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Jui

Les 3 questions incontournables dans le BtB

Plusieurs milliards de factures circulent tous les ans entre les entreprises. Suffisamment pour alimenter des convoitises autour de la facture électronique. De nombreux acteurs, experts dans la reprographie, le courrier industriel, la signature électronique, la GED ou l’archivage… accourent et mettent en avant leur expertise pour la dématérialisation des factures clients. Oui, mais est-ce la bonne expertise pour réussir votre projet si vous êtes dans le B2B ?

Bien comprendre ce qu’est la dématérialisation fiscale des factures clients

Dématérialiser ses factures, c’est éliminer la forme matérielle « papier ». Cela peut paraître simple, mais il faut se conformer aux règles définies par des textes fiscaux et légaux. Faute de quoi la facture électronique ne sera pas recevable aux yeux du fisc et sa prise en compte dans les charges ou les recettes ou le décompte de TVA sera mise en cause. Il est donc nécessaire de se conformer aux impératifs réglementaires définis par l’article 289-VII du Code Général des Impôts (et ses modalités d’application détaillées dans le BOFiP du 18 octobre 2013) tels que la signature électronique de la facture PDF, et sa conservation intègre et pérenne.

Pour autant, même sous forme dématérialisée, la facture a vocation a être transmise au client concerné pour qu’il la paie. En effet, une facture est un document qui fait référence à une transaction économique et dont la finalité est de déclencher un paiement. Aussi parfaits que puissent être les modalités mises en oeuvre pour se conformer aux aspects légaux, si la solution adoptée ne répond pas aux attentes des clients qui doivent recevoir et payer la facture… on va au devant d’un réel problème.


Question 1 : comprendre les attentes de clients pour adopter la solution de facture électronique capable d’y répondre

Dans les échanges entre entreprises il est fréquent que les récepteurs soient dotés d’outils pour traiter les factures de leurs fournisseurs. Ces outils, qui vont de l’EDI à la numérisation des factures papier, imposent des règles à la réception de factures dématérialisées fiscalement. Aussi parfaite que soit la facture électronique émise, si elle ne se conforme pas à ces règles, le client refusera la réception de cette facture et demandera son envoi papier. Est-ce là l’objectif recherché ?

La réussite du projet de dématérialisation passe donc par la compréhension des attentes et des exigences des clients afin de choisir une solution capable d’y répondre. Les solutions concernées sont généralement conformes aux obligations réglementaires ; par contre la plupart des solutions conformes aux seules obligations réglementaires ne savent pas répondre aux attentes des clients récepteurs. Opter pour ces solutions permet à coup sur d’avoir des factures conformes… mais dont aucun client ne voudra.

Se préoccuper de la conformité fiscale est bien. Se préoccuper de la compétence avérée de l’opérateur à router les factures aux clients est indispensable dans le B2B.


Question 2 : identifier les points clés du business case pour sécuriser son retour sur investissement

Il est simple lorsqu’on travaille avec les clients grand public de leur imposer la facture électronique. Cela l’est moins dans le B2B où les clients regardent et négocient les conditions générales de vente, et ou les rapports de force peuvent parfois être à l’avantage des conditions générales d’achat.

Pour que le projet de dématérialisation des factures clients soit une réussite il faut donc anticiper le déploiement et ne pas limiter son approche à la réduction des coûts de facturation. De nombreux autres leviers sont à explorer pour la construction du business case. Généralement ces leviers qualitatifs contribuent à l’adoption interne (par les équipes) et externe (par les clients).

Ces bénéfices indirects et/ou qualitatifs peuvent concerner la fiabilité et la rapidité de la transmission, le confort des utilisateurs des deux côté (client / fournisseur), des fonctionnalités apportées par la forme immatérielle… Toutes les factures électroniques ne se valent pas, certaines ont plus de fonctionnalités que d’autres. Le prix n’est pas forcément le même… mais dans tous les cas l’économie sera au rendez-vous.

Il peut valoir mieux une économie légèrement moindre faite sur un volume important de factures dématérialisées grâce à un taux d’adoption élevé, plutôt qu’une économie énorme qui se cantonne à quelques factures faute d’adhésion des clients à l’approche.


Question 3 : définir l’articulation de la dématérialisation des factures avec la stratégie de l’entreprise pour en faire un réel avantage concurrentiel

Dématérialiser ses factures client pour remplacer les factures papier par des factures électronique est une occasion d’améliorer la relation client. Il n’est pas certain que l’envoi au fil de l’eau de factures PDF par e-mail à un destinataire unique ou le dépôt de factures PDF en poste restante sur un extranet soit bien vécu par le client. Il y verra, avec raison, une économie faite sur son dos par son fournisseurs. Valeur ajoutée pour lui client : 0 ; mécontentement assuré et taux d’adoption ridicule… sauf à l’imposer. Il y a mieux comme approche de la relation client…

A l’inverse il est possible de voir l’opération de dématérialisation comme une opportunité d’améliorer la relation client. Il suffit d’examiner les bénéfices que l’on peut apporter au client en passant à la facture électronique, bénéfices qui seront intégrés dans une relation de qualité et positive. Ces bénéfices sont nombreux : accès direct aux factures, états de synthèses, informations exploitables permettant l’intégration directe des factures dans les outils du récepteur, fonctionnalités de gestion des factures reçues…

Le choix d’une solution ouverte et interopérable est indéniablement un point clé. Ce choix permet au client de grouper ses factures fournisseurs, voir de les centraliser dans une solution choisie par lui.

Le fournisseur peut ne voir aucun intérêt à ces détails… mais les clients apprécieront et le taux d’adoption sera à la hauteur des espérances.

source: qweeby

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