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Aoû

Le PDF: ami ou énemi de la dématérialisation ?

Représentation électronique du papier, le PDF apparaît comme le meilleur outil pour dématérialiser. Est-ce réellement le cas ?

Le PDF présente de nombreux avantages. Il fige le document dans une forme conforme à la présentation souhaitée et le rend accessible, durablement, sans problèmes de compatibilité d’outils (ordinateur, smartphone ou tablette) ou de plateforme (PC ou mac) ou de navigateur web. Le document circule et s’échange avec simplicité. Bref, le PDF remplace le papier et constitue une forme de dématérialisation.

Pourtant le PDF présente des défauts qui peuvent rendre son utilisation dans une logique de dématérialisation inadaptée.

Le premier défaut du PDF est d’être un appel à l’impression. Sa proximité avec le format papier incite beaucoup d’utilisateurs à déclencher l’impression pour avoir le document « en vrai ». Cela génère au final plus de coûts que d’économies. Dans certains cas cela introduit surtout un risque de rupture de forme. Par exemple, une facture émise PDF (art. 289-VII 1 ou 2 du CGI) ne doit normalement pas être rematérialisée… or le premier réflexe du récepteur d’un tel document, surtout lorsqu’il est reçu par email, est de l’imprimer et donc de se mettre en contravention avec les dispositions fiscales.

Deuxième défaut du PDF, il fige les données dans une image. Or dans certains cas les données sont plus importantes que la forme. Les enfermer dans une « image » complique leur exploitation là où la dématérialisation devrait la simplifier et la faciliter en limitant les ressaisies ou les risques d’erreurs. Par exemple, le récepteur d’une facture PDF doit traiter les données comme si il avait reçu un document papier… Quel est son bénéfice ? Coupler le PDF à un outil de facture électronique permet au récepteur d’avoir directement les données, sans avoir à les ressaisir.

Troisième défaut du PDF, il est un faux ami de la sécurité. Beaucoup d’utilisateurs pensent que le PDF est figé et que le document est sécurisé. Cela n’est pas le cas car il est facile de modifier un document PDF. Et il est aussi facile de générer un faux document PDF, avec tous les attributs de l’original… La signature numérique du PDF est la solution toute indiquée puisqu’elle va permettre de garantir à minima l’intégrité (absence de modification du contenu) et l’origine (l’auteur) du document.

Le PDF n’est finalement pas toujours le meilleur allié de la dématérialisation. Son utilisation suppose une analyse préalable et, surtout, le recours à une sécurisation par signature numérique.

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