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07
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Achats dans le secteur public : la facture électronique, simplifiée par Qweeby Publié le 10/02/2016 par la rédaction Qweeby a mis en oeuvre une interconnexion avec le portail Chorus Factures pour permettre à ses clients fournisseurs des administrations de se conformer dès maintenant à l'obligation de facturer l'Etat et les administrations avec des factures électroniques à partir du 1er janvier 2017.

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Facture PDF par e-mail… qui en veut ?

Rien ne s’oppose à l’envoi d’une facture PDF par e-mail. Rien, sauf éventuellement le client destinataire qui peut ne pas adhérer à cette proposition sans valeur pour lui.

Faut-il le forcer, lui imposer cette solution ? A chacun de voir, mais la relation client peut mériter une démarche de dématérialisation plus pertinente qui va créer de la valeur pour les deux parties et permettre à chacun de tirer les réels bénéfices de la facture électronique.

Envoyer une facture PDF par e-mail, c’est possible

Sur un plan strictement réglementaire, l’envoi de factures PDF par e-mail est possible ; juste sous réserve d’avoir l’accord du récepteur.

En effet, il ne suffit pas d’informer le client qu’on va procéder ainsi ou changer subrepticement les CGV… il faut un accord réel du client. L’accord doit exister, même s’il n’est pas forcément formalisé. Soit par validation formelle des CGV via un opt-in qui confirme que le client a accepté les CGV, soit un courrier ou un e-mail validé…

A l’inverse un refus formalisé du client vaut refus clair et net ; passer outre est une violation de la législation car l’article 289-VII du Code Général des Impôts écrit clairement : « leur transmission (de facture électronique, NDLR) et mise à disposition sont soumises à l’acceptation du destinataire » (voir Article 289-VII du CGI).

Donc basiquement l’envoi d’une facture sous forme PDF par e-mail est possible.

Franchement qui veut d’une facture PDF par e-mail ?

Maintenant, mettons nous à la place du client. Il a le sentiment que son fournisseur fait des économies sur son dos et se moque de lui. Sans compter qu’au bout de quelques semaines il va commencer à chercher des factures perdues ou non reçues ou égarées… Demander des renvois ou des duplicatas… puis annoncer clairement qu’il souhaite revenir au papier.

En effet, quel bénéfice un client a t-il à recevoir un PDF image par e-mail ? Sérieusement…

Est-ce que cela lui simplifie la vie ? Non, au contraire car il n’est généralement pas équipé pour traiter ces flux entrants qui ont donc de nombreuses chances de se perdre ou s’égarer.

Est-ce que cela réduit la charge de traitement de son côté ? Non, il doit saisir les données de la facture à la main comme pour une vulgaire facture papier… sauf que là il va devoir l’imprimer lui même.

Une bonne relation commerciale suppose le respect du client par le fournisseur. Y sommes nous… pas réellement. Il y a fort à parier que l’émetteur de cette facture PDF par e-mail refuserait cela si un de ses fournisseurs lui proposait.

Une facture PDF par e-mail est le niveau 0 de la dématérialisation

La dématérialisation consiste en la suppression du support papier. Pas bêtement juste pour le supprimer et le reconstituer sous forme virtuelle PDF, mais pour libérer les données et supprimer les ruptures de charges que ce support papier imposait.

Une facture PDF par e-mail reproduit les ruptures de charges du papier. Elle ne procure aucun des avantages de la dématérialisation.

Une réelle facture électronique, au delà de la simple conformité fiscale, permet l’intégration directe des données de la facture par le récepteur qui là y gagne. Une réelle facture électronique enrichit la qualité de la relation entre les parties car elle leur permet d’échanger des informations complémentaires autour du flux de facturation : disposer de retours d’information sur le statut de paiement ou sur le passage en bon à payer. Une réelle facture électronique est tracée et permet à l’émetteur de détecter les problèmes de transmission bien en amont de l’échéance.

Bref, la facture PDF par e-mail, cela ressemble à une facture électronique, mais ce n’est qu’un pâle pis-aller…

 

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source: Qweeby