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21
Sep

Facture électronique : émettre ou transmettre ?

Comme une facture papier, une facture électronique ne sera payée que si elle est reçue par son destinataire

La dématérialisation fiscale des factures clients doit respecter des règles. Mais à trop se focaliser sur ces règles, on oublie l’essentiel : assurer la transmission de la facture

Tout le monde parle de la facture électronique. Entre la pression de l’Etat pour recevoir des factures électroniques de ses fournisseurs et l’opportunité de réduction des coûts que permet la dématérialisation fiscale des factures, c’est LE sujet sur lequel il faut se positionner.

Hélas, cette tentation conduit de nombreux intervenants à se positionner sur le sujet Facture Electronique avec un angle d’attaque erroné. Venant du papier ou de l’édition logicielle traditionnelle, ils oublient que l’enjeu clé dans la facture électronique n’est pas juste la capacité à émettre des factures conformes (c’est à dire signées numériquement et conservées de manière pérenne et inaltérable), mais la capacité à assurer la transmission efficace et interopérable de ces factures.
Les factures papier sont transmises par la poste ; les factures électroniques ne bénéficient pas du même service

Les factures papier sont confiées à la Poste qui assure une transmission interopérable et fiable. Les factures électronique ne bénéficient pas de ce traitement. Croire que l’envoi par e-mail va suffire est une erreur. Il suffira en partie, mais de nombreuses transmissions doivent passer par des solutions autres. Pour plusieurs raisons :

– pour disposer de fiabilité. L’envoi d’un e-mail n’apporte aucune fiabilité sur la bonne fin de la transmission : la seule certitude avec un e-mail est qu’il a été envoyé, jamais qu’il a été reçu. Des outils de traçabilité autres sont donc nécessaires.

– pour disposer d’une traçabilité que l’envoi e-mail n’assure pas. Comment savoir avec certitude que l’e-mail est arrivé au bon destinataire dans les délais ? Comment assurer un suivi fiable dans la masse des factures émises ?

– pour répondre aux demandes de clients qui ont des outils spécifiques qui ne peuvent se satisfaire d’une envoi e-mail : plateformes de réception, portail, EDI…

– pour faciliter la gestion : combiner de nombreuses formes d’envoi (portail, e-mail…) complique la vie de l’ADV. La gestion du changement s’annonce alors complexe et s’accompagne de réticences face à la Facture Electronique.

Se focaliser sur la conformité des factures électroniques émises est une erreur. Oui, cela est important, mais le plus important est leur transmission par les bonnes voies aux différents destinataires. Et cela, ni la signature ni l’archivage ne le réalisent. Seule une solution adaptée, interopérable et disposant des connexions avec les donneurs d’ordres ou les plateformes de dématérialisation l’assure avec efficacité et fiabilité.

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