Témoignages clients
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Témoignages clients

aparteam qweeby volmas’ouvre à la facture électronique


Afin d’accélérer le traitement des factures clients et de réduire les coûts liés à l’émission et les relances des factures, les impressions, les papiers, les affranchissements, VOLMA spécialiste des panneaux de portes s’est dirigé vers la facture électronique.


VOLMA en quelques chiffres
- Activité : conception et fabrication de panneaux de portes

- Date de création : 1991


- Effectif : 200 personnes


- Effectif ADV : 15

- CA : 20 millions d’euros

- ERP : Divalto


VOLMA s’associe à Qweeby, opérateur facture électronique pour dématérialiser ses factures clients. Depuis 1991, VOLMA conçoit, fabrique et commercialise des panneaux de porte et des verres décoratifs sur le territoire national et en Angleterre ses produits auprès des grossistes. En septembre 2012, VOLMA s’engage dans la dématérialisation de ses factures clients.


VOLMA a choisi le logiciel Qweeby pour dématérialiser ses factures clients en avec l’abonnement mensuel « ON DEMAND » qui lui permet d’émettre ses factures pour un coût unitaire de 0,19€ par factures quel que soit le nombre de pages. En 2 mois une quarantaine de clients ont accepté de recevoir des factures électroniques. C’est ainsi qu’en janvier 2013, VOLMA a envoyé près de 300 factures électroniques. Tous ses clients sont concernés par la facture électronique qu’ils aient un système d’informations ou non.


« Nous cherchions un prestataire dont la solution était simple à mettre en place et un partenaire à l’écoute »

L’entreprise VOLMA a mis en place une solution de dématérialisation complète, prenant en charge l’import dynamique vers Qweeby de leur base client acceptant la facture électronique, la transmission et l’archivage.

Les factures crées à partir de l’outil de gestion commercial Divalto sont déposées dans la boîte d’envoi de Qweeby.Afin de leur conférer la valeur fiscale, Qweeby offre un outil intégré de signature électronique des factures. L’option signature en lot renforce l’ergonomie de l’outil : en un clic les opérateurs apposent à l’ensemble des factures une signature avec le certificat d’authenticité choisi par VOLMA. Après cette opération, le logiciel Qweeby détecte les destinataires des factures, les informations (fournisseur, date de paiement, montants...) et les transmet en PDF signé ainsi qu’aux formats spécifiés par les récepteurs. Le double électronique signé est déposé automatiquement dans un coffre-fort électronique LEARCH, Tiers Archiveur de confiance, certifié PSF / ISO 27001

Solution de dématérialisation

- Forfait ON DEMAND 1 an : 0.19€/factures


- Archivage probatoire : LEARCH

- Import automatique base client

- Signature Pades en lot


- Coût de mise en œuvre : gratuit

 

« Nos objectifs : réduire les coûts, accélérer et fiabiliser le traitement des factures clients »

C’est à la suite de la lecture d’un article de presse présentant les avantages de la dématérialisation des factures clients qu’est né le projet de Volma. Les motivations de l’entreprise sont d’accélérer le traitement des factures clients, de limiter voir de supprimer les tâches administratives telles que la mise sous plis des factures, les relances des factures...Les attentes de VOLMA portent également sur la réduction des coûts notamment le papier, les impressions et surtout les coûts d’affranchissement.

« Une partie de nos clients a vite adhéré à la solution. Actuellement, nous dématérialisons nos factures à destination de 40 clients. Pour le reste il faut leur rappeler les avantages »

Les équipes VOLMA ont été préparées à l’envoi de facture électronique en leur fournissant des explications sur les avantages de la solution Qweeby : conservation de la méthode de création des factures sur Divolta, rapidité de traitement des envois, traçabilité des factures émises, suppression du classement et de l’archivage papier des factures émises via Qweeby.

Les conseils de M. SAGNIER pour une dématérialisation des factures clients réussies

« Aucune hésitation à avoir surtout avec la solution Qweeby qui est très simple à mettre en œuvre. Il n’y a que des avantages à dématérialiser ses factures clients.
Communiquer les bénéfices de la réception des factures électroniques à nos clients est très important pour maximiser les retombées de ce projet. Pour cela, nous avons pu nous appuyer sur le kit de déploiement de la facture électronique, fourni par Qweeby. »

M. SAGNIER, responsable informatique chez VOLMA

 

source: qweeby

 

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