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01
Mar

La facture n’est pas un simple courrier

Il est usuel d’envoyer les factures par courrier; de nombreux prestataires proposent donc de procéder à la dématérialisation fiscale des factures comme on dématérialise de simples courriers. Pour autant, et par essence, la facture n’est pas un courrier comme les autres. Sa dématérialisation fiscale diffère donc de la dématérialisation de simples courriers et requiert une approche spécifique; surtout dans le B2B.


Les factures papier sont transmises par courrier postal, on peut remplacer les courriers postaux par des PDF envoyés par e-mail, la facture peut donc se remplacer par l’envoi d’un PDF par e-mail. La logique est belle et imparable en apparence. Elle est cependant totalement erronée car la facture, dans le B2B surtout, n’est pas un courrier comme les autres. A ce titre, elle requiert un traitement spécifique qui prendra en compte ses particularités.
Les 4 différences qui font de la facture un document autre qu’un banal courrier

Une facture se distingue d’un courrier par plusieurs différences majeures. La première est que la facture concentre des dimensions qu’un simple courrier ne concentre pas. Une facture possède une dimension fiscale : elle doit donc se conformer à des dispositions réglementaires précises. A la dimension fiscale s’ajoute la dimension comptable et financière : autant la plupart des courriers sont classés dans un dossier réel ou dans un dossier « vertical », autant la facture est, elle, liée à une relation client et à des opérations administratives. A ce titre elle donne lieu à des manipulations diverses et doit être conservée avec fiabilité par son destinataire.

L’intégration de la facture à un traitement administratif est une autre différence. La facture n’est pas un document qui s’appréhende de manière isolée comme la plupart des courriers. La facture provient du système d’information de l’émetteur et doit s’intégrer dans les outils du récepteur, en lien avec la transaction concernée. Reproduire une facture papier avec un simple PDF par email revient à passer à côté des bénéfices réels de la dématérialisation

Autre différence, contrairement à de nombreux courriers sans grande importance, la facture B2B doit impérativement arriver à son destinataire qui en déclenchera le paiement. Cela concerne l’acheminement en général, et en particulier la distribution finale au destinataire payeur. Le courrier postal a l’avantage immense d’arriver à son destinataire à presque tous les coups. L’e-mail est loin d’avoir la même fiabilité… Et même lorsqu’il passe les nombreuses barrières, la confusion avec un message publicitaire ou un spam peut, d’un clic, rendre la performance caduque. Accessoirement, un courrier papier qui arrive à un mauvais destinataire est facilement remis dans le circuit de traitement ; c’est moins facile dans le cas d’un e-mail… Qu’une publicité ne soit pas vue est sans gravité, qu’une facture parte dans la corbeille ou stagne dans les indésirables est plus délicat.

Enfin, la facture est un composant essentiel de la relation commerciale. A ce titre et au-delà de son contenu, elle véhicule un message qualitatif de la part de l’émetteur à l’intention de son client. Qui envoie ses factures papier comme un envoi publicitaire en masse que les clients recevront comme une vulgaire publicité ?
Différencier la dématérialisation fiscale des factures de la dématérialisation de courriers

Un service de dématérialisation fiscale de factures clients est fondamentalement différent d’un service d’envoi d’e-mails en masse. Au-delà de la conformité aux dispositions réglementaires, un service de dématérialisation fiscale de factures clients va apporter de la valeur via quatre prestations clés.

La première est la fiabilité de la transmission. Un opérateur de dématérialisation fiscale de factures clients met en œuvre les moyens requis pour assurer la traçabilité totale de la transmission et sa bonne fin. L’opérateur ne se limite ainsi pas au seul envoi. Le risque existe toujours que la facture n’atteigne pas son destinataire, cependant l’opérateur réduit ce risque via des protocoles et solutions adaptées. Par exemple, un opérateur sérieux n’enverra pas la facture en « no-reply » mais fera en sorte de pouvoir recevoir toutes les réponses manuelles, automatiques et techniques (bounces) liées à son envoi.

Une deuxième prestation clé pour la dématérialisation fiscale  des factures clients est de proposer des interconnexions avec les plateformes de dématérialisation et les opérateurs positionnés en réception. Les factures sont routées à leurs destinataires via les outils qu’ils ont choisi et la dématérialisation en émission s’articule parfaitement avec la dématérialisation en réception des factures fournisseurs. Le confort et l’intérêt pour le récepteur sont accrus et incomparables avec l’envoi d’un PDF par e-mail qui a tout lieu de s’égarer entre son récepteur et les outils de traitement…

Troisième prestation importante : la donnée. Dans le B2B c’est la seule chose qui intéresse réellement le récepteur. Or l’émetteur ne connait pas forcément les attentes de tous ses clients. L’opérateur apporte sa connaissance des formats pour assurer la conversion des factures émises dans les formats requis par le client récepteur. L’émetteur émet ses factures selon ses outils, et ses clients reçoivent les flux de données exploitables qu’ils attendent. L’intégration des données ainsi permise est le bénéfice majeur de dématérialisation car elle réduit les manipulations, les coûts et les temps de traitement. Elle contribue également à fiabiliser les processus en réduisant les risques d’erreurs de saisie.

Enfin, le prestataire de dématérialisation fiscale des factures va assurer l’accès au document dans la durée. Le récepteur peut, pour différentes raisons, souhaiter recevoir un double ou un duplicata de sa facture. En mode papier, les renvois de factures ou duplicatas sont coûteux et contraignants ; il en est de même en mode PDF. Le service de dématérialisation pourra palier à cela en assurant la disponibilité sécurisée des factures via un service de consultation en ligne, couplé idéalement à de l’archivage probatoire.

La facture électronique B2B se prête mal à l’envoi PDF par e-mail tout comme la facture papier B2B se prête mal au courrier industriel pour de nombreuses raisons : nombre de pages important, enjeux économiques importants, volonté de contrôler la relation client avec des comptes importants, besoin de réactivité, manque de fiabilité des envois postaux en tarif trop économique, impact néfaste sur l’image client d’envois assimilés à des publicités…
Recourir à l’envoi PDF par e-mail « en masse » pour des factures B2B est la meilleure solution pour inciter les clients à refuser et, surtout, se préparer à de nombreuses déconvenues et pertes de temps. Chercher l’économie en oubliant la fiabilité et l’adhésion des clients est finalement une mauvaise économie. Le choix de la bonne solution de dématérialisation fiscale des factures conditionne la réussite effective du projet et le ROI qui en sera obtenu.
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