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07
Mar

Facture électronique pour les fournisseurs des administrations

Dès le 1er janvier 2017,  les fournisseurs de l’Etat et des Administrations, y compris locales, auront obligation de recourir à la facture électronique. A commencer par les plus grosses entreprises, qui ne sont pas pour autant de gros fournisseurs de l’Etat… Attendre est un mauvais choix, opter pour les interfaces de saisie ou d’upload manuel est un pis-aller qui sera coûteux et peu tenable dans la durée. La seule option : insérer efficacement la dématérialisation dans le processus de facturation. Sachant qu’un projet de dématérialisation des factures clients prend entre 3 et 6 mois de bout en bout…  Il faut se lancer maintenant.

Compte tenu de la proximité de l’échéance, il n’est plus possible de faire un big-bang. Une solution simple et pragmatique s’impose. Qweeby, opérateur de facture électronique opérationnel notamment avec Chorus et l’UGAP, vous propose quelques conseils et repères pour faire de cette obligation une réussite.

L’attente est le pire choix possible

Il est possible de croire à un report des échéances ou à une modification de l’échéancier. Vu les actions engagées par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat, pilote de la mise en œuvre du sujet via Chorus) et la communication globale réalisée, cela reste peu probable. Dès 2017, les grandes entreprises et les personnes publiques devront avoir franchi le pas de la facture électronique, suivies en 2018 par les entreprises de taille intermédiaire, puis en 2019 par les PME et enfin, en 2020, par les micro-entreprises.

Attendre revient à se trouver au pied du mur dans les derniers mois de 2016, pour être prêt au 1er janvier. On parle de factures… qui est prêt à prendre le risque que ses factures ne soient pas admises par ses clients ? Et donc ne soient pas payées ?

Opter pour les interfaces manuelles de Chorus est un pis-aller chronophage et coûteux

Bien sûr, des solutions simples seront disponibles via Chorus Portail Pro. Les possibilités pour dématérialiser les factures seront nombreuses et ouvertes. Il sera ainsi possible d’aller déposer les factures électroniques une par une sur les interfaces ouvertes ou de tout ressaisir. Attendre pour en arriver là alors que le temps disponible permet de se préparer est bien dommage.

Franchement, si on réfléchit quelques instants… qui souhaite payer un collaborateur a aller uploader manuellement des factures qui auront préalablement été signées électroniquement une par une,  ou aller ressaisir les données des factures une par une. Ces options sont prévues pour les petites structures, par pour les entreprises organisées qui visent l’efficience.

Les entreprises structurées et importantes doivent mettre en place une solution qui industrialise la facture électronique et l’insère efficacement dans le processus de facturation. Le flux dématérialisé sera alors parfaitement articulé au processus de facturation et son fonctionnement sera transparent au quotidien. Cela n’est pas compliqué, c’est même plutôt facile.

Il faut 3 à 6 mois pour monter et réaliser un projet de facture électronique

Le délai usuel pour mettre en oeuvre la dématérialisation de factures clients et la stabiliser est de 2 à 3 mois (sur l’expérience de 400 clients émetteurs avec Qweeby). A cela s’ajoute en amont des phases d’analyse et de préparation, et en aval de la conduite du changement et des tests. Dans certains cas, une période de stabilisation plus longue est requise. Bref, insérer la dématérialisation dans le processus de facturation est l’affaire de 6 mois. Il n’en reste que 12… Conclusion indiscutable : la décision doit être prise avant fin mars.

La meilleure approche est d’anticiper. Il faut se préparer à la facture électronique dès maintenant pour plusieurs raisons. La première est que les équipes sont disponibles et le temps est à la démarche projet de chaque côté, y compris dans les administrations concernées. De plus le risque d’essuyer les plâtres est désormais minime car de nombreuses entreprises ont franchi le pas (notamment avec Qweeby). Et surtout l’énergie engagée par toutes les parties prenantes (administrations et AIFE) facilite la résolution des difficultés possibles ; les marges de liberté vont se réduire progressivement dans les prochains mois lorsque les choses seront rôdées et cadrées, que des choix structurants auront été pris.Une autre raison pour avancer dès maintenant est d’éviter d’être pris dans l’urgence, qui sera urgente pour trop de monde… de tous les côtés : fournisseurs, récepteurs et prestataires. Si les prestataires de dématérialisation feront certainement face, les autres prestataires souvent indispensables (SSII et intégrateurs d’outils de facturation, gestion commerciale et ERP) seront peut-être moins disponibles.

Enfin, face à des changements dans les processus, il est bon de prendre le temps de se roder, de réaliser des tests ou des périodes « à blanc », de pouvoir ajuster son organisation, intégrer calmement les impacts et avoir des marges de manœuvre pour fiabiliser les choses. Le flux de facturation, dont dépendent les paiements et donc le financement de l’entreprise, mérite qu’on le prenne au sérieux pour trouver et implémenter la bonne solution sans que ce soit l’urgence qui gouverne. Il est facile de dire que l’État paie parfois mal… mais si on le facture mal, les retards ne seront alors pas de sa faute.

Ne pas se tromper de priorité

L’Etat et les administrations ne sont pas les seuls demandeurs de factures électroniques. De nombreux donneurs d’ordres le demandent aussi et de plus en plus d’entreprise se mettent à émettre des factures dématérialisées. Il est donc nécessaire d’appréhender le sujet dans sa globalité pour répondre à l’ensemble des demandes actuelles et futures imminentes.

D’autant que la généralisation des factures électroniques est le sens de l’histoire. L’article 222 de la Loi Macron (loi 2015-990 du 6 août 2015) autorise le gouvernement à prendre une ordonnance (en cours de préparation) pour faire sauter l’obligation d’avoir l’accord du récepteur avant de lui envoyer une facture électronique, conforme à des règles précises définies par décret (lui aussi en cours de préparation).

L’enjeu majeur dans la facture électronique, c’est le déploiement. Quelques factures électronique noyées dans une masse de papier ne pourront jamais générer de ROI ou apporter de bénéfices pratiques (Effectuer votre calcul de ROI sur vos données). Par contre, largement déployée à l’ensemble des clients demandeurs, voir poussée de manière pro-active, la facture électronique est une source de gain significative. Des économies d’abord, des gains de productivité surtout et une visibilité accrue dans les interactions avec les clients (retours d’informations sur les paiements, les litiges…).

Le choix de l’opérateur de facture électronique : l’essentiel pour réussir le projet

Beaucoup d’acteurs parlent de facture électronique. Cependant, la facture électronique ce n’est pas simplement externaliser l’envoi du courrier ou émettre un PDF par e-mail. Les acteurs opérationnels avec Chorus ou l’UGAP ne sont pas si nombreux. S’appuyer sur leur connaissance du sujet et leur expérience de la mise en oeuvre est un atout important pour la réussite du projet. Surtout qu’en général ils sont (re)connus des interlocuteurs côté Chorus ou UGAP, ce qui aide à réussit.

Comme toujours, le plus important n’est pas de lancer le projet ni d’émettre des PDF en vrac… le plus important est d’émettre des factures recevables par le destinataire qui va les payer.

 

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Source:qweeby