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Jui

4 bonnes pratiques pour faire respecter son délai de paiement.

Faire respecter par ses clients le délai de paiement de ses factures est possible. Des bonnes pratiques existent et permettent d’atteindre un bon résultat. Par contre, elles sont lourdes à mettre en oeuvre au quotidien. Qweeby permet de les mettre en oeuvre facilement afin d’augmenter la part des factures clients payées à échéance.


S’assurer que la facture est prise en compte

Envoyer la facture ne signifie pas que le client va la recevoir et l’accepter. Une facture non reçue est inconnue du client ; elle ne sera pas payée à échéance une fois le délai de paiement épuisé. Certains peuvent appeler pour s’inquiéter de l’absence d’une facture attendue ; cela est plutôt rare. Il est également possible que les processus du client conduisent à la perte de la facture ou à sa mise de côté sans que cette perte soit connue ou identifiée. Le paiement de la facture est alors compromis.

De même qu’une facture reçue n’est pas pour autant validée et mise en « bon à payer ». Il peut y avoir de nombreuses raisons qui incitent un client à refuser ou retarder le paiement d’une facture : problème sur la prestation, contestation du fait déclencheur, désaccord sur le prix, déception à l’égard de son fournisseur, problème technique…

La première bonne pratique est de s’assurer que le client a reçu la facture.

La deuxième bonne pratique est de s’assurer que le client accepte et valide la facture.
Rappeler les échéances au client

Les clients ont beaucoup de fournisseurs et reçoivent des factures tous les jours. Tous ne sont pas équipés d’outils pour gérer la validation des factures dans les délais et assurer les paiements de chacune à échéance. Il est compréhensible que certaines échéances soient dépassées. Cela ne relève pas forcément d’une forme de malveillance de la part du client ; plus un oubli ou une conséquence du temps qui passe si vite. Se rappeler au bon souvenir du client à l’orée de l’échéance, juste à temps, favorise le respect de celle-ci. A défaut de déclencher le paiement cela peut permettre d’avoir une information sur quand celui-ci aura lieu ; ce qui est en soit une information importante et utile.

La troisième bonne pratique est de rappeler au client les échéances juste à leur approche.
Indiquer la fin du délai de paiement

Tant que le délai de paiement n’est pas épuisé, le client n’est pas en tort. Une fois le délai épuisé, le client est en tort, quelle qu’en soit la cause. Même de bonne foi, le client peut ne pas avoir conscience ou connaissance de l’épuisement du délai. Cela peut être le fait d’un oubli ou de son mode de gestion. Le rappeler à l’ordre gentiment in extremis suffit souvent pour obtenir un paiement rapide. On peut confirmer ce rappel par un second plus agressif, indiquant que le recouvrement va commencer dès maintenant (le lendemain de l’échéance).

La quatrième bonne pratique est d’indiquer au client que le délai de paiement de la facture est épuisé et qu’à partir de cet instant il est en tort, il est pris en défaut de ne pas respecter ses engagements.
Qweeby systématise ces bonnes pratiques pour sécuriser les paiements à échéance

Appliquer ces 4 bonnes pratiques est difficile car chronophage. Parfois cela fait peur et met mal à l’aise les collaborateurs qui n’osent le faire systématiquement.

Peu le font, même si tous ceux qui pratiquent ces 4 bonnes pratiques confirment leur efficacité. Pourtant, lorsqu’on les compare aux coûts et à la lourdeur des pratiques de recouvrement une fois le défaut de paiement constaté… le calcul est vite fait. A tort, ou à raison, beaucoup préfèrent s’en remettre au paiement spontané du client, même en sachant que la spontanéité n’est pas une règle systématique.

Le service Qweeby intègre ces bonnes pratiques et permet de les combiner sous forme de plans d’action par groupes de clients. Ces plans d’actions systématisent ces 4 bonnes pratiques sans consommer de temps ou d’énergie. Pour les clients réguliers, cela peut prendre la forme d’un service léger de rappel des échéances imminentes. Pour les clients plus coutumiers des retards, les rappels peuvent être plus pressants et nombreux, contribuant à doper la spontanéité des paiements à échéance sans pour autant dégrader la qualité de la relation.

source: Qweeby

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