’accord est plus facile à obtenir du client pour passer en dématérialisation fiscale des factures ; l’émetteur déploie vite et largement.

Aborder la facture électronique en remplaçant le papier par un PDF transmis par e-mail est une mauvaise approche. Tout comme aborder le sujet par la seule conformité légale. La facture électronique dans le B2B ne se limite pas à copier-coller le papier en remplaçant le papier par un PDF et le courrier par un e-mail. Procéder ainsi est la meilleure route pour ne pas déployer et avoir rapidement des problèmes pratiques qui vont dégrader la productivité des équipes ou impacter la relation client. Des solutions existent pour partir de la facture PDF qui sera livrée au destinataire sous forme exploitable avec toutes les garanties de bonne transmission que mérite une facture client.

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