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07
Jui

Les véritables bénéfices de la Facture Electronique

Les véritables bénéfices de la Facture Electronique ne sont pas ceux qu’on pense

Pour beaucoup la facture électronique se résume à l’envoi par e-mail d’un PDF (signé ou pas). Cette approche recèle de bénéfices évidents pour ceux qui en parlent mais que les entreprises en pratique ne voient pas. Résultat, un déploiement lent et insignifiant malgré les incantations de nombreux opérateurs qui veulent juste remplacer le papier par du PDF ou vendre de l’archivage numérique.

Bien sur la facture électronique coûte moins cher qu’une facture papier et va beaucoup plus vite qu’un courrier postal. Mais quels sont les autres bénéfices d’un PDF reçu par e-mail ? Surtout pour le récepteur ? Aucun ; si ce n’est de la complexité à le gérer.

Comme toute innovation de rupture, les véritables bénéfices de la facture électronique sont ailleurs. Ils apparaissent à l’usage. Les entreprises qui s’y sont mises les connaissent bien ; et elles savent que le PDF par e-mail ne leur aurait pas apportés ces avantages.

Ces bénéfices pratiques réels sont :

L’intégration des données : une facture émise PDF peut arriver chez le récepteur sous forme de données prête à intégrer dans ses outils. Comme l’EDI en beaucoup plus simple. Pas besoin de ressaisir les données, gains de temps et pas de risque d’erreur ou de perte d’informations. Ce n’est pas de la science-fiction : Qweeby convertit chaque jour plus de 80 000 PDF générés par 350 émetteurs avec leur outils de facturation, en flux structurés majoritairement en détail de ligne. On envoie un PDF et le client reçoit un flux de données directement dans ses outils… (et il ne faut pas un projet de 6 mois pour y arriver : quelques jours suffisent pour être opérationnel.
L’ubiquité : une facture électronique dépasse le simple e-mail qui sert à la notifier. Elle existe en autant d’exemplaires que l’on fait de copies du PDF (d’où l’intérêt de le signer…). Pas besoin de photocopier, de scanner… le fichier électronique circule avec la fluidité et la vitesse d’un document électronique. Les processus de traitement côté émetteur et récepteur sont fortement facilités. Quelques secondes suffisent pour retrouver une facture et demander une action ou un avis à un collègue même à l’autre bout du monde…
La traçabilité : les flux électronique se tracent. Contrairement à un courrier qui se perd, on peut voir qu’un facture électronique n’est pas arrivée et agir rapidement sans attendre que le délai de paiement soit dépassé. Cette traçabilité fournit au passage des informations intéressantes sur le comportement des clients, afin d’optimiser les processus, automatiser de nombreuses opérations de suivi ou de rappel, et surtout fiabiliser la gestion du poste client.

Ces bénéfices justifient la modeste conduite du changement que peut requérir le passage à la facture électronique. Il s’agit d’une révolution en profondeur qui présage une rupture marquée dans la face financière de la relation client-fournisseur. Supprimer le papier libère les données qu’il véhiculait et ouvre de multiples opportunités. Nous les aborderons en détail lors de notre web conférence du 16 juin prochain.

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