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30
Avr

Dématérialisation, faux bénéfices et vrais arguments

La dématérialisation peine à se diffuser malgré ses bénéfices évidents poussés par une armée d’experts et de technophiles. Leurs arguments sont forts mais n’emportent pas l’adhésion généralisée. Et si on prenait le temps de regarder tout ce que la dématérialisation autorise que le papier ne permettait pas ?

Beaucoup d’entreprises dématérialisent : elles remplacent le papier par des PDF images dans des processus figés dans des décennies de papier. La bascule vers la véritable dématérialisation peine à se déployer malgré les offensives intenses des consultants, intégrateurs, éditeurs et autorités.

Un saut technologique au ROI significatif… est-ce si évident ?

La suppression du coûteux papier et de ses contraintes réduit les coûts. Une évidence indiscutable. Tous les acteurs du monde de la dématérialisation le clament, l’affirment et le démontrent. La logique est évidente, le calcul est simple et le résultat est clair.

Pour l’utilisateur lambda l’intérêt de quitter le papier est plus mitigé. Cela annonce des changements pas forcément faciles à gérer et une prise de risque pour un bénéfice à confirmer. Peu franchissent le Rubicon et décident d’abandonner ce bon papier qui nous accompagne depuis si longtemps.

Face à la dématérialisation les entreprises sont comme les enfants qui spontanément préfèrent garder les petites roulettes à leur vélo… et qui sont si heureux une fois qu’ils ont appris à rouler sans.

Un saut qualitatif indiscutable, à condition de bien faire les choses

Retournons les termes de l’équation. Passons de la dématérialisation comme simple suppression du papier à la dématérialisation comme solution aux problèmes courants des organisations.

Un problème usuel est le besoin d’accéder à un même document à plusieurs, ou en plusieurs endroits. Voir les deux. Le papier ne sait pas faire : il faut dupliquer le document. Et encore, chacun est dans son coin alors que tous aimeraient partager leurs commentaires, remarques ou actions… et avoir toujours la version à jour du document. La dématérialisation autorise ici ce que le papier ne permet pas,

Autre problème courant : l’égarement d’un document mal rangé ou plutôt qui est là où on ne le cherche pas ou pas là où on va le chercher. Le document dématérialisé s’indexe facilement et permet même des recherches full texte. Il se retrouve facilement même dans une montagne d’informations. On peut même savoir qui est le petit malin qui l’a mal rangé et quand.

Autre problématique, le temps et l’énergie passés à saisir des informations, les ressaisir, les contrôler et ressaisir encore. Des flux dématérialisés (des vrais, pas des images PDF inertes) sont des données exploitables en eux-mêmes : leur saisie et tous les types de contrôles souhaitables sont automatisables.

Un exemple : les impacts de la dématérialisation sur la gestion du poste client

Les entreprises qui ont franchi le pas de la facture électronique hésiteraient certainement à revenir en arrière. La dématérialisation de leurs factures client leur a permis de régler de nombreux problèmes que le papier laissait insolubles. Et cela au-delà du simple gain permis par le changement d’unité de temps : le déplacement du papier se compte en heures ou jours, celui du flux immatériel en secondes.

La priorité de l’entreprise qui émet une facture est de se faire payer dans les meilleurs délais et sans devoir s’épuiser à harceler son client. Cet objectif suppose de s’assurer que le client payeur a bien reçu la facture qu’on souhaite qu’il paye et aussi qu’il pense à procéder au règlement à l’échéance.

Sauf à recourir à l’envoi de recommandés, la bonne réception d’un courrier est une hypothèse. Les flux dématérialisés apportent, eux, une traçabilité détaillée qui répond à cette question. Cela est renforcé lorsque la transmission dématérialisée recourt à des protocoles techniques incluant une garantie de remise par acquittement technique. On envoie des factures papier… et on suit en temps réel la réception des factures électroniques, avec la possibilité de renvoyer si on constate une non-réception.

Par ailleurs, il est délicat pour la facture papier non payée de se mettre en plein milieu du bureau du client le jour de son échéance. Le flux électronique peut lui se rappeler à son bon souvenir et aider à prévenir les oublis. Surtout que la facture électronique peut s’intégrer directement dans les outils du récepteur : il ne risque alors pas de la laisser sur le côté et de l’oublier.

Qui se lance dans la dématérialisation spontanément pour saisir l’opportunité technique ? Personne… Par contre toutes les organisations ont de nombreux problèmes que le papier ne permet pas de résoudre. Dans la plupart des cas, le recours à la dématérialisation est l’opportunité soit de faire des choses qu’on ne pouvait pas faire, soit de simplifier ces choses. La facture électronique en est un bon exemple car elle contribue à sécuriser la gestion du poste client.

source: qweeby

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