Tutoriels clients
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Section MES PARTENAIRES

Ajouter des tiers

Mes tiers(Planche réalisée par Jean Rémy C. groupe EXCO)

Liste des FOURNISSEURS de l'entreprise
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Principe de base:

  • Seul le FOURNISSEUR peut faire une demande de partage des données entre vos deux entités
  • Vous ne pouvez ajouter vos fournisseurs dans la liste existante

Quel critère ai je pour le retrouver?

  • Vous disposer de sa raison sociale
  • Son numéro de TVA intra communautaire
  • De son SIRET, si le fournisseur l'a renseigné (ce n'est pas un champs obligatoire)
  • Les autres clefs d'identification monde (D.U.N, GLN )
  • La date à laquelle il à crée son compte sur la plateforme
  • Son statut (actif ou non )

Attention: il n y a pas de classement par ordre alphabétique, car c'est une base client MONDE et le système travail par occurence, il faut au moins moins 3 caractères pour rechercher la société

Qui sont mes contacts?

  • En cliquant sur le "plus" à gauche de la raison sociale, je fais apparaitre un zoom
  • Avec le ou les NOMS de mes contacts
  • Leur(s) prénom
  • L'adresse mail qui est valable et validé par le système (constamment)
  • Son statut (actif ou non )
  • Sa date d'enregistrement sur la plateforme

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Liste des CLIENTS de l'entreprise

aparteam plateforme partenaire clientsComment créer un partenaire?

3 modes existent, 2 en standard et un payant

  • L'ajout manuel et unitaire du client
  • L'ajout en masse manuel
  • L'ajout dynamique par l'emetteur via un serveur FTP (payant et extrement rigoureux pour le client)

Principe de base:

  • Les récepteurs doivent OBLIGATOIREMENT avoir un contact administrateur rattaché
  • La première personne que je crée est l'administrateur du compte par défaut (donc celui qui va recevoir toutes les notifications et qui peut supprimer les autres contacts...)
  • Ce contact doit avoir IMPERATIVEMENT une adresse mail valable
  • Le système va envoyer une notification (mail formalisé) pour controler l'activation du compte
  • Le contact administrateur doit VALIDER l'accord et choisir un mot de passe
  • Si tout est conforme le client est validé
 

Principe général:

  • Un compte ou contact crée ne peut être supprimé, car il est peut être rattaché à d'autres sociétés
  • La base de données est monde et gère les relations des sociétés entre elles, un compte que vous crée peut avoir des clients et d'autres fournisseurs Qweeby
  • Je peux renseigner tous format de BAL (Gmail, libertysurf, ou professionnel..)
  • Il peut avoir des cas ou la société client est connu mais sans contact, dans le cas ou un émetteur à pris l'option IF (il a crée le compte sans contact car l'entreprise ne souhaite pas recevoir de factures dématérialisée, mais pourtant le compte est connu

 aparteam plateforme partenaire clients ajout logounitaireMODE 1: Création d'un compte simple (Avec une personne physique possédant un mail dédié à la société/association (nommée ici entité))

1.1 Ajout d'une entité

  • Cliquer sur le "gros plus" à gauche
  • Choississez le type de structure dans la liste suivante
  • "Société" pour une société payant la tva et disposant d'un tva intra
  • "Association" toutes les autres structures n'ayant qu'un SIRET
  • "Personne physique" avec son numéro INSEE, nous pouvons aussi le faire à partir de votre numéro client et de votre tva emetteur

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Attention:

Si vous avez le message suivante: "adresse mail déjà utilisée", cela veut dire que quelques part en France une société à crée son client et a déja utilisé cette adresse mail.

Cela peut arriver dans le cas ou le client recepteur dispose de plusieurs sociétés  dont vous ignorez l'existance, mais ne vous a donné qu'une SEULE ADRESSE MAIL...

Pour nous un TVA = une adresse mail, l'adresse mail ne peut etre enregistré 2 fois.

Cela permet de tracer TOUTES les communications pour chaque société.

Comment faire ?

  • Soit vous ajouter un nouveau contact
  • Soit il fournit un adresse mail différente par société
  • Soit il fournit des alias de messagerie pour chaque société
  • Soit vous créez des compte sur GMAIL et vous faites de la redirection vers l'adresse qu'il vous a donné

Rappel:

Lors de la création d’un nouveau contact, concernant le mail de la personne physique, Qweeby recherche dans sa base de données si ce mail n’est pas déjà utilisé par un autre contact, qu’il soit associé à l’entité en cours de paramétrage ou non. Le mail collecté étant a priori dédié à l’entité, ce cas de figure ne devrait pas se présenter. Si c’est le cas, se reporter à la méthode « Création de multi-comptes ».

1.2 Récupération de l'accord.

Après l'ajout, si l'entité 'a pas déjà validé la dématérialisation des factures, un mail de notification est envoyé au contact crée ou sélectionné afin de l'informer de nos intentions.

Objet : [BANANE] souhaite vous transmettre ses factures sous format électronique

Madame, Monsieur,

[BANANE] souhaite vous envoyer ses factures sous format électronique et ainsi vous faire bénéficier des avantages de la dématérialisation :

-        Sécurisation des données

-        Récupération des vos factures fournisseur 24h/24h

-        Utilisation des données des factures et suppression des ressaisies

Pour valider votre accord et activer votre compte, cliquez sur le lien ci-dessous :

https://www.qweeby.net/prod/validationaccord.php?ir=54935&er=89676&ie=34512&em=64841&ty=30492&layout=aparteam_instance

SIGNATURE

Dès réception du mail de notification pour la validation de la dématérialisation, on peut procéder à l’envoi des factures dématérialisées (cf Mail#2) Rappel : avant d’envoyer une facture, bien s’assurer que le champ invisible « dématérialisation » soit bien renseigné.

Objet : Activation de [POMME] sur Exco-QweebyNet

Bonjour Jean-Rémy C.,

Vous avez créé [POMME] sur la plateforme Exco.Qweeby.Net pour lui transmettre vos factures.

L'administrateur désigné (Paul DUPONT) a activé son compte le 01/01/1970 et confirmé son acceptation de la dématérialisation des factures émises par vous à son intention.

SIGNATURE

 aparteam plateforme partenaire clients ajout logomasseMODE 2: Création de plusieurs comptes clients en une seule fois

aparteam plateforme partenaire clients ajout masse

Cette fonctionnalité permet à un utilisateur d'une entité émettrice de créer plusieurs utilisateurs destinatiares rattachés à un ou plusieurs entités récetricess d'une seul coup par l'import d'un fichier CSV respectant un format pré-définie(Voir le tutoriel de l'import en masse)

MODE 3: Intégration dynamique

Le client doit disposer d'une ERP qui contrôle toutes les données intégrées dans leur système (SAP, X3), car le système doit composer un fichier à plat demandé par QWEEBY et le déposer dans un serveur FTP selon les attentes de l'opérateur.

A chaque fois qu'un fichier est déposé, les serveurs QWEEBY scrutent ce fichier et l'intégre en automatique dans la base globale.

Contactez nous pour la cotation spécifique.

Tous les champs doivent être parfait:

Création d'un compte: Personne morale issu de www.société.com

  • Raison sociale
  • TVA intra
  • Siret
  • Adresse
  • Code postal
  • Ville

Et création d'un contact: Personne physique au moins un contact par compte crée avec:

  • Nom
  • Prénom
  • Adresse mail valable et valide

si vous n avez qu'une seule adresse mail alors voir le tutoriel sur les comptes transverses

MODE 4: Création d'un mutli compte

Avec une personne physique possédant un mail unique et représentant deux ou plus sociétés/associations (nommées ici entités)

1. Préparer le fichier. Préparer un fichier qualifié au format CSV (une ligne = une entité). Pour chaque ligne, l’identité et le mail du contact principal sont inchangés.

2. Ajout des entités.

OPTION 1 – Solution préférée. Accéder à « Mes Partenaires > Liste des clients > Import en masse des partenaires (icône +&fiche) ». Uploader le fichier (un nouveau champ pour l’upload du fichier est créé et accessible uniquement pour les entités autorisées).

OPTION 2. Le fichier est remis à APARTEAM pour intégration dans la base de données de QWEEBY (APARTEAM dépose le fichier sur un serveur FTP pour intégration par QWEEBY).

Si un numéro de TVA Intra ou SIRET est déjà existant, une notification informe EXCO de l’existence de l’entité au sein de la base Qweeby. Pour l’entité concernée, procéder alors à une intervention manuelle pour modifier les coordonnées du contact principal par les coordonnées en notre possession (cf Fiche Mise à jour unilatérale d’un compte).

Le fait que le fichier remis contienne une ou plus entités « en erreur » ne bloque pas le processus d’intégration des entités « valides ». Un rapport d’erreur est remis après la première intégration et l’ensemble des entités « en erreur » sont traitées au cas par cas.

Aucune restriction pour les mails déjà utilisé par un autre contact, qu’il soit associé aux entités en cours de paramétrage ou non.

3. Récupération des accords. Après l’ajout, pour chaque entité créée, un mail de notification est envoyé au contact lié afin de l’informer de nos intentions (cf Mail#1)

Objet : [BANANE] souhaite vous transmettre ses factures sous format électronique

Madame, Monsieur,

[BANANE] souhaite vous envoyer ses factures sous format électronique et ainsi vous faire bénéficier des avantages de la dématérialisation :

-        Sécurisation des données

-        Récupération des vos factures fournisseur 24h/24h

-        Utilisation des données des factures et suppression des ressaisies

Pour valider votre accord et activer votre compte, cliquez sur le lien ci-dessous :

https://www.qweeby.net/prod/validationaccord.php?ir=54935&er=89676&ie=34512&em=64841&ty=30492&layout=aparteam_instance

SIGNATURE

Pour chaque entité, dès réception du mail de notification de validation de la dématérialisation, on peut procéder à l’envoi des factures dématérialisées (cf Mail#2) Rappel : avant d’envoyer une facture, bien s’assurer que le champ invisible « dématérialisation » soit bien renseigné.

Objet : Activation de [POMME] sur Exco-QweebyNet

Bonjour Jean-Rémy C.,

Vous avez créé [POMME] sur la plateforme Exco.Qweeby.Net pour lui transmettre vos factures.

L'administrateur désigné (Paul DUPONT) a activé son compte le 01/01/1970 et confirmé son acceptation de la dématérialisation des factures émises par vous à son intention.

SIGNATURE

 

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