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Jui

Du devis à la relance client, le zéro papier réduit les délais de paiement

Les entreprises hésitent encore à dématérialiser devis, factures et moyens de paiement. Celles qui l’ont fait y trouvent pourtant de vrais avantages.

Ce n’est pas une pub pour des délais rapides de livraison. Quarante-huit heures chrono, c’est le délais de paiement normal de la start-up Cardroid, spécialisée dans la réparation de pièces automobiles électroniques. Elle a réussi ce tour de force grâce au paiement en ligne de ses clients professionnels. Le principe est simple : à chaque facture envoyée, un lien est transmis au client, qui n’a plus qu’à cliquer pour payer avec un code unique. « Ce système a réduit mes délais de paiement d’une dizaine de jours », assure Christelle Kern, fondatrice de Cardroid.

Pour s’affranchir du papier et accéder à la dématérialisation, des solutions clefs en main sont aujourd’hui accessibles dans le cloud à toutes les entreprises. L’objectif : faciliter l’émission de devis et de factures, et diminuer les délais de paiement. Que ce soit sur le terrain ou au sein de l’entreprise, la plupart de ces logiciels de gestion permettent la consultation des données à tout moment, sur tout type de support (ordinateur, tablette, mobile). « L’un des principaux avantages de la dématérialisation reste de fonctionner en mode cloud », souligne Delphine Favory, directrice générale de l’ERP en ligne INCWO. L’entreprise n’acquitte plus de licences à payer d’avance, mais signe pour un abonnement mensuel en fonction d’un nombre d’utilisateurs. Et elle bénéficie ainsi sur n’importe quel support et à tout moment des versions les plus à jour du logiciel. « Surtout, cela permet à un commercial ou à un technicien sur le terrain équipé d’une tablette d’établir un devis ou un bon d’intervention en ligne. » Ces données peuvent même être traitées par l’entreprise en temps réel, par exemple pour planifier une intervention chez le client.
Des conditions à respecter

L’autre avantage de la dématérialisation est la traçabilité des factures numériques. Si elle a vocation à s’imposer dans les marchés publics d’ici à 2017, dans le cadre du choc de simplification, la numérisation des factures peine encore dans le privé. « Pourtant, l’envoi d’une facture papier est coûteux et chronophage, assure Delphine Favory. Vingt minutes, entre l’édition, l’impression, la mise sous pli et l’envoi définitif. » Qui dit factures dématérialisées dit possible traçabilité. A condition que les retours d’information soient analysés. « Beaucoup se contentent de l’envoi de PDF, ce qui rend impossible la traçabilité du document, estime Eric Wanscoor, président-fondateur de la société Qweeby, spécialisée dans le traitement de flux des factures numériques. Quand on analyse les flux, via des fichiers xml, par exemple, il est possible de savoir quand un client a ouvert le fichier et s’il l’a archivé. » Un système qui optimise les relances, les rend plus pertinentes et contribue, là encore, à la réduction des délais de paiement. « Cela limite les retards », nuance le fondateur de Qweeby.
Surtout, Eric Wanscoor tient à relativiser le gain dû à la dématérialisation, qui ne fonctionne qu’à certaines conditions« Beaucoup d’acteurs avancent que la facture numérique coûte 1 euro de moins que son pendant papier. Mais pour être rentable, la dématérialisation doit concerner, au minimum, 40 % de son portefeuille clients. » Une adhésion de la clientèle qui subordonne la réussite de l’entreprise au passage ou non au tout-numérique. Un défi que tente de relever la start-up Cardroid depuis sa création en 2014. « Nous travaillons avec des garagistes et des concessionnaires encore très ancrés dans le papier, concède Christelle Kern. Aujourd’hui, 40 % de notre clientèle n’est pas encore connectée (absence de messagerie électronique notamment), ce qui engendre une adaptation de notre part et donc des coûts supplémentaires. »

source: Camille Boulate, Les Echos

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source: Qweeby